今年在理論部分新增了“有關方面在內(nèi)部控制中的
職責作用”,考生要予以注意:
1.董事會
董事會直接影響內(nèi)部環(huán)境這一控制基礎,其在內(nèi)部控制中的重要職責表現(xiàn)為:科學選擇恰當?shù)墓芾韺硬ζ溥M行監(jiān)督;清晰了解管理層實施有效的風險管理和內(nèi)部控制的范圍;知道并同意單位的最大風險承受能力;及時知悉最重大的風險以及管理層是否恰當?shù)赜枰詰獙Α挝回撠熑耍ǘ麻L、單位法定代表人或者法律、行政法規(guī)規(guī)定代表單位行使職權的主要負責人)對建立健全和有效執(zhí)行內(nèi)部控制制度負總責。
2.管理層
管理層直接對一個單位的經(jīng)營管理活動負責??偨?jīng)理在內(nèi)部控制中承擔重要責任,其職責包括:為高級管理人員提供領導和指引;定期與主要職能部門――營銷、生產(chǎn)、采購、財務、人力資源等部門――的高級管理人員進行會談,以便對他們的職責,包括他們?nèi)绾喂芾盹L險等進行核查。
3.風險管理人員
風險管理人員的職責包括:建立風險管理政策;確定各業(yè)務單元對于風險管理的權力和義務;提高整個單位的風險管理能力;指導風險管理與其他經(jīng)營計劃和管理活動的整合;建立一套通用的風險管理語言;幫助管理人員制定報告規(guī)程;向董事長或總經(jīng)理等報告進展和暴露的問題。
4.財務負責人
財務負責人的活動應當貫穿單位經(jīng)營管理全過程,而不僅僅是財務活動。其在制定目標、確定戰(zhàn)略、分析風險和作出管理決策等時應扮演一個關鍵的角色。管理層應當賦予財務負責人參與決策的權力,并支持其關注經(jīng)營管理的更廣范疇,局限財務負責人的關注領域和知悉范圍,會削弱、制約單位的管理能力。
5.內(nèi)部
審計人員
內(nèi)部審計人員在評價內(nèi)部控制的有效性,以及提出改進建議方面起著關鍵作用。單位應當授予內(nèi)部審計部門適當?shù)臋嗔σ源_保其審計職責的履行;對內(nèi)部審計部門負責人的任免應當慎重;內(nèi)部審計部門負責人與董事會或?qū)徲嬑瘑T會應保持暢通溝通;應當賦予內(nèi)部審計部門追查異常情況的權力和提出處理處罰建議的權力。
6.單位員工
所有員工都在實現(xiàn)內(nèi)部控制中承擔相應職責并發(fā)揮積極作用。管理層應當重視員工的作用,并為員工反映訴求提供信息通道。
內(nèi)部會計控制的具體內(nèi)容,包括貨幣資金控制、采購與付款控制、銷售與收款控制、工程項目控制、對外投資控制、成本費用控制、擔??刂?、預算控制、固定資產(chǎn)控制、存貨控制等。每一具體會計控制制度,可以劃分為三塊內(nèi)容:
崗位分工控制、授權批準控制、關鍵點的控制等。對于涉及到這些考點的考試內(nèi)容,建議大家?guī)Ш镁V,應對考試。
案例分析題一
Y集團股份有限公司建立內(nèi)部會計控制制度,主要是為了達到以下基本目標:(一)規(guī)范公司會計行為,保證會計資料真實、完整,提高會計信息質(zhì)量。(二)堵塞漏洞、消除隱患,防止并及時發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤及舞弊行為,保護公司資產(chǎn)的安全、完整。(三)確保國家有關法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。財務負責人對內(nèi)部會計控制的建立健全及有效實施負責。公司內(nèi)部會計控制制度的建立遵循了以下原則:
1. 內(nèi)部會計控制符合國家有關法律法規(guī)和財政部《內(nèi)部會計控制規(guī)范― 基本規(guī)范(試行)》,以及公司的實際情況。
2. 內(nèi)部會計控制約束公司財務會計部的所有人員,部門內(nèi)任何個人都不得擁有超越內(nèi)部會計控制的權力。
3. 內(nèi)部會計控制應當涵蓋財務會計部的各項經(jīng)濟業(yè)務及相關崗位,并應針對業(yè)務處理過程中的關鍵控制點,落實到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)。
4. 內(nèi)部會計控制保證公司內(nèi)部涉及會計工作的機構(gòu)、崗位的合理設置及其職責權限的合理劃分,堅持不相容的職務相互分離,確保不同機構(gòu)和崗位之間權責分明,相互制約、相互監(jiān)督。
5.內(nèi)部會計控制遵循成本效益原則,以合理的控制成本達到最佳的控制效果。
6.內(nèi)部會計控制每兩年進行一次修訂和完善。
2004年度,該公司對內(nèi)部控制制度設計和執(zhí)行的有效性進行了自我評估,公司主要內(nèi)部會計控制制度的執(zhí)行情況如下:
(一)公司已按國家有關規(guī)定制定了會計核算制度和財務管理制度,并明確制定了會計憑證、會計賬簿和會計報告的處理程序。在具體執(zhí)行中,公司所屬各子公司執(zhí)行統(tǒng)一的財務管理制度工作仍有待于進一步加強。
(二)公司已對貨幣資金的收支和保管業(yè)務建立了較嚴格的授權批準程序,辦理貨幣資金業(yè)務的不相容崗位已作分離,相關機構(gòu)和人員存在相互制約關系。對于預算內(nèi)的財務開支,除經(jīng)財務部審核外,5萬元以下的由各部門負責人審批,5萬元以上10萬元以下的由分管財務的副總裁審批,10萬元以上50萬元以下的由總裁審批,50萬元以上的由公司領導集體審批;未列入預算的其他財務開支均由總裁審批。
(三)公司在籌資業(yè)務方面,能較合理確定籌資規(guī)模和籌資結(jié)構(gòu),選擇恰當?shù)幕I資方式,較嚴格地控制財務風險,降低資金成本。公司財會部門負責擬訂籌資方案,由總裁進行籌資決策。
(四)公司已較合理地規(guī)劃和落實了采購和付款業(yè)務的機構(gòu)和崗位,明確了存貨的請購、審批、采購、驗收程序。采購貨款的支付需在相關手續(xù)齊備后才能辦理,大額款項的支付必須經(jīng)批準同意。實際執(zhí)行中,部分采購業(yè)務未簽訂采購合同,采購定單也未能連續(xù)編號,以及對部分料到單未到的材料平時未能及時地進行暫估,在年末時才予暫估的情況。公司對采購與付款業(yè)務建立嚴格的授權批準制度,明確審批人對采購與付款業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務的職責范圍和工作要求。審批人應當根據(jù)采購與付款業(yè)務授權批準制度的規(guī)定,在授權范圍內(nèi)進行審批,不得超越審批權限。經(jīng)辦人應當在職責范圍內(nèi),按照審批人的批準意見辦理采購與付款業(yè)務。對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業(yè)務,經(jīng)辦人員有權拒絕辦理,并及時向?qū)徟说纳霞壥跈嗖块T報告。公司對于重要和技術性較強的采購業(yè)務,由公司總裁作出決策。
(六)公司在銷售與收款業(yè)務方面,按市場營銷管理制度要求,制定了可行的銷售政策,為了增加銷售過程中的靈活性,授予銷售業(yè)務人員比較大的折扣政策、付款政策等權限。為了提高效率,銷售業(yè)務人員可以單獨與客戶進行談判;重要的特殊銷售業(yè)務,由總裁作出決策。建立了國外應收款風險控制制度。公司制定了加強業(yè)務管理系統(tǒng)的規(guī)定,規(guī)范了內(nèi)外銷合同、利潤分析單及裝運單制作、簽訂、審批、留存程序,明確了收匯風險小組及財務部的職責。公司根據(jù)實際情況將年初確定的營銷指標進行分解,下達給各相關營銷機構(gòu)和人員,并確定銷售利潤指標和貨款回籠的相關要求,考核營銷費用。
(七)對外投資方面,公司為嚴格控制投資風險,按《公司章程》的有關規(guī)定,建立了相應的《投資管理制度》,并按投資額的大小確定的投資決策權的行使,結(jié)合對投資事前、事中、事后工作制定了完備的內(nèi)部控制制度。公司綜合辦公室負責對外投資及處置的可行性研究與評估,包括收集、歸檔對外投資的董事會、監(jiān)事會、股東大會決議及相關文書資料,并建立健全的對外投資臺賬,跟綜、分析投資效益的制度;公司董事會負責對外重大投資及處置的決策,公司經(jīng)理班子負責一般投資及處置的決策;公司投資部負責對外投資及處置的執(zhí)行。
(八)公司制定了《擔保管理制度》,明確公司的財務部為擔保合同的管理部門,負責公司擔保合同的評估、審批、簽訂、履行、變更、終止和保管工作,同時對擔保業(yè)務發(fā)生后對被擔保人的經(jīng)營情況、資金狀況的事后監(jiān)督制度。目前公司除為子公司提供擔保外,未對公司外部單位提供擔保。
(九)公司已建立了預算體系,能夠做好預算的各項基礎工作。公司財務會計部負責作為預算管理部門,負責預算的編制(含預算調(diào)整)和預算考核,公司綜合辦公室負責預算的審批,各業(yè)務部門負責預算的執(zhí)行。
要求:指出該公司的內(nèi)部控制存在的缺陷,并說明理由。
【分析與提示】
該公司“財務負責人對內(nèi)部會計控制的建立健全及有效實施負責”,違反了《內(nèi)部會計控制規(guī)范――基本規(guī)范(試行)》第五條的規(guī)定:“單位負責人對本單位內(nèi)部會計控制的建立健全及有效實施負責。”
1.該公司公司內(nèi)部會計控制制度的建立所遵循的原則存在如下問題
①該公司“內(nèi)部會計控制約束公司財務會計部的所有人員,部門內(nèi)任何個人都不得擁有超越內(nèi)部會計控制的權力”不正確,內(nèi)部會計控制針對的不僅僅是財務會計部,應當約束單位內(nèi)部涉及會計工作的所有人員,任何個人都不得擁有超越內(nèi)部會計控制的權力。
②該公司“內(nèi)部會計控制應當涵蓋財務會計部的各項經(jīng)濟業(yè)務及相關崗位”不正確,內(nèi)部會計控制應當涵蓋的是單位內(nèi)部涉及會計工作的各項經(jīng)濟業(yè)務及相關崗位涉。
③該公司“內(nèi)部會計控制每兩年進行一次修訂和完善”不正確,內(nèi)部會計控制應隨著外部環(huán)境的變化、單位業(yè)務職能的調(diào)整和管理要求的提高,不斷修訂和完善。
2.內(nèi)部控制執(zhí)行中存在的缺陷如下:
①貨幣資金管理方面,“未列入預算的其他財務開支均由總裁審批”不正確,對于未列入預算的其他財務開支,必須給總裁設定一定的審批權限,超過權限的,必須由董事會集體決策。
②在籌資業(yè)務方面,“公司財會部門負責擬訂籌資方案,由總裁進行籌資決策”,存在不足。公司應當建立籌資方案的集體決策制度。一般籌資方案可由授權的相關部門或人員在職責權限范圍內(nèi)批準;重大籌資方案應當實行集體審議聯(lián)簽。決策過程應有完整的書面記錄。
③材料采購方面,公司應加快原始單據(jù)的傳遞以保證財務信息的及時性;平時對料到單未到的材料也予以暫估入賬,加強財務對實物的控制?!皩τ谥匾图夹g性較強的采購業(yè)務,由公司總裁作出決策,”存在缺陷,對于重要和技術性較強的采購業(yè)務,應當組織專家進行論證,實行集體決策和審批,防止出現(xiàn)決策失誤而造成嚴重損失。
④公司在銷售與收款業(yè)務方面,“為了增加銷售過程中的靈活性,授予銷售業(yè)務人員比較大的折扣政策、付款政策等權限”,存在缺陷,容易產(chǎn)生銷售環(huán)節(jié)的舞弊。公司應當建立銷售定價控制制度,制定價目表、折扣政策、付款政策等并予以執(zhí)行。允許銷售業(yè)務人員單獨進行銷售談判,不夠合理。公司在銷售合同訂立前,應當指定專門人員就銷售價格、信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。談判人員至少應有兩人以上,并與訂立合同的人員相分離。銷售談判的全過程應有完整的書面記錄。特殊的重要銷售業(yè)務由總裁一人作出決策不夠合理,對于超過單位既定銷售政策和信用政策規(guī)定范圍的特殊銷售業(yè)務,公司應當進行集體決策,防止決策失誤而造成嚴重損失。
⑤對外投資方面,“公司綜合辦公室負責對外投資及處置的可行性研究與評估”,對外投資及處置的可行性研究與評估是兩個不相容的職責,應當由兩個不同的部門負責。
⑥公司制定了《擔保管理制度》,“明確公司的財務部為擔保合同的管理部門,負責公司擔保合同的評估、審批、簽訂、履行、變更、終止和保管工作,同時對擔保業(yè)務發(fā)生后對被擔保人的經(jīng)營情況、資金狀況的事后監(jiān)督制度”,不相容崗位沒有進行有效分離。根據(jù)《內(nèi)部會計控制規(guī)范??D??D??D擔保(試行)》第五條的規(guī)定:“單位應當對擔保業(yè)務建立嚴格的崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責、權限,確保辦理擔保業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。擔保業(yè)務不相容崗位至少包括:(一)擔保業(yè)務的評估與審批;
(二)擔保業(yè)務的審批與執(zhí)行。 單位不得由同一部門或個人辦理擔保業(yè)務的全過程?!?BR>⑦“公司財務會計部負責作為預算管理部門,負責預算的編制(含預算調(diào)整)和預算考核,公司綜合辦公室負責預算的審批,各業(yè)務部門負責預算的執(zhí)行”,存在嚴重缺陷。公司股東大會(股東會)或類似最高權力機構(gòu)(以下統(tǒng)稱職單位最高權力機構(gòu))負責審批單位年度預算方案,而不應由綜合辦公室進行審批。財務會計部作為預算管理部門,不是負責預算的編制(調(diào)整),而是主要負責擬訂預算目標和預算政策;制定預算管理的具體措施和辦法;組織編制、審議、平衡預算草案并報單位最高權力機構(gòu)審批;組織下達預算;協(xié)調(diào)、解決預算編制和執(zhí)行中的問題;考核預算執(zhí)行情況,督促完成預算目標。預算的編制是全員的過程,內(nèi)部生產(chǎn)、投資、籌資、物資管理、人力資源、市場營銷等職能部門具體負責本部門業(yè)務預算的編制、執(zhí)行、控制、分析等工作,并配合預算管理部門做好公司總預算的綜合平衡、控制、分析、考核等工作。
案例分析題二
ABC會計師事務所A和B注冊會計師接受委派,對甲上市公司(以下簡稱甲公司)2004年度會計報表進行審計。甲公司尚未采用計算機記賬。A和B注冊會計師于2004年11月1日至7日對甲公司的內(nèi)部控制制度進行了解和測試,并在相關審計工作底稿中記錄了了解和測試的事項,摘錄如下: (1)甲公司產(chǎn)成品發(fā)出時,由銷售部填制一式四聯(lián)的出庫單。倉庫發(fā)出產(chǎn)成品后,將第一聯(lián)出庫單留存登記產(chǎn)成品卡片,第二聯(lián)銷售部留存,第三、四聯(lián)交會計部會計人員乙登記產(chǎn)成品總賬和明細賬。
(2)會計人員戊負責開具銷售發(fā)票,在開具銷售發(fā)票之前,先核對裝運憑證和相應的經(jīng)批準的銷售單,并根據(jù)已授權批準的商品價目表填寫銷售發(fā)票的價格,根據(jù)裝運憑證上的數(shù)量填寫銷售發(fā)票數(shù)量。
(3)甲公司的材料采購需要經(jīng)授權批準后方可進行,采購部根據(jù)經(jīng)批準的請購單發(fā)出訂購單。貨物運達后,驗收部根據(jù)訂購單的要求驗收貨物,并編制一式多聯(lián)的未連續(xù)編號的驗收單。倉庫根據(jù)驗收單驗收貨物,在驗收單上簽字后,將貨物移入倉庫加以保管。驗收單上有數(shù)量、品名、單價等要素。驗收單一聯(lián)交采購部登記采購明細賬和編制付款憑單,付款憑單經(jīng)批準后,月末交會計部;一聯(lián)交會計部登記材料明細賬,一聯(lián)由倉庫保留并登記材料明細賬。會計部根據(jù)只附驗收單的付款憑單登記有關賬薄。
(4)會計部審核付款憑單后,支付采購款項。甲公司授權會計部的經(jīng)理簽署支票,經(jīng)理將其授權給會計人員丁負責,但保留了支票印章。丁根據(jù)已適當批準的憑單,在確定支票受款人名稱與憑單內(nèi)容一致后簽署支票,并在憑單上加蓋“已支付”的印章。對付款控制程序的穿行測試表明,A和B注冊會計師未發(fā)現(xiàn)與公司規(guī)定有不一致之處。
(5)計劃部根據(jù)批準,簽發(fā)預先編號的生產(chǎn)通知單,生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)通知單填寫一式四聯(lián)的領料單,倉庫發(fā)料后,其中一聯(lián)留存,一聯(lián)連同材料交還領料部,其余兩聯(lián)經(jīng)倉庫登記材料明細賬后送會計部進行材料收發(fā)核算和成本核算。
(6)甲公司股東大會批準董事會的投資權限為1億元以下。董事會決定由總經(jīng)理負責實施??偨?jīng)理決定由
證券部負責總額1億元以下的股票買賣。甲公司規(guī)定:公司劃入營業(yè)部的款項由證券部申請,會計部審核,總經(jīng)理批準后劃轉(zhuǎn)入公司在營業(yè)部開立的資金賬戶。經(jīng)總經(jīng)理批準,證券部直接從營業(yè)部資金賬戶支取款項。證券買賣、資金存取的會計記錄由會計部處理。A和B注冊會計師了解和測試投資的內(nèi)部控制制度后發(fā)現(xiàn):證券部在某營業(yè)部開戶的有關協(xié)議及補充協(xié)議未經(jīng)會計部或其他部門審核。根據(jù)總經(jīng)理的批準,會計部已將8千萬元匯入該戶。證券部處理證券買賣的會計記錄,月底將證券買賣清單交給會計部,會計部據(jù)以匯總登記。
(7)甲公司控股股東的法定代表人同時兼任甲公司的法定代表人,總經(jīng)理是聘任的。在公司章程及相關決議中未具體載明股東大會、董事會、經(jīng)營班子的融資權限和批準程序。經(jīng)了解甲公司由財務部負責融資,2004年根據(jù)總經(jīng)理的批示向工商銀行借入了1億元貸款。
(8)甲公司設立了內(nèi)部審計部,并直接對董事長負責。每年對子公司和各業(yè)務部進行審計,并出具內(nèi)部審計報告。A和B注冊會計師獲取了2004年度所有的內(nèi)部審計報告,經(jīng)抽查表明,內(nèi)部審計報告指出了內(nèi)控存在的缺陷和改進建議。
(9)甲公司設立現(xiàn)金出納員和銀行出納員。銀行出納員負責到銀行取送支票等票據(jù),并登記銀行存款日記賬。月底銀行出納員取得銀行對賬單并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表
(10)員工報銷,需根據(jù)公司的批準手續(xù)報批,會計部對報銷單加以審核,現(xiàn)金出納員見到加蓋核準印章的指出憑證后付款。
要求:
根據(jù)上述摘錄,假定未描述的其他內(nèi)部控制不存在缺陷,請指出甲公司內(nèi)部控制在設計與運行方面的缺陷,并提出改進建議。
【分析與提示】
[1]就甲公司內(nèi)部控制如(1)所述,會計人員乙同時登記產(chǎn)成品總賬和明細賬,不相容職務未進行分離,應建議甲公司由不同的會計人員登記產(chǎn)品總賬和明細賬
[2]就甲公司內(nèi)部控制如(3)(4)所述,驗收單未連續(xù)編號,不能保證所有的采購都已記錄或不被重復記錄。應建議甲公司對驗收單進行連續(xù)編號。
[3]付款憑單未附訂購單及供應商的發(fā)票等,會計部無法核對采購事項是否真實,登記有關賬薄時,金額或數(shù)量可能就會出現(xiàn)差錯。應建議甲公司將訂購單和發(fā)票等與付款憑單一起交會計部。
[4]會計部月末審核付款憑單后才付款。應建議甲公司采購部及時將付款單交會計部,按約定時間付款。
[5]就甲公司內(nèi)部控制如(6)所述,由證券部直接支取款項使授權與執(zhí)行職務未得到分離,不能保證款項安全。應建議甲公司從資金賬戶支取款項時,由會計部審核和記錄、由證券部辦理。
[6]與證券投資有關的活動要由兩個部門控制。有關的協(xié)議未經(jīng)獨立的部門審查,會使有關條款未全部在協(xié)議中載明,可能存在協(xié)議外約定。建議甲公司與營業(yè)部協(xié)議應經(jīng)會計部或法律部審查。證券部自己處理證券買賣的會計處理,業(yè)務的執(zhí)行與記錄不相容職務沒有分離,并且未得到適當?shù)氖跈嗪团鷾?。月末會計部匯總登記證券投資記錄,未及時按每一種證券分別設立明細賬,詳細核算。應建議甲公司由會計部負責對投資進行核算,及時分品種設立明細賬詳細核算。
[7]就甲公司內(nèi)部控制如(7)所述,借款應得到適當?shù)氖跈嗷蚺鷾?。應建議甲公司在公司章程或有關決議中具體規(guī)定股東大會、董事會、經(jīng)營班子的關于籌資的權限和批準程序。
[8]就甲公司內(nèi)部控制如(9)所述,銀行出納編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,不相容職務未分離,憑證和記錄未得到控制。應建議甲公司銀行存款余額調(diào)節(jié)表由出納外的會計人員編制。
來源:-高級會計師考試
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