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第二節(jié)　原始憑證

一、原始憑證的種類

原始憑證種類繁多，形式多樣，為方便使用。通常按其來(lái)源、填制手續(xù)和格式加以分類。

(一)原始憑證按照來(lái)源不同，分為自制原始憑證和外來(lái)原始憑證

(二)原始憑證按照格式的不同，分為通用憑證和專用憑證

(三)原始憑證按照填制手續(xù)及內(nèi)容不同，分為一次憑證、累計(jì)憑證和匯總憑證

1.一次憑證的填制

一次憑證的填制手續(xù)是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，由經(jīng)辦人員填制，一般只反映一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，或者同時(shí)反映若干項(xiàng)同類性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

2.累計(jì)憑證的填制

要點(diǎn)1：累計(jì)憑證是多次有效的原始憑證。

要點(diǎn)2：工業(yè)企業(yè)用的限額領(lǐng)料單就是一種典型的累計(jì)憑證。

要點(diǎn)3：特點(diǎn)是在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的業(yè)務(wù)，隨時(shí)結(jié)出累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù)，并按照費(fèi)用限額進(jìn)行費(fèi)用控制，期末按實(shí)際發(fā)生額記賬。

下面以“限額領(lǐng)料單”為例說(shuō)明累計(jì)憑證的填制方法。

“限額領(lǐng)料單”是多次使用的累計(jì)領(lǐng)發(fā)料憑證。在有效期間內(nèi)(一般為一個(gè)月)，只要領(lǐng)用數(shù)量不超過(guò)限額就可以連續(xù)使用。“限額領(lǐng)料單”是由生產(chǎn)計(jì)劃部門根據(jù)下達(dá)的生產(chǎn)任務(wù)和材料消耗定額按每種材料用途分別開(kāi)出，一料一單，一式兩聯(lián)，一聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)據(jù)以發(fā)料，一聯(lián)交領(lǐng)料部門據(jù)以領(lǐng)料。領(lǐng)料單位領(lǐng)料時(shí)，在該單內(nèi)注明請(qǐng)領(lǐng)數(shù)量，經(jīng)負(fù)責(zé)人簽章批準(zhǔn)后，持往倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料。(詳細(xì)介紹，參見(jiàn)教材P98)

3.匯總憑證的填制

匯總憑證，也稱原始憑證匯總表，是對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張?jiān)紤{證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。它合并了同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，簡(jiǎn)化了記賬工作量。常用的匯總原始憑證有：耗用材料匯總表、工資結(jié)算匯總表、銷售日?qǐng)?bào)、差旅費(fèi)報(bào)銷單等。

匯總憑證，是指在會(huì)計(jì)的實(shí)際工作日，為了簡(jiǎn)化記賬憑證的填制工作，將一定時(shí)期若干份記錄同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證匯總編制一張匯總憑證，用以集中反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完成情況。匯總原始憑證是有關(guān)責(zé)任者根據(jù)經(jīng)濟(jì)管理的需要定期編制的

匯總憑證只能將同類內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)

二、原始憑證的基本內(nèi)容

由于各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和經(jīng)濟(jì)管理的要求不同，各個(gè)原始憑證的名稱、格式和內(nèi)容也是多種多樣的。但是，所有的原始憑證(包括自制的和外來(lái)的憑證)，都是作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始證據(jù)，必須詳細(xì)載明有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況，必須明確經(jīng)辦單位和人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。因此，各種原始憑證都應(yīng)具備一些共同的基本內(nèi)容。原始憑證所包括的基本內(nèi)容，通常稱為憑證要素，主要有：

(1)原始憑證的名稱;

(2)填制原始憑證的日期;

(3)接受原始憑證的單位名稱(抬頭人);

(4)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容(含數(shù)量、單價(jià)和金額等);

(5)填制單位簽章;

(6)有關(guān)人員簽章;

(7)憑證附件。

業(yè)務(wù)匯總在一起、填列在一張匯總憑證上，不能將兩類或兩類以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)匯總在一起、填列在一張匯總原始憑證上。

【補(bǔ)充】原始憑證除了應(yīng)當(dāng)具備上述內(nèi)容外，還應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

1.從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章;對(duì)外開(kāi)出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。這里所說(shuō)的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能夠證明單位身份和性質(zhì)的印鑒，包括業(yè)務(wù)公章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、結(jié)算專用章等。

2.自制的原始憑證，必須有經(jīng)辦單位的領(lǐng)導(dǎo)人或者由單位領(lǐng)導(dǎo)人指定的人員簽名或者蓋章。

3.購(gòu)買實(shí)物的原始憑證，必須有驗(yàn)收證明。這樣要求，目的是為了明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，保證賬物相符，防止盲目采購(gòu)，避免物資短缺和流失。

實(shí)物驗(yàn)收工作由經(jīng)管實(shí)物的人員負(fù)責(zé)辦理，會(huì)計(jì)人員通過(guò)有關(guān)的原始憑證進(jìn)行監(jiān)督檢查。需要入庫(kù)的實(shí)物，必須填寫(xiě)入庫(kù)驗(yàn)收單，由實(shí)物保管人員驗(yàn)收后在入庫(kù)單上如實(shí)填寫(xiě)實(shí)收數(shù)額，并加蓋印章;不需要入庫(kù)的實(shí)物，除經(jīng)辦人員在憑證上簽章外，必須交給實(shí)物保管人員或者使用人員進(jìn)行驗(yàn)收后在憑證上簽章?？傊?，必須由購(gòu)買人以外的第三者查證核實(shí)后，會(huì)計(jì)人員才據(jù)以入賬。

4.支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明，不能僅以支付款項(xiàng)的有關(guān)憑證如銀行匯款憑證等代替。其目的是為了防止舞弊行為的發(fā)生。

5.發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗(yàn)收證明;退款時(shí)，必須取得對(duì)方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。在實(shí)際工作中，有些單位發(fā)生銷售退回，收到的退貨沒(méi)有驗(yàn)收證明，造成退貨流失;在辦理退款時(shí)，開(kāi)出紅字發(fā)票，并以紅字發(fā)票副本作為本單位付款的原始憑證，既不經(jīng)對(duì)方單位蓋章收訖，也不附對(duì)方單位收到退款的收據(jù)這種做法容易發(fā)生舞弊行為，漏洞很大。因此，發(fā)生銷貨退回及退還款項(xiàng)時(shí)，必須填制退貨發(fā)票并附有退貨驗(yàn)收證明和對(duì)方的收款收據(jù)。如果由于特殊情況、可先用銀行的有關(guān)憑證作為臨時(shí)收據(jù)，待收到收款單位的收款證明后，再將其附在原付款憑證之后，作為正式原始憑證。

6.職工公出借款憑據(jù)，必須附在記賬憑證之后。收回借款時(shí)，應(yīng)當(dāng)另開(kāi)收據(jù)或者退還借款副本，不得退還原借款收據(jù)。原因是，借款和還回借款，是互有聯(lián)系的兩項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，在借款和還回借款發(fā)生時(shí)，必須分別在會(huì)計(jì)賬目上獨(dú)自反映出來(lái)，因此，不能將原借款收據(jù)退還借款人，否則，將會(huì)使會(huì)計(jì)資料失去完整性。

7.上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件。如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔的，應(yīng)當(dāng)在憑證上注明文件的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、日期和文號(hào)，以便確認(rèn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批情況和查閱。

三、原始憑證的填制要求

原始憑證絕大部分不是由財(cái)會(huì)人員填制的，而是由有關(guān)單位或本單位有關(guān)業(yè)務(wù)人員填制的。但是，全部原始憑證都必須經(jīng)過(guò)財(cái)會(huì)人員審核，才能登記入賬。因此，財(cái)會(huì)人員不僅應(yīng)掌握原始憑證的內(nèi)容和填制方法，而且還要向有關(guān)業(yè)務(wù)人員說(shuō)明原始憑證的重要作用，幫助他們掌握正確填制原始憑證的方法。

(一)填制原始憑證的基本要求

1.記錄要真實(shí)。

2.內(nèi)容要完整。在填寫(xiě)的過(guò)程中要注意以下幾點(diǎn)：(1)年、月、日要按照填制原始憑證的實(shí)際日期填寫(xiě);(2)名稱要齊全，不能簡(jiǎn)化;(3)品名或用途要填寫(xiě)明確，不能含糊不清;(4)有關(guān)人員的簽章必須齊全。

3.手續(xù)要完備。單位取得的原始憑證必須符合手續(xù)完備的要求，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保憑證的合法性、真實(shí)性。

自制的原始憑證，應(yīng)有經(jīng)辦人員和經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人的簽名或蓋章。

從外單位取得的原始憑證，除某些特殊的外來(lái)原始憑證如火車票、汽車票外，必須蓋有填制單位的公章或財(cái)務(wù)專用章，沒(méi)有公章或財(cái)務(wù)專用章的原始憑證應(yīng)視為無(wú)效憑證，不能作為編制記賬憑證的依據(jù);從個(gè)人處取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或簽章。購(gòu)買實(shí)物的原始憑證，必須有驗(yàn)收證明;支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明，付款人不能自己證明自己已付出款項(xiàng);出納人員在辦理收款或付款業(yè)務(wù)后，應(yīng)在憑證中加蓋“收訖”或“付訖”的戳記，以避免重收重付。

4.書(shū)寫(xiě)要清楚、規(guī)范。原始憑證上的文字和數(shù)字都需認(rèn)真填寫(xiě)，字跡清楚，易于辨認(rèn)，不得使用未經(jīng)國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化漢字。凡是填有大寫(xiě)金額和小寫(xiě)金額的原始憑證，大寫(xiě)金額與小寫(xiě)金額必須相符。原始憑證的填制，除需要復(fù)寫(xiě)的外，必須用鋼筆或碳素筆書(shū)寫(xiě)。填寫(xiě)時(shí)應(yīng)遵守以下要求：

憑證上阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)當(dāng)一個(gè)一個(gè)準(zhǔn)確、清晰地書(shū)寫(xiě)，不得連筆書(shū)寫(xiě)。阿拉伯金額數(shù)字前面應(yīng)當(dāng)書(shū)寫(xiě)貨幣幣種符號(hào)或者貨幣名稱簡(jiǎn)寫(xiě)，如人民幣幣種符號(hào)為“￥”，美元幣種符號(hào)為“$”等。幣種符號(hào)與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。金額數(shù)字一律填寫(xiě)到角、分，無(wú)角分的，寫(xiě)“00”或符號(hào)“—”，有角無(wú)分的，分位寫(xiě)“0”，不得用符號(hào)“—”。

大寫(xiě)金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書(shū)字書(shū)寫(xiě)。大寫(xiě)金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫(xiě)“人民幣”三個(gè)字，“人民幣”字樣和大寫(xiě)金額之間不得留有空白，大寫(xiě)金額到元或角為止的，后面要寫(xiě)“整”或“正”字;有分的，不寫(xiě)“整”或“正”字。如小寫(xiě)為金額￥300 060.50，大寫(xiě)金額應(yīng)寫(xiě)成“人民幣叁拾萬(wàn)零陸拾元伍角整”，或?qū)懗?ldquo;人民幣叁拾萬(wàn)零陸拾元零伍角整”。

銀行結(jié)算制度規(guī)定的結(jié)算憑證、預(yù)算的繳款憑證、撥款憑證、企業(yè)的發(fā)票、收據(jù)、提貨單、合同、契約以及其他規(guī)定需要填列大寫(xiě)金額的各種憑證，必須有大寫(xiě)的金額，不得只填小寫(xiě)金額而不填大寫(xiě)金額。

5.編號(hào)要連續(xù)。各種憑證要連續(xù)編號(hào)，以便考查。如果憑證已預(yù)先印定編號(hào)，如發(fā)票、支票等重要憑證，在寫(xiě)壞作廢時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。對(duì)某些重要憑證如支票填寫(xiě)錯(cuò)誤，不能更正，更不能撕毀，而應(yīng)辦理作廢手續(xù)后重新填制，作廢的憑證要加蓋“作廢”戳記，按原編號(hào)順序與其他存根聯(lián)一起保存。使用印有編號(hào)的原始憑證，應(yīng)按編號(hào)連續(xù)使用。

6.不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。原始憑證如錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)，不得在原始憑證上更正。

7.填制要及時(shí)。原始憑證應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)及時(shí)填制，并按規(guī)定的程序和手續(xù)傳遞給有關(guān)部門，以便及時(shí)辦理后續(xù)業(yè)務(wù)，進(jìn)行會(huì)計(jì)審核和記賬。

2012會(huì)計(jì)從業(yè)考試《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)》輔導(dǎo)講義匯總

（責(zé)任編輯：xll）

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