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第三節(jié) 公式與函數(shù)的應(yīng)用

一、公式的應(yīng)用

(一)公式的概念及其構(gòu)成

公式是指由等號“=”、運(yùn)算體和運(yùn)算符在單元格中按特定順序連接而成的運(yùn)算表達(dá)式。運(yùn)算體是指能夠運(yùn)算的數(shù)據(jù)或者數(shù)據(jù)所在單元格的地址名稱、函數(shù)等;運(yùn)算符是使 Excel自動執(zhí)行特定運(yùn)算的符號。Excel 中，運(yùn)算符主要有四種類型：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。

Excel中，公式總是以等號“=”開始，以運(yùn)算體結(jié)束，相鄰的兩個運(yùn)算體之間必須使用能夠正確表達(dá)二者運(yùn)算關(guān)系的運(yùn)算符進(jìn)行連接。即公式的完整表達(dá)式按以下方式依次構(gòu)成：等號“=”、第一個運(yùn)算體、第一個運(yùn)算符、第二個運(yùn)算體，以下類推，直至最后一個運(yùn)算體。

(二)公式的創(chuàng)建與修改

1.公式的創(chuàng)建

Excel 中，創(chuàng)建公式的方式包括手動輸入和移動點擊輸入。

手動輸入公式時如有小圓括號，應(yīng)注意其位置是否適當(dāng)以及左括號是否與右括號相匹配。

當(dāng)輸入的公式中含有其他單元格的數(shù)值時，為了避免重復(fù)輸入費(fèi)時甚至出錯，還可以通過移動鼠標(biāo)去單擊擬輸入數(shù)值所在單元格的地址(即引用單元格的數(shù)值)來創(chuàng)建公式。

移動點擊輸入數(shù)值所在單元格的地址后，單元格將處于“數(shù)據(jù)點模式”。

2.公式的編輯和修改

公式編輯和修改的方法有：

(1)雙擊公式所在的單元格直接在單元格內(nèi)修改內(nèi)容。

(2)選中公式所在的單元格，按下“F2”建后直接在單元格內(nèi)更改內(nèi)容。

(3)選中公式所在的單元格后單擊公式編輯欄，在公式編輯欄中作相應(yīng)更改。

需注意的是，在編輯或者移動點擊輸入公式時，不能隨便移動方向鍵或者單擊公式所在單元格以外的單元格，否則單元格內(nèi)光標(biāo)移動之前的位置將自動輸入所移至單元格的地址名稱。

(三)公式的運(yùn)算次序

對于只由一個運(yùn)算符或者多個優(yōu)先級次相同的運(yùn)算符(如既有加號又有減號)構(gòu)成的公式，Excel 將按照從左到

右的順序自動進(jìn)行智能運(yùn)算;但對于由多個優(yōu)先級次不同的運(yùn)算符構(gòu)成的公式，Excel 則將自動按照公式中運(yùn)算符優(yōu)先級次從高到低進(jìn)行智能運(yùn)算。

為了改變運(yùn)算優(yōu)先順序，應(yīng)將公式中需要最先計算的部分使用一對左右小圓括號括起來，但不能使用中括號。公式中左右小圓括號的對數(shù)超過一對時，Excel 將自動按照從內(nèi)向外的順序進(jìn)行計算。

(四)公式運(yùn)算結(jié)果的顯示

Excel 根據(jù)公式自動進(jìn)行智能運(yùn)算的結(jié)果默認(rèn)顯示在該公式所在的單元格里，編輯欄則相應(yīng)顯示公式表達(dá)式的完整內(nèi)容。該單元格處于編輯狀態(tài)時，單元格也將顯示等號“=”及其運(yùn)算體和運(yùn)算符，與所對應(yīng)編輯欄顯示的內(nèi)容相一致。

1.查看公式中某步驟的運(yùn)算結(jié)果

單元格中默認(rèn)顯示的運(yùn)算結(jié)果是根據(jù)完整的公式表達(dá)式進(jìn)行運(yùn)算的結(jié)果，但可通過下述方法查看公式中某步驟的運(yùn)算結(jié)果：

(1)選中公式所在的單元格，雙擊或按“F2”鍵進(jìn)入編輯狀態(tài);

(2)選中公式中需要查看其運(yùn)算結(jié)果的運(yùn)算體和運(yùn)算符，按“F9”鍵后，被選中的內(nèi)容將轉(zhuǎn)化為運(yùn)算結(jié)果，該運(yùn)算結(jié)果同時處于被選中狀態(tài)。

在運(yùn)算結(jié)果處于被選中狀態(tài)下，如果按下確認(rèn)鍵或者移

動光標(biāo)鍵，公式中參與運(yùn)算的運(yùn)算體和運(yùn)算符將不復(fù)存在，而被該結(jié)果所替代;如果移動鼠標(biāo)去點擊其他單元格，公式所在單元格將由編輯狀態(tài)切換成數(shù)據(jù)點狀態(tài)，公式所在單元格里同時顯示被選中單元格的地址或名稱。

(3)按下“Esc”鍵或者“Ctrl+Z”組合鍵(或單擊“撤消”按鈕)，運(yùn)算結(jié)果將恢復(fù)為公式表達(dá)式的原來內(nèi)容。

2.公式默認(rèn)顯示方式的改變

為了檢查公式整體或者其中某一組成部分的表述是否正確，可以通過下述方法使單元格默認(rèn)顯示完整的公式表達(dá)式，實現(xiàn)公式表達(dá)式與運(yùn)算結(jié)果之間的便捷切換。

(1)在單元格顯示運(yùn)行結(jié)果時，選中單元格，按下“Ctrl+`”組合鍵或者點擊“顯示公式”(適用于 Excel 2013)菜單命令，可切換為顯示公式內(nèi)容。

(2)在單元格顯示公式內(nèi)容時，選中單元格，按下“Ctrl+`”組合鍵或者點擊“顯示公式”(適用于 Excel 2013)菜單命令，或者點擊“公式審核模式”(適用于Excel 2003)菜單命令，可切換為顯示運(yùn)行結(jié)果。

3.將公式運(yùn)算結(jié)果轉(zhuǎn)換為數(shù)值

采用復(fù)制粘貼的方法將公式原地復(fù)制后，進(jìn)行選擇性粘貼，但只粘貼數(shù)值。

二、單元格的引用

單元格引用是指在不同單元格之間建立鏈接，以引用來

自其他單元格的數(shù)據(jù)。引用的作用在于標(biāo)識工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。

通過引用，可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個公式中使用同一單元格的數(shù)值，常用的單元格引用分為相對引用、絕對引用和混合引用三種。此外還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格、不同工作簿的單元格、甚至其他應(yīng)用程序中的數(shù)據(jù)。

(一)引用的類型

1.相對引用

如果公式使用的是相對引用，公式記憶的是源數(shù)據(jù)所在單元格與引用源數(shù)據(jù)的單元格的相對位置，當(dāng)復(fù)制使用了相對引用的公式到別的單元格式，被粘貼公式中的引用將自動更新，數(shù)據(jù)源將指向與當(dāng)前公式所在單元格位置相對應(yīng)的單元格。在相對引用中，所引用的單元格地址的列坐標(biāo)和行坐標(biāo)前面沒有任何標(biāo)示符號。Excel 默認(rèn)使用的單元格引用是相對引用。

2.絕對引用

如果公式使用的是絕對引用，公式記憶的是源數(shù)據(jù)所在單元格在工作表中的絕對位置，當(dāng)復(fù)制使用了絕對引用的公式到別的單元格式，被粘貼公式中的引用不會更新，數(shù)據(jù)源仍然指向原來的單元格。在絕對引用中，所引用的單元格地址的列坐標(biāo)和行坐標(biāo)前面分別加入標(biāo)示符號“$”。如果要使復(fù)

制公式時數(shù)據(jù)源的位置不發(fā)生改變，應(yīng)當(dāng)使用絕對引用。

3.混合引用

混合引用是指所引用單元格地址的行標(biāo)與列標(biāo)中只有一個是相對的，可以發(fā)生變動，而另一個是絕對的。

(二)輸入單元格引用

在公式中可以直接輸入單元格的地址引用單元格，也可以使用鼠標(biāo)或鍵盤的方向鍵選擇單元格。單元格地址輸入后，通常使用以下兩種方法來改變引用的類型：

1.在單元格地址的列標(biāo)和行標(biāo)前直接輸入“$”符號。

2.輸入完單元格地址后，重復(fù)按“F4”鍵選擇合適的引用類型。

(三)跨工作表單元格引用

跨工作表單元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的單元格，又稱三維引用，需要按照以下格式進(jìn)行跨表引用：

工作表名!數(shù)據(jù)源所在單元格地址

(四)跨工作簿單元格引用

跨工作簿單元格引用是指引用其他工作簿中的單元格，又稱外部引用，需要按照以下格式進(jìn)行跨工作簿引用：

[工作簿名]工作表名!數(shù)據(jù)源所在單元格地址

三、函數(shù)的應(yīng)用

在Excel中，利用函數(shù)可以快速執(zhí)行有關(guān)計算。

函數(shù)的基本格式是：函數(shù)名(參數(shù)序列)。參數(shù)序列是用于限定函數(shù)運(yùn)算的各個參數(shù)，這些參數(shù)除中文外都必須使用英文半角字符。函數(shù)只能出現(xiàn)在公式中。

(一)常用函數(shù)

1.統(tǒng)計函數(shù)

(1)MAX

MAX(number1，number2，……)用于返回數(shù)值參數(shù)中的最大值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。

(2)MIN

MIN(number1，number2，……)用于返回數(shù)值參數(shù)中的最小值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。

(3)SUM

SUM(number1，number2，……)用于計算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和。

(4)SUMIF

SUMIF(range，criteria，sum_range)用于對滿足條件的單元格求和。

(5)AVERAGE

AVERAGE(number1，number2，……)用于返回參數(shù)的算術(shù)平均值。

(6)AVERAGEIF

AVERAGEIF(range，criteria，average_range)用于

返回某個區(qū)域內(nèi)滿足給定條件的所有單元格的算術(shù)平均值。

(7)COUNT

COUNT(value1，value2，……)用于計算包含數(shù)字的單元格以及參數(shù)列表中數(shù)字的個數(shù)。

(8)COUNTIF

COUNTIF(range，criteria)用于對區(qū)域中滿足單個指定條件的單元格進(jìn)行計數(shù)。

2.文本函數(shù)

(1)LEN

LEN(text)用于返回文本字符串中的字符數(shù)。

(2)RIGHT

RIGHT(text，num_chars)用于從文本字符串中最后一個字符開始返回指定個數(shù)的字符。

(3)MID

MID(text，start_num，num_chars)用于返回文本字符串中從指定位置開始的指定數(shù)目的字符。

(4)LEFT

LEFT(text，num_chars)用于返回文本字符串中第一個字符開始至指定個數(shù)的字符。

3.邏輯函數(shù)IF

IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)用于判斷“l(fā)ogical_test”的內(nèi)容是否為真，如果為真則返回

“value_if_true”，如果為假則返回“value_if_false”的內(nèi)容。

4.查找與引用函數(shù)

(1)LOOKUP

LOOKUP 函數(shù)用于返回向量(單行區(qū)域或單列區(qū)域)或數(shù)組中的數(shù)值。它具有兩種語法形式：向量形式和數(shù)組形式。

向量形式：LOOKUP(lookup_value，lookup_vector，result_vector)用于在單行區(qū)域或單列區(qū)域(稱為“向量”)中查找值，然后返回第二個單行區(qū)域或單列區(qū)域中相同位置的值。

數(shù)組形式: LOOKUP(lookup_value，array)用于在數(shù)組的第一行或第一列中查找指定的值，并返回數(shù)組最后一行或最后一列內(nèi)同一位置的值。數(shù)組是指用于建立可生成多個結(jié)果或可對在行和列中排列的一組參數(shù)進(jìn)行運(yùn)算的單個公式。數(shù)組區(qū)域共用一個公式;數(shù)組常量是用作參數(shù)的一組常量。

(2)INDEX

INDEX(array，row_num，column_num)用于返回表格或數(shù)組中的元素值，此元素由行號和列號的索引值給定。

(3)MATCH

MATCH(lookup_value，lookup_array，match_type)用于在單元格區(qū)域中搜索指定項，然后返回該項在單元格區(qū)域中的相對位置。

5.日期與時間函數(shù)

(1)YEAR

YEAR(serial_number)用于返回某日期對應(yīng)的年份。

(2)MONTH

MONTH(serial_number)用于返回某日期對應(yīng)的月份，介于 1到12之間。

(3)DAY

DAY(serial_number)用于返回某日期對應(yīng)的天數(shù)，介于1到31之間。

(4)NOW

NOW()用于返回當(dāng)前的日期和時間。

(二)基本財務(wù)函數(shù)

1.SLN

SLN(cost，salvage，life)用于返回某項資產(chǎn)以直線法計提的每一期的折舊值。

cost 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。salvage 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。life 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。

2.DDB

DDB(cost，salvage，life，period，factor)用于使用雙倍余額遞減法或其他指定的方法，計算一項固定資產(chǎn)在給定期間內(nèi)的折舊值。

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cost 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。salvage 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。life 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。period 是必需參數(shù)，指需要計算折舊值的期間。period 必須使用與 life 相同的單位。factor 是可選參數(shù)，指余額遞減速率。如果 factor被省略，則默認(rèn)為 2，即使用雙倍余額遞減法。

3.SYD

SYD(cost，salvage，life，per)用于返回某項資產(chǎn)按年數(shù)總和折舊法計算的在第“per”期的折舊值。

cost 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。salvage 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。life 是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。per 是必需參數(shù)，指第幾期，其單位必須與 life 相同。

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