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第四節(jié) 數(shù)據(jù)清單及其管理分析
一、數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建
(一)數(shù)據(jù)清單的概念
Exce1中,數(shù)據(jù)庫(kù)是通過(guò)數(shù)據(jù)清單或列表來(lái)實(shí)現(xiàn)的。數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標(biāo)題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類型和格式完全相同的Exce1工作表。數(shù)據(jù)清單中的列對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段,列標(biāo)志對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名稱,每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一條記錄。
(二)構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求
為了使Exce1自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單當(dāng)作數(shù)據(jù)庫(kù),構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求主要有:
1.列標(biāo)志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行,用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報(bào)告。
2.同一列中各行數(shù)據(jù)項(xiàng)的類型和格式應(yīng)當(dāng)完全相同。
3.避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列,但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開(kāi)時(shí),應(yīng)在它們之間留出至少一個(gè)空白的行或列。
4.盡量在一張工作表上建立一個(gè)數(shù)據(jù)清單。
二、記錄單的使用
(一)記錄單的概念
記錄單又稱數(shù)據(jù)記錄單,是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對(duì)話框。
(二)通過(guò)記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄
1.通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)
通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)主要有:界面直觀,操作簡(jiǎn)單,減少數(shù)據(jù)處理時(shí)行列位置的來(lái)回切換,避免輸入錯(cuò)誤,特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對(duì)、添加、查找、修改或刪除。
2.“記錄單”對(duì)話框的打開(kāi)
打開(kāi)“記錄單”對(duì)話框的方法是:輸入數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)志后,選中數(shù)據(jù)清單的任意一個(gè)單元格,點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。
Exce12013的數(shù)據(jù)功能區(qū)中盡管沒(méi)有“記錄單”命令,但可通過(guò)單擊以自定義方式添入“快速訪問(wèn)工具欄”中的“記錄單”按鈕來(lái)打開(kāi)。“記錄單”對(duì)話框打開(kāi)后,只能通過(guò)“記錄單”對(duì)話框來(lái)輸入、查詢、核對(duì)、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù),但無(wú)法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進(jìn)行相應(yīng)的操作。
3.在“記錄單”對(duì)話框中輸入新記錄
在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中,如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤,可將光標(biāo)移入該文本框,直接進(jìn)行修改;如果發(fā)現(xiàn)多個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤,不便逐一修改,可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有輸入,光標(biāo)將自動(dòng)移入第一個(gè)空白文本框,等待數(shù)據(jù)錄入。
4.利用“記錄單”對(duì)話框查找特定單元格
通過(guò)查詢,符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對(duì)話框相應(yīng)列后的文本框中,“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應(yīng)顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。這種方法尤其適合于具有多個(gè)查詢條件的查詢中,只要在對(duì)話框多個(gè)列名后的文本框內(nèi)同時(shí)輸入相應(yīng)的查詢條件即可。
5.利用“記錄單”對(duì)話框核對(duì)或修改特定記錄
查找到待核對(duì)或修改的記錄后,在對(duì)話框相應(yīng)列后文本框中逐一核對(duì)或修改。在確認(rèn)修改前,“還原”按鈕處于激活狀態(tài),可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有修改。
6.利用“記錄單”對(duì)話框刪除特定記錄
記錄刪除后無(wú)法通過(guò)單擊“還原”按鈕來(lái)撤銷。
三、數(shù)據(jù)的管理與分析
在數(shù)據(jù)清單下,可以執(zhí)行排序、篩選、分類匯總、插入圖表和數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)管理和分析功能。
(一)數(shù)據(jù)的排序
數(shù)據(jù)的排序是指在數(shù)據(jù)清單中,針對(duì)某些列的數(shù)據(jù),通過(guò)“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的排序命令來(lái)重新組織行的順序。
1.快速排序
使用快速排序的操作步驟為:
(1)在數(shù)據(jù)清單中選定需要排序的各行記錄;
(2)執(zhí)行工具欄或功能區(qū)中的排序命令。
需要注意的是,如果數(shù)據(jù)清單由單列組成,即使不執(zhí)行第一步,只要選定該數(shù)據(jù)清單的任意單元格,直接執(zhí)行第二步,系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)排序;如果數(shù)據(jù)清單由多列組成,應(yīng)避免不執(zhí)行第一步而直接執(zhí)行第二步的操作,否則數(shù)據(jù)清單中光標(biāo)所在列的各行數(shù)據(jù)被自動(dòng)排序,但每一記錄在其他各列的數(shù)據(jù)并未隨之相應(yīng)調(diào)整,記錄將會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)行的錯(cuò)誤。
2.自定義排序
使用自定義排序的操作步驟為:
(1)在“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中打開(kāi)“排序”對(duì)話框;
(2)在“排序”對(duì)話框中選定排序的條件、依據(jù)和次序。
(二)數(shù)據(jù)的篩選
數(shù)據(jù)的篩選是指利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令對(duì)數(shù)據(jù)清單中的指定數(shù)據(jù)進(jìn)行查找和其他工作。
篩選后的數(shù)據(jù)清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行,暫時(shí)隱藏其他行。通過(guò)篩選工作表中的信息,用戶可以快速查找數(shù)值。用戶不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內(nèi)容,而且還能夠控制需要排除的內(nèi)容。
1.快速篩選
使用快速篩選的操作步驟為:
(1)在數(shù)據(jù)清單中選定任意單元格或需要篩選的列;
(2)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的“篩選”命令,第一行的列標(biāo)識(shí)單元格右下角出現(xiàn)向下的三角圖標(biāo);
(3)單擊適當(dāng)列的第一行,在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”,勾選篩選條件,單擊“確定”按鈕可篩選出滿足條件的記錄。
2.高級(jí)篩選
使用高級(jí)篩選的操作步驟為:
(1)編輯條件區(qū)域;
(2)打開(kāi)“高級(jí)篩選”對(duì)話框;
(3)選定或輸入“列表區(qū)域”和“條件區(qū)域”,單擊“確定”按鈕。
3.清除篩選
對(duì)經(jīng)過(guò)篩選后的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行第二次篩選時(shí),之前的篩選將被清除。
(三)數(shù)據(jù)的分類匯總
數(shù)據(jù)的分類匯總是指在數(shù)據(jù)清單中按照不同類別對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。分類匯總采用分級(jí)顯示的方式顯示數(shù)據(jù),可以收縮或展開(kāi)工作表的行數(shù)據(jù)或列數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)各種匯總統(tǒng)計(jì)。
1.創(chuàng)建分類匯總
需設(shè)置采用的“匯總方式”和“選定匯總項(xiàng)”的內(nèi)容,數(shù)據(jù)清單將以選定的“匯總方式”按照“分類字段”分類統(tǒng)計(jì),將統(tǒng)計(jì)結(jié)果記錄到選定的“選定匯總項(xiàng)”列下,同時(shí)可以通過(guò)單擊級(jí)別序號(hào)實(shí)現(xiàn)分級(jí)查看匯總結(jié)果。
2.清除分類匯總
打開(kāi)“分類匯總”對(duì)話框后,單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類匯總。
(四)數(shù)據(jù)透視表的插入
數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)特定數(shù)據(jù)源生成的,可以動(dòng)態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動(dòng)重新計(jì)算數(shù)據(jù),而且能夠根據(jù)更改后的原始數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來(lái)刷新計(jì)算結(jié)果。
1.數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建
單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖…”命令項(xiàng),接著按“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А碧崾具M(jìn)行相關(guān)操作可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。
數(shù)據(jù)透視表的布局框架由頁(yè)字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)等要素構(gòu)成,可以通過(guò)需要選擇不同的頁(yè)字段、行字段、列字段,設(shè)計(jì)出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。
2.數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置
(1)重新設(shè)計(jì)版面布局。在數(shù)據(jù)透視表布局框架中選定已拖入的字段、數(shù)據(jù)項(xiàng),將其拖出,將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)重新拖至數(shù)據(jù)透視表框架中的適當(dāng)位置,報(bào)表的版面布局立即自動(dòng)更新。
(2)設(shè)置值的匯總依據(jù)。值的匯總依據(jù)有求和、計(jì)數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積、數(shù)值計(jì)數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體偏差、方差和總體方差。
(3)設(shè)置值的顯示方式。值的顯示方式有無(wú)計(jì)算、百分比、升序排列、降序排列等。
(4)進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選。分別對(duì)報(bào)表的行和列進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選,系統(tǒng)會(huì)根據(jù)條件自行篩選出符合條件的數(shù)據(jù)列表。
(5)設(shè)定報(bào)表樣式。數(shù)據(jù)透視表中,既可通過(guò)單擊“自動(dòng)套用格式”(適用于Exce12003,單擊“格式”菜單后進(jìn)入)或“套用報(bào)表格式”(適用于Exce12013)按鈕選用系統(tǒng)自帶的各種報(bào)表樣式,也可通過(guò)設(shè)置單元格格式的方法自定義報(bào)表樣式。
(五)圖表的插入
框選需要生成圖表的數(shù)據(jù)清單、列表或者數(shù)據(jù)透視表,選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單,按照相關(guān)步驟操作可完成圖表的插入。
圖表不僅可以根據(jù)需要分別輸入標(biāo)題和各軸所代表的數(shù)據(jù)含義,而且可以適當(dāng)調(diào)整大小及其位置。
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