第三章    職務設計
第一節(jié)    職務設計概述
職務設計是指企業(yè)為了提高工作效率，而采取的修改職務描述和職務資格要求的行為。在企業(yè)剛成立時，管理者對企業(yè)職務設置、職務職責、管理流程的思考就可以理解為一個職務設計的過程。當然，描述這里講的“職務設計”是指企業(yè)已經(jīng)存在了一段時間后的對職務設置、職務職責等重新思考和設計。職務設計的目的是優(yōu)化人力資源配置，為員工創(chuàng)造更加能夠發(fā)揮自身能力，提高工作效率提供有效的管理環(huán)境保障。
一、職務設計的時機
在以下幾種情況出現(xiàn)時，人事經(jīng)理可以考慮職務設計的問題了：
1、職務設置不合理
職務設置并不是很合理，有些職務工作量大，經(jīng)常無法按時完成工作；有些職務工作量小，上班有很多空余時間。提高了人力資源成本，同時破壞了員工之間的公平和和諧，有些員工可能會產(chǎn)生抵觸情緒，影響工作進展。
2、企業(yè)計劃進行管理改革
由于企業(yè)的發(fā)展，或市場的變化，企業(yè)計劃對現(xiàn)有的經(jīng)營模式和管理模式進行改革時，人力資源部門應該配合企業(yè)的改革進行相應的職務設計，使職務能夠適應新形勢的需要。
3、員工職務效率下降
員工工作效率下降的原因很多。如果是由于員工已經(jīng)對現(xiàn)有職務沒有興趣或新鮮感而產(chǎn)生的效率下降，就應該考慮對這些職務進行職務重新設計。
二、職務設計的原則
美國管理學家哈克曼在一篇文章中曾經(jīng)提出了職務分析的以下幾下原則：
1、充分考慮技能的多樣性；
2、充分考慮任務的完整性；
3、要向員工闡明每項任務的意義；
4、要設置職務反饋環(huán)節(jié)。
哈克曼認為，滿足了上述的原則，就可以使員工體驗到工作的重要性和自己所負的責任，及時了解工作的結果，從中產(chǎn)生高度的內(nèi)存激勵作用，形成高質(zhì)量的工作績效及對工作高度的滿足感。
三、職務設計的形式
常見的職務設計的形式有以下四種：
1、工作輪換
工作輪換是指在不同的時間階段，員工會在不同的崗位上進行工作。比如人力資源部門的“招聘專員”工作和“薪酬專員”的工作，從事該項工作的員工可以在一年進行一次工作輪換。
工作輪換的優(yōu)點在于：給員工更多的發(fā)展機會，讓員工感受到工作的新鮮感和工作的刺激；使員工掌握更多的技能；增進不同工作之間員工的理解，提高協(xié)作效率。
但它也有一定的局限性：首先，它只能限于少部分的工作輪換，大多數(shù)的工作是無法進行輪換的，因為很難找到雙方正好都能適合對方職務資格要求的例子；另外，輪換后由于需要熟悉工作，可能會使職務效率降低。
2、工作豐富化
也叫充實工作內(nèi)容，是指在工作內(nèi)容和責任層次上的基本改變，并且使得員工對計劃、組織、控制及個體評價承擔更多的責任。充實工作內(nèi)容主要是讓員工更加完整、更加有責任心地去進行工作，使員工得到工作本身的激勵和成就感。
3、工作擴大化
工作擴大化是指工作的范圍擴大，旨在向工人提供更多的工作，即讓員工完成更多的工作量。當員工對某項職務更加熟練時，提高他的工作量（相應的也提高待遇），會讓員工感到更加充實。
4、以員工為中心的工作再設計
它是將組織的戰(zhàn)略、使命與員工對工作的滿意度相結合。在工作再設計中，充分采納員工對某些問題的改進建議，但是必須要求他們說明這些改變對實現(xiàn)組織的整體目標有哪些益處，是如何實現(xiàn)的。 第二節(jié)    編寫職務描述和職務資格要求
一、職務描述的編寫
職務描述編寫依據(jù)的是職務分析的成果。“職務描述”文件中一般包括基本信息、工作活動和工作程序、工作環(huán)境、任職資格、其他事項等方面的信息。表3—4—2是一個“招聘專員”的職務描述：
表3—4—2“招聘專員”職務描述
職務名稱：招聘專員
所屬部門：人力資源部
直接上級職務：人力資源部經(jīng)理
職務代碼：XL—HR—021
工資等級：9—13
工作目的：為企業(yè)招聘優(yōu)秀、適合的人才
工作要點：
1、  制定和執(zhí)行企業(yè)的招聘計劃
2、  制定、完善和監(jiān)督執(zhí)行企業(yè)的招聘制度
3、  安排應聘人員的面試工作
工作要求：認真負責、有計劃性、熱情周到
工作責任：
1、  根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況，提出人員招聘計劃
2、  執(zhí)行企業(yè)招聘計劃
3、  制定、完善和監(jiān)督執(zhí)行企業(yè)的招聘制度
4、  制定面試工作流程
5、  安排應聘人員的面試工作
6、  應聘人員材料管理
7、  應聘人員材料、證件的鑒別
8、  負責建立企業(yè)人才庫
9、  完成直屬上司交辦的所有工作任務
衡量標準：
1、  上交的報表和報告的時效性和建設性
2、  工作檔案的完整性
3、  應聘人員材料的完整性
工作難點：如何提供詳盡的工作報告
工作禁忌：工作粗心，留有首尾，不能有效地向應聘者介紹企業(yè)的情況
職業(yè)發(fā)展道路：招聘經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理
任職資格：
1、  工作經(jīng)驗：三年以上大型企業(yè)工作經(jīng)驗
2、  專業(yè)背景要求：曾從事人事招聘工作2年以上
3、  學歷要求：本科，大專以上需從事專業(yè)3年以上
4、  年齡要求：25歲以上
5、  個人素質(zhì)：獨立工作能力強，工作認真，責任心強，善于表達，積極熱情；四級英文，熟練使用MS Office 二、職務資格要求的編寫
職務資格要求編寫的依據(jù)是職務分析的成果。“職務描述”文件中一般包括基本信息、知識素質(zhì)要求、心理素質(zhì)要求和綜合素質(zhì)要求等。表3—4—3是一個“招聘專員”的職務資格要求的實例。
表3—4—3 “招聘專員”職務資格要求
職務名稱：招聘專員
所屬部門：人力資源部
直接上級職務：人力資源部經(jīng)理
職務代碼：XL—HR—021
工資等級：9—13
（一）生理要求
年齡：23歲至35歲       性別：不限
身高：女性：1.55—1.70米      男性：1.60—1.85米
體重：與身高成比例，在合理的范圍內(nèi)均可
聽力：正常        視力：矯正視力正常
健康狀況：無殘疾、無傳染病
外貌：無畸形，出眾更佳
聲音：普通話發(fā)音標準、語音和語速正常
（二）知識和技能要求
1、  學歷要求：本科，大專以上需從事專業(yè)3年以上
2、  工作經(jīng)驗：3年以上大型企業(yè)工作經(jīng)驗
3、  專業(yè)背景要求：曾從事人事招聘工作2年以上
4、  英文水平：達到國家四級水平
5、  計算機：熟練使用WINDOWS和MS office系列。
（三）特殊才能要求
1、  語言表達能力：能夠準確、清晰、生動地向應聘者介紹企業(yè)情況；并準確、巧妙地解答應聘者提出的各種問題
2、  文字表述能力：能夠準確、快速的將希望表達的內(nèi)容用文字表述出來，對文字描述很敏感
3、  觀察能力：能夠很快的把握應聘者的心理
4、  邏輯處理能力：能夠?qū)⒍嘞嗖⑿械氖聞瞻才诺木袟l
（四）綜合素質(zhì)
1、  有良好的職業(yè)道德，能夠保守企業(yè)人事秘密
2、  獨立工作能力強，能夠獨立完成布置招聘會場、接待應聘人員、應聘者非智力因素評價等職務
3、  工作認真細心，能認真保管好各類招聘相關材料
4、  有較好的公關能力，能準確的把握同行業(yè)的招聘情況
（五）其他要求
1、  能夠隨時準備出差
2、  不可請一個月以上的假期

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