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第八章 會計檔案
一、會計檔案的概念和內(nèi)容
(一)會計檔案的概念
會計檔案是會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算的專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
(二)會計檔案的內(nèi)容
1.會計憑證類:包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。
2.會計賬簿類:包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。
3.財務(wù)會計報告類:包括中期財務(wù)報告、年度財務(wù)會計報告,財務(wù)會計報告包括會計報表、附表、報表附注及相關(guān)文字說明、其他財務(wù)報告。
4.其他類:包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。
二、會計檔案的歸檔
各單位每年形成的會計檔案,應(yīng)由會計機構(gòu)按照歸檔的要求,整理立卷、裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
根據(jù)《會計檔案管理辦法》,各單位當年形成的會計檔案,會計年度終了,可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后,原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊,移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的,應(yīng)當在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。
移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構(gòu)應(yīng)會同會計機構(gòu)有關(guān)人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責任。
單位會計機構(gòu)向單位檔案部門移交會計檔案的程序是:
(一)編制移交清冊,填寫交接清單;
(二)在賬簿使用日期欄填寫移交日期;
(三)交接人員按移交清冊和交接清單所列項目核對無誤后簽章。
三、會計檔案的保管期限
會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。
定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
四、會計檔案的查閱、復(fù)制和交接
(一)會計檔案的查閱和復(fù)制
各單位應(yīng)建立健全會計檔案的查閱、復(fù)制登記制度,嚴格遵循查閱、復(fù)制和收回制度,保證會計檔案的安全完整。各單位保存的會計檔案不得借出,如有特殊需要,經(jīng)本單位負責人批準,可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。借出的會計檔案,會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回,并辦理注銷借閱手續(xù)。
(二)會計檔案的交接
1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,應(yīng)當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。
2.單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應(yīng)當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
3.單位分立后原單位解散的,其會計檔案應(yīng)當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
4.單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
5.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位所涉及的會計檔案,應(yīng)當由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案,對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
6.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應(yīng)當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
7.建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案,應(yīng)當在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
8.單位之間交接會計檔案的,交接雙方應(yīng)當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位應(yīng)當編制會計檔案移交清冊,列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。
9.交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
五、會計檔案的銷毀
(一)會計檔案的銷毀程序和辦法
會計檔案保管期滿需要銷毀時,應(yīng)按照以下程序銷毀:
1.由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見,共同鑒定和審查,編制會計檔案銷毀清冊,并列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.銷毀會計檔案時,應(yīng)當由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時,應(yīng)當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時,應(yīng)當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告(一式兩份),一份報告本單位負責人,另一份歸入檔案備查。
(二)保管期滿但不得銷毀的會計檔案
1.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀,應(yīng)單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。對于單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
2.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
會計檔案的銷毀是一項嚴肅的工作,各單位必須嚴格按照《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行。
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