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2012年企業(yè)法律顧問(wèn)法律實(shí)務(wù)第四章合同管理

發(fā)表時(shí)間:2012/3/29 9:41:21 來(lái)源:互聯(lián)網(wǎng) 點(diǎn)擊關(guān)注微信:關(guān)注中大網(wǎng)校微信
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 合同管理(Contract Management),企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來(lái),主要是通過(guò)合同形式進(jìn)行的。一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成敗和合同及合同管理有密切關(guān)系。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容;審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。

合同起草

(Contract Creation)公司大了,管理供應(yīng)商的人多,一定要有標(biāo)準(zhǔn)的合同文本。但供應(yīng)商那么多,情況各異,所以標(biāo)準(zhǔn)文本不能定得太死,要有個(gè)浮動(dòng)范圍??捎蓪H耸占郧昂贤勁兄械睦?,以及主要負(fù)責(zé)人、律師的意見(jiàn),規(guī)定哪些條款變動(dòng)可以接受,哪些可以談判,哪些則絕對(duì)不能變動(dòng)。在標(biāo)準(zhǔn)文本的基礎(chǔ)上,供應(yīng)商管理經(jīng)理可加入與特定供應(yīng)商有關(guān)的內(nèi)容,這樣就產(chǎn)生合同的初版。要注意的是,做為采購(gòu)方,應(yīng)盡量用本公司的合同文本。有些供應(yīng)商會(huì)推薦自己的“標(biāo)準(zhǔn)文本”。用本公司的文本,起點(diǎn)就高,就順著自己公司的思路。

合同談判(Contract Negotiation)

合同談判其實(shí)是兩部分:對(duì)內(nèi)征得內(nèi)部意見(jiàn)一致,對(duì)外說(shuō)服供應(yīng)商。這兩部分交替進(jìn)行,很容易曠日持久。幾個(gè)做法可幫助合同談判順利進(jìn)行:(1)單頁(yè)戰(zhàn)略總結(jié)(Single Page Strategy)來(lái)幫助內(nèi)部人員達(dá)成共識(shí)。合同很大,但真正要想達(dá)到的目標(biāo)就那么幾個(gè)。絕大多數(shù)內(nèi)部人員所關(guān)心的也就是那幾個(gè)目標(biāo)。這些人很忙,不會(huì)有時(shí)間去讀整個(gè)合同。所以可把合同的關(guān)鍵點(diǎn)總結(jié)在一頁(yè)紙上,同時(shí)附上供應(yīng)商的基本信息(例如規(guī)模、采購(gòu)額、采購(gòu)產(chǎn)品、與本公司的產(chǎn)品的關(guān)系、現(xiàn)有合同狀況、當(dāng)前最大的問(wèn)題等),有助于盡快達(dá)成內(nèi)部共識(shí)。這個(gè)總結(jié)主要用于通過(guò)合同初稿。(2)談判總結(jié)(Negotiation Summary)。談判過(guò)程往返很多,變化頻頻??删S持一個(gè)文件,分欄、逐點(diǎn)說(shuō)明我方立場(chǎng)、供應(yīng)商立場(chǎng)、雙方是否達(dá)成共識(shí)等,并標(biāo)明時(shí)間。這份文件有助于和上級(jí)主管層的溝通。因?yàn)樗麄冃枰栏敿?xì)的內(nèi)容,以供拍板決策;也可約束供應(yīng)商,防止他們對(duì)已達(dá)成共識(shí)的內(nèi)容反悔。(3)升級(jí)渠道(Escalation Channel/ Process)。這是為防止內(nèi)部決策者不及時(shí)做出決策或提出反饋意見(jiàn)。有些合同可能牽扯到產(chǎn)品設(shè)計(jì)、銷售、客戶服務(wù)、供應(yīng)管理、律師等多個(gè)部門(mén)。每一個(gè)部門(mén)的頭都得點(diǎn)頭。而這些人都是忙人,不一定會(huì)及時(shí)審閱。升級(jí)渠道可詳細(xì)規(guī)定各級(jí)主管在多少時(shí)間內(nèi)應(yīng)作出決策,不然的話應(yīng)升級(jí)到上一級(jí)。這樣,期望明確,內(nèi)部客戶就會(huì)更配合。

合同執(zhí)行(Contract Compliance and Execution)

簽了合同,并不意味著合同就自動(dòng)生效、執(zhí)行。原因往往并不是供應(yīng)商拒絕執(zhí)行,而是采購(gòu)方忽略有些條款。例如Volume Rebate,一般是根據(jù)對(duì)供應(yīng)商的每年采購(gòu)額來(lái)提成,有時(shí)候采購(gòu)量超過(guò)下限但采購(gòu)方?jīng)]有去收。年復(fù)一年的降價(jià)也是如此。有時(shí)候到了降價(jià)時(shí)間但采購(gòu)方的訂單上還是老價(jià)錢。這主要原因是采購(gòu)方缺乏自動(dòng)的合同管理系統(tǒng),所以錯(cuò)過(guò)一些大的合同里程碑。再就是雙方的理解不一樣。例如年復(fù)一年的降價(jià)定在3月1日生效,供應(yīng)商的理解是從3月1日起新收到的訂單用新價(jià),采購(gòu)方的理解是3月1日以后收到的產(chǎn)品都用新價(jià)。如果一個(gè)產(chǎn)品的供貨周期是6星期的話,這爭(zhēng)議就是一個(gè)半月的采購(gòu)量。這些都得在合同中具體說(shuō)明。對(duì)內(nèi)部來(lái)說(shuō),確保內(nèi)部客戶使用合同供應(yīng)商也是合同執(zhí)行的重要一環(huán)。情況往往是,你簽訂了合同,工程設(shè)計(jì)部門(mén)卻在用沒(méi)簽訂合同的供應(yīng)商,辦公室耗材部仍在隨便從別的供應(yīng)商采購(gòu)。缺乏自動(dòng)的合同管理系統(tǒng)是一個(gè)原因,因?yàn)閮?nèi)部客戶不一定知道哪些供應(yīng)商是合同供應(yīng)商。合同供應(yīng)商的績(jī)效表現(xiàn)是另一個(gè)原因:表現(xiàn)不理想,內(nèi)部客戶不愿意用。這些都得供應(yīng)管理部門(mén)去解決。

組織設(shè)置

合同管理的任務(wù)必須由一定的組織機(jī)構(gòu)和人員來(lái)完成。要提高合同管理水平,必須使合同管理工作專門(mén)化和專業(yè)化,在承包企業(yè)和建筑工程項(xiàng)目組織中應(yīng)設(shè)立專門(mén)的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)合同管理工作。

對(duì)不同的企業(yè)組織和工程項(xiàng)目組織形式,合同管理組織的形式不一樣,通常有如下幾種情況:

1.工程承包企業(yè)應(yīng)設(shè)置合同管理部門(mén)(科室),專門(mén)負(fù)責(zé)企業(yè)所有工程合同的總體的管理工作。主要包括:

參與投標(biāo)報(bào)價(jià),對(duì)招標(biāo)文件,對(duì)合同條件進(jìn)行審查和分析;

收集市場(chǎng)和工程信息;

對(duì)工程合同進(jìn)行總體策劃;

參與合同談判與合同的簽訂,為報(bào)價(jià)、合同談判和簽訂提出意見(jiàn)、建議甚至警告;

向工程項(xiàng)目派遣合同管理人員;

對(duì)工程項(xiàng)目的合同履行情況進(jìn)行匯總、分析,對(duì)工程項(xiàng)目的進(jìn)度、成本和質(zhì)量進(jìn)行總體計(jì)劃和控制;

協(xié)調(diào)項(xiàng)目各個(gè)合同的實(shí)施;

處理與業(yè)主,與其它方面重大的合同關(guān)系;

具體地組織重大的索賠;

對(duì)合同實(shí)施進(jìn)行總的指導(dǎo),分析和診斷。

2.對(duì)于大型的工程項(xiàng)目,設(shè)立項(xiàng)目的合同管理小組,專門(mén)負(fù)責(zé)與該項(xiàng)目有關(guān)的合同管理工作。在美國(guó)凱撤公司的施工項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)中,將合同管理小組納入施工組織系統(tǒng)中,設(shè)立合同經(jīng)理、合同工程師和合同管理員。

3.對(duì)于一般的項(xiàng)目,較小的工程,可設(shè)合同管理員。他在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行施工現(xiàn)場(chǎng)的合同管理工作。而對(duì)于處于分包地位,且承擔(dān)的工作量不大,工程不復(fù)雜的承包商,工地上可不設(shè)專門(mén)的合同管理人員,而將合同管理的任務(wù)分解下達(dá)給各職能人員,由項(xiàng)目經(jīng)理作總體協(xié)調(diào)。

4.對(duì)一些特大型的,合同關(guān)系復(fù)雜、風(fēng)險(xiǎn)大、爭(zhēng)執(zhí)多的項(xiàng)目,在國(guó)際工程中,有些承包商聘請(qǐng)合同管理專家或?qū)⒄麄€(gè)工程的合同管理工作(或索賠工作)委托給咨詢公司或管理公司。這樣會(huì)大大提高工程合同管理水平和工程經(jīng)濟(jì)效益,但花費(fèi)也比較高。

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(責(zé)任編輯:xy)

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