二、房地產(chǎn)經(jīng)紀機構的部門設置
不同類型的房地產(chǎn)經(jīng)紀機構,如主營房地產(chǎn)代理業(yè)務的機構與主營房地產(chǎn)居間業(yè)務的機構,其部門設置會有很大差異,但不論這種差異有多大,各類房地產(chǎn)經(jīng)紀機構內(nèi)的部門不外乎四類:業(yè)務部門、業(yè)務支持部門、客戶服務部門和基礎部門。以下介紹這四類部門的一些可供選擇的具體形式。一個新設立的房地產(chǎn)經(jīng)紀機構可以根據(jù)自身的情況選擇具體的部門形式。
(一)業(yè)務部門
業(yè)務部門一般由隸屬于房地產(chǎn)經(jīng)紀機構總部的業(yè)務部門和分支機構(主要是連鎖店)構成。
1.公司總部的業(yè)務部門
在沒有連鎖店的經(jīng)紀機構中,業(yè)務部門是直接從事經(jīng)紀業(yè)務的部門。而在有連鎖店的經(jīng)紀機構中,其業(yè)務部門的主要工作是業(yè)務管理和負責規(guī)模較大的業(yè)務項目。兩者會略有不同。一般情況下,公司總部的業(yè)務部門也可以根據(jù)需要進行不同的設置。
(1)根據(jù)物業(yè)類別不同進行設置。由于不同類型的房地產(chǎn)在交易過程中客戶對象、需求、交易手續(xù)等許多方面都具有不同的特性,因此,可以根據(jù)房地產(chǎn)類型來設置房地產(chǎn)經(jīng)紀機構的業(yè)務部門,如住宅部、辦公樓部、商鋪部等。每一個部門負責各自類型的房地產(chǎn)經(jīng)紀業(yè)務。
(2)根據(jù)業(yè)務類型不同進行設置。例如根據(jù)業(yè)務類型不同可以劃分為買賣業(yè)務部、租賃部等部門。
(3)根據(jù)業(yè)務區(qū)域范圍進行設置。例如根據(jù)業(yè)務覆蓋區(qū)域不同劃分為東區(qū)業(yè)務部、西區(qū)業(yè)務部、南區(qū)業(yè)務部、北區(qū)業(yè)務部等。
2.連鎖店(辦事處)
一般在連鎖店(辦事處)必須有一名以上的取得房地產(chǎn)經(jīng)紀人職業(yè)資格或兩名以上取得房地產(chǎn)經(jīng)紀人協(xié)理職業(yè)資格并登記的房地產(chǎn)經(jīng)紀人員。
(二)業(yè)務支持部門
業(yè)務支持部門主要是為經(jīng)紀業(yè)務開展提供必需的支持及保障的部門,包括交易管理部、網(wǎng)絡信息部、研究拓展部、權證部等。這些部門的設置可以根據(jù)公司規(guī)模等實際情況的不同做一定的調(diào)整。
1.交易管理部
房地產(chǎn)經(jīng)紀機構要對所屬經(jīng)紀人的行為承擔法律責任。交易管理部門主要負責對房地產(chǎn)經(jīng)紀人與客戶簽訂的合同進行管理,保障交易安全,維護房地產(chǎn)經(jīng)紀機構的利益。
2.網(wǎng)絡信息部
主要職責就是負責信息系統(tǒng)軟硬件的管理和維護。
3.研究拓展部
主要職能包括負責市場調(diào)查分析,制定業(yè)務調(diào)整方案,研究開發(fā)新業(yè)務品種等。
4.權證部
主要職能包括負責為客戶到房地產(chǎn)交易中心辦理房地產(chǎn)權過戶、合同登記備案,以及協(xié)助客戶辦理有關商業(yè)貸款、公積金貸款申請手續(xù)等。
5.法務部
主要職能包括負責草擬房地產(chǎn)經(jīng)紀合同文本,審校機構一切對外合同,為客戶提供法律咨詢。
(三)客戶服務部門
客戶服務部門的工作是綜合性的。它的主要職能既包含客戶服務,同時也包括對房地產(chǎn)經(jīng)紀人員業(yè)務行為的監(jiān)督??蛻舴詹块T是機構對外的窗口,也是獲得社會認可的重要渠道,是房地產(chǎn)經(jīng)紀機構形象的代表。而對房地產(chǎn)經(jīng)紀人員行為的監(jiān)督則是保證經(jīng)紀人在提供服務時能夠嚴格按照機構的要求提供規(guī)范服務的有效手段。
(四)基礎部門
基礎部門主要是指一些常設部門,如行政部、人事部、培訓部、財務部等。
行政部主要負責機構的日常行政工作和事務性工作。
人事部主要負責人事考核、人員獎懲,制定員工培訓方案,制定員工福利政策等事務。
培訓部負責人員培訓組織及培訓考核。
財務部主要負責處理公司內(nèi)的賬務以及傭金、獎金結(jié)算等工作。
三、房地產(chǎn)經(jīng)紀機構的崗位設置
(一)崗位設置原則
“因事設崗、因崗設人”是企業(yè)內(nèi)部崗位設置的基本原則,這一原則要求以機構的業(yè)務流程為基礎,在對業(yè)務流程進行細致分析的基礎上定編定員,保證每一個崗位都有明確清晰的功能,并且能夠充分發(fā)揮員工的作用。房地產(chǎn)經(jīng)紀機構在進行崗位設置時應該詳細、清晰和準確地描述這個崗位應該具體做哪些工作,這種描述不應該是籠統(tǒng)的,應該闡明主要工作職責、主要目標、任職條件、培訓需求、職業(yè)規(guī)劃等。沒有描述或描述籠統(tǒng)是我們在崗位設置中經(jīng)常容易犯的錯誤,而其直接后果是職責不明確而帶來崗位設置重疊、工作相互推諉和效率低下。
工作豐富化是企業(yè)崗位設置時不容忽視的另一條原則。在崗位設置中,我們會容易過分強調(diào)崗位和工作分工的專業(yè)化,造成每一個崗位的工作內(nèi)容過于固定、呆板,這種設計不利于員工的成長,也不利于員工主觀能動性的發(fā)揮。而工作豐富化是指工作內(nèi)容的縱向擴展,使員工所做的活動具有完整性,增強員工的自由度和獨立性,增強員工的責任感。同時通過及時的工作反饋,使員工了解自己的績效狀況,并加以改進。
(二)主要崗位
1.業(yè)務序列
(1)業(yè)務員崗位
直接上級:門店經(jīng)理(存量房經(jīng)紀機構)或是案場銷售經(jīng)理(新建商品房營銷代理機構)。
主要崗位職責:
1)負責客戶接待、咨詢工作,為客戶提供專業(yè)的房地產(chǎn)置業(yè)咨詢服務;
2)了解客戶需求,提供合適房源,進行商務談判;
3)陪同客戶看房,促成房產(chǎn)買賣或租賃業(yè)務;
4)負責公司房源開發(fā)與積累,并與業(yè)主建立良好的業(yè)務協(xié)作關系;
5)掌握客戶需求,發(fā)掘及跟進潛在客戶,做好對客戶的追蹤、聯(lián)系;
6)熱情接待,細致講解,耐心服務,為客戶提供滿意的服務;
7)負責市場信息的反饋,定期對銷售數(shù)據(jù)及成交客戶資料進行分析評估,提交銷售總結(jié)報告;
8)協(xié)助經(jīng)紀門店經(jīng)理或案場經(jīng)理處理一般日常事務;
9)協(xié)助維護經(jīng)紀門店或售樓處現(xiàn)場設施的完好及清潔。
(2)經(jīng)紀門店經(jīng)理崗位
直接上級:銷售副總經(jīng)理。
主要工作包括:
1)根據(jù)公司的授權負責該連鎖店業(yè)務的運營及管理;
2)執(zhí)行公司的有關業(yè)務部署;
3)負責對連鎖店人員的管理和工作評估并及時將有關情況報告公司的有關部門。
(3)商品房銷售案場經(jīng)理崗位
直接上級:銷售副總經(jīng)理或營銷總監(jiān)。
主要崗位職責:
1)負責本項目銷售樓盤的銷售管理、代理項目運營管理、案場現(xiàn)場管理及團隊管理工作;
2)負責年度銷售目標制定、分解,根據(jù)銷售計劃,參與制定和調(diào)整銷售方案、宣傳推廣方案,并負責具體銷售方案實施;
3)負責項目案場銷售工作的組織、實施和銷售數(shù)據(jù)匯總與分析;
4)負責銷售團隊內(nèi)部建設及對業(yè)務員的督導和培訓;
5)負責銷售渠道和客戶服務管理,做好項目解釋,及時處理案場各類突發(fā)問題,保證公司利益;
6)評估銷售業(yè)績。
(4)銷售副總經(jīng)理崗位
直接上級:總經(jīng)理。
主要工作包括:
1)負責領導經(jīng)紀門店或銷售案場經(jīng)理的工作,對各個案場實施宏觀管理、控制;
2)負責銷售員及各種資源在各案場中的調(diào)配;
3)負責組織各項目的前期談判和準備工作,以及項目營銷方案的審定;
4)負責銷售員、案場經(jīng)理的傭金發(fā)放、審核等工作。
2.研發(fā)序列
在研發(fā)系列中,各崗位的直接上級均為所在部門的部門經(jīng)理。
(1)項目開發(fā)崗位
主要工作是捕捉商機,即針對各種渠道得來的信息進行項目跟蹤,與潛在客
戶(如房地產(chǎn)開發(fā)商)進行初步洽談,形成某種意向后提交給上級。
(2)市場調(diào)研崗位
主要工作包括專案市場調(diào)研、熱點樓盤市場調(diào)研、開發(fā)市場調(diào)研等。專案市場調(diào)研是指針對公司項目所做的市場調(diào)研工作;熱點樓盤市場調(diào)研指圍繞市場上新開項目、比較大型個案等做的市場調(diào)研工作;開發(fā)市場調(diào)研則是指通過日常的市場調(diào)研對未開盤個案、地塊等信息的積累來為項目開發(fā)做一定的基礎工作。
(3)信息管理崗位
主要工作是負責管理公司內(nèi)部初期的商機信息及收集工作。
(4)專案研究崗位
主要工作是對公司項目進行市場專案研究,并撰寫研究、策劃報告。
(5)市場研究崗位
主要工作是針對房地產(chǎn)市場情況,包括供求情況、交易情況、政策法規(guī)等進行總體研究,并撰寫研究報告。
3.管理序列
(1)部門經(jīng)理崗位
直接上級:分管副總經(jīng)理。
主要工作是具體負責房地產(chǎn)經(jīng)紀機構內(nèi)各部門的工作計劃制定、工作安排,監(jiān)控各部門的工作進度,考核本部門的工作人員。
(2)副總經(jīng)理崗位
直接上級:總經(jīng)理。
主要工作是參與機構整體工作計劃的制定,協(xié)助總經(jīng)理分管房地產(chǎn)經(jīng)紀機構內(nèi)某一個或幾個方面工作。
(3)總經(jīng)理崗位
主要工作是負責房地產(chǎn)經(jīng)紀機構的全面管理,包括組織制定和調(diào)整機構經(jīng)營模式、內(nèi)部組織結(jié)構、內(nèi)部管理制度和任免各崗位的工作人員等??偨?jīng)理對董事會(有限責任公司或股份責任公司)或投資人(合伙企業(yè))負責。
4.業(yè)務輔助序列
(1)辦事員崗位
直接上級:所在部門的部門經(jīng)理。
主要工作包括代辦產(chǎn)權登記、不動產(chǎn)登記信息查詢、抵押貸款代辦等。
(2)咨詢顧問崗位
直接上級:所在部門的部門經(jīng)理。
主要工作是為客戶提供信息、法律等方面的咨詢。
5.輔助序列
主要包括會計、出納,較大規(guī)模的房地產(chǎn)經(jīng)紀機構內(nèi)通常還有秘書、前臺接應、保安、司機、保潔員等崗位以輔助機構的正常運行。
復習思考題
1.如何認識房地產(chǎn)經(jīng)紀機構的特點?
2.房地產(chǎn)經(jīng)紀機構主要有哪些類型?
3.房地產(chǎn)經(jīng)紀機構的設立程序有哪些,應符合什么樣的條件?
4.房地產(chǎn)經(jīng)紀機構設立需要哪些條件和程序?
5.房地產(chǎn)經(jīng)紀機構的主要權利和義務是什么?
6.房地產(chǎn)經(jīng)紀機構與房地產(chǎn)經(jīng)紀人員之間的關系是怎樣的?
7.房地產(chǎn)經(jīng)紀機構的經(jīng)營模式有哪些?
8.房地產(chǎn)經(jīng)紀直營連鎖經(jīng)營與特許加盟連鎖經(jīng)營模式各自的優(yōu)缺點是什么?
9.房地產(chǎn)經(jīng)紀機構的組織結(jié)構有哪些形式?
10.房地產(chǎn)經(jīng)紀機構內(nèi)通常有哪些部門?
11.房地產(chǎn)經(jīng)紀機構內(nèi)的主要崗位有哪些?
12.房地產(chǎn)經(jīng)紀機構內(nèi)部崗位設置的基本原則是什么?
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