一切進(jìn)出口貨物的收貨人、出口貨物的發(fā)貨人或其代理人（統(tǒng)稱為"報(bào)關(guān)人"），都必須在貨物進(jìn)出口的時(shí)候填寫《進(jìn)口貨物報(bào)關(guān)單》（見附件六）或《出口貨物報(bào)關(guān)單》（見附件三十二）向有關(guān)海關(guān)申報(bào)，同時(shí)提供批準(zhǔn)貨物進(jìn)出口的證件和有關(guān)貨運(yùn)、商業(yè)單據(jù)，以便海關(guān)依據(jù)這些單據(jù)、證件查驗(yàn)貨物的進(jìn)出是否合法，確定關(guān)稅的征收或減免事宜，編制海關(guān)統(tǒng)計(jì)。
一般進(jìn)出口貨物應(yīng)當(dāng)向海關(guān)遞交進(jìn)口或出口貨物報(bào)關(guān)單一式二份，但對(duì)轉(zhuǎn)口輸出的貨物應(yīng)當(dāng)填寫三份。根據(jù)特別規(guī)定需要由海關(guān)核銷的貨物，如來(lái)料加工、進(jìn)料加工等進(jìn)出口的貨物，也需三份。
在向海關(guān)辦理報(bào)關(guān)手續(xù)時(shí)，除了報(bào)關(guān)單以外，還應(yīng)隨附下列單據(jù)：
1、 外貿(mào)管理部門（包括經(jīng)貿(mào)部、經(jīng)貿(mào)部駐各地的特派員辦事處及各地的經(jīng)貿(mào)委、廳、局）簽發(fā)的進(jìn)出口貨物許可證和國(guó)家規(guī)定的其它批準(zhǔn)文件。
2、 提貨單、裝貨單或運(yùn)單（海關(guān)檢查單證和查驗(yàn)貨物后，在貨運(yùn)單據(jù)上加蓋放行章，發(fā)還給報(bào)關(guān)人憑以提取或裝運(yùn)貨物）。
3、 發(fā)票一份。
4、 裝箱單一份（散裝貨物或單一品種且包裝內(nèi)容一致的檢裝貨物可免交）。
5、 減稅、免稅或免驗(yàn)的證明文件。
6、 出口收匯核銷單。
為了對(duì)出口貨物實(shí)行"跟蹤結(jié)匯"，自1991年1月1日起我國(guó)實(shí)施出口收匯核銷制度，出口收匯核銷單是"跟蹤結(jié)匯"的管理手段。貨物保管驗(yàn)放后，海關(guān)在核銷單上蓋章并與報(bào)關(guān)單上蓋有"放行"章的一聯(lián)一起推出口單位，由出口單位檢附發(fā)票等文件送當(dāng)?shù)赝鈪R管理部門備案，待收匯后在結(jié)匯水單或收帳通知單上填寫核銷單號(hào)碼向外匯管理部門辦理核銷，以完成"跟蹤結(jié)匯"的全部程序。
7、 出口貨物退稅單。
出口貨物退稅單指出口貨物報(bào)關(guān)單中的退稅專用聯(lián)，格式與出口貨物報(bào)關(guān)單完全相同，但紙張為黃色。通關(guān)時(shí)由海關(guān)蓋章表示貨物已經(jīng)出口，出口單位可憑此聯(lián)作為證明，按規(guī)定時(shí)間向主管退稅的稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)退還本批出口貨物所征納過(guò)的產(chǎn)品稅或增值稅。
8、 商品檢驗(yàn)證書
凡屬法檢商品，出口時(shí)一律需經(jīng)商檢局檢驗(yàn)，海關(guān)憑商檢局的檢驗(yàn)證書、檢驗(yàn)合格單或商檢局在出口貨物報(bào)關(guān)單上所蓋的合格圖章，驗(yàn)放貨物。
9、 海關(guān)認(rèn)為必要時(shí)應(yīng)交驗(yàn)的貿(mào)易合同、產(chǎn)地證明和其它有關(guān)單證、帳冊(cè)等資料。
以上2、3、6、7為每批貨物申報(bào)時(shí)必須隨附的文件，1、4、5、8、9是否隨附則根據(jù)實(shí)際情況而定。對(duì)于出口貨物，如果報(bào)關(guān)時(shí)發(fā)票還未開除，隨附發(fā)票確有困難的，為了不影響裝船，海關(guān)也可以先接受申報(bào)。但報(bào)關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真填制出口貨物報(bào)關(guān)單。當(dāng)海關(guān)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或有疑點(diǎn)時(shí)，報(bào)關(guān)人員應(yīng)當(dāng)提供填報(bào)的依據(jù)。海關(guān)認(rèn)為必要時(shí)，海疆責(zé)成外貿(mào)公司限期補(bǔ)交發(fā)票。對(duì)于委托國(guó)外銷售，結(jié)算方式是待貨物銷售后按實(shí)銷金額想出口單位結(jié)匯而無(wú)法在貨物出口時(shí)提供發(fā)票的，可準(zhǔn)予免交發(fā)票。

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