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第四節(jié)　會計憑證的傳遞和保管

一、會計憑證的傳遞

會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。會計憑證的傳遞是會計核算得以正常、有效進行的前提。會計憑證的傳遞，應(yīng)遵循內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時盡量節(jié)約傳遞時間，減少傳遞的工作量。

企業(yè)的生產(chǎn)組織特點、經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容和要求不同，會計憑證的傳遞也有所不同。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。例如，收料單的傳遞中應(yīng)規(guī)定：材料到達企業(yè)后多長時間內(nèi)驗收入庫，收料單由誰填制，一式幾聯(lián)，各聯(lián)次的用途是什么，何時傳遞到會計部門，會計部門由誰負責(zé)收料單的審核工作，由誰據(jù)以編制記賬憑證、登記賬簿、整理歸檔等。會計憑證的傳遞是否科學(xué)、嚴密、有效，對于加強企業(yè)內(nèi)部管理、提高會計信息的質(zhì)量具有重要影響。

會計憑證傳遞的作用如下：

1.有利于完善經(jīng)濟責(zé)任制度和進行會計監(jiān)督。

2.有利于及時進行會計記錄。

會計憑證的傳遞一般包括傳遞程序和傳遞時間兩個方面。在設(shè)計會計憑證傳遞時應(yīng)遵循以下原則：

1.會計憑證的傳遞要能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時盡量節(jié)約傳遞時間，減少傳遞的工作量。在不同單位的會計工作中，各種記賬憑證所記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)不同，涉及的部門和人員不同，辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的手續(xù)也不盡相同。組織會計憑證傳遞必須遵循內(nèi)部牽制原則，力求做到及時準(zhǔn)確地記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)。內(nèi)部牽制原則是企業(yè)建立內(nèi)部控制的基本原則，主要是辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的各項工作要分解給不同的人去做，從而使不同人員的工作能夠自動復(fù)核，達到相互制約、相互監(jiān)督的目的，最終做到避免和發(fā)現(xiàn)錯誤、舞弊的目的。所以設(shè)計會計憑證的傳遞必須符合內(nèi)部牽制的基本原則。

2.單位應(yīng)根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。不同單位的機構(gòu)設(shè)置和人員構(gòu)成不一致，因此，需要根據(jù)各單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點、企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)組織、人員分工情況以及經(jīng)營管理的需要，從完善內(nèi)部牽制的角度出發(fā)，規(guī)定各種會計憑證的聯(lián)次及其流程，使經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門及其人員及時辦理各種憑證手續(xù)，以保證合理有效地完成會計工作。在確定會計憑證傳遞時間時，要根據(jù)有關(guān)部門和人員辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的必要時間，同相關(guān)的部門和人員協(xié)商制定會計憑證在各經(jīng)辦環(huán)節(jié)的停留時間，以便合理確定辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的最佳時間，及時反映、記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況。由于企業(yè)的情況可能會發(fā)生變化，以前設(shè)計的會計憑證程序和時間會不合理，這時應(yīng)根據(jù)實際情況及時加以修改，確保會計憑證傳遞程序的合理化、制度化和傳遞時間的節(jié)約。

二、會計憑證的保管

會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。

對會計憑證的保管既要做到完整無缺，又要便于翻閱查找。其主要要求有：

1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。會計部門依據(jù)會計憑證記賬以后，應(yīng)定期對各種會計憑證進行歸類整理，將各種記賬憑證按照編號順序連同會計憑證所附的原始憑證一起加具封面、封底，然后裝訂成冊，在裝訂線上加貼封簽，并由裝訂人員在裝訂封簽處簽名或蓋章。從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員和單位負責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如火車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細情況，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員和單位負責(zé)人批準(zhǔn)后代作原始憑證。

2.會計憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項，會計主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。

3.會計憑證應(yīng)加貼封條，防止被抽換。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn)可以復(fù)印。向外單位提供原始憑證復(fù)印件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。

4.原始憑證較多時，可單獨裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。

5.嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。

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