第四章房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)的企業(yè)管理

第三節(jié)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)的運營管理

一、房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程管理

(一)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程管理的含義和主要內(nèi)容

1.房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程管理的含義

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)運營的核心內(nèi)容就是開展房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)。這些業(yè)務(wù)涉及房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的不同部門和人員，而這些部門和人員的活動之間存在著一定的內(nèi)在聯(lián)系和先后次序要求。房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)流程，實質(zhì)上就是為達(dá)到促成買賣雙方交易這一目標(biāo)而進(jìn)行的一系列邏輯相關(guān)活動的有序集合。其中，活動(如帶客戶看房)是指最小單位的、不可分割的行為。為了高效地開展房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門及各類人員之間需要持續(xù)不斷地進(jìn)行信息交流和傳遞，從而保證各部門、各人員的活動都能滿足房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)在關(guān)聯(lián)及先后次序要求。這就必須對房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)實施業(yè)務(wù)流程管理，即對房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)活動的先后次序、部門及人員分工以及信息傳遞等制定規(guī)則，并監(jiān)督實施。

在業(yè)務(wù)流程管理中，信息傳遞是關(guān)鍵。和其他行業(yè)一樣，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)業(yè)務(wù)運營過程中的信息傳遞一般是通過會議、談話等人與人之間的直接交流來進(jìn)行的。在這種情況下，往往會出現(xiàn)信息傳遞的失誤，造成管理者和被管理者的理解偏差甚至誤解。因此，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始選擇信息化的業(yè)務(wù)流程管理，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)也是如此。

2.房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程管理的主要內(nèi)容

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程管理的主要內(nèi)容就是流程分析和再造。一般包括以下環(huán)節(jié)：

(1)對現(xiàn)有流程進(jìn)行調(diào)研;

(2)繪制現(xiàn)有流程圖，對流程圖中的每個活動進(jìn)行描述;

(3)組織小組討論，找出流程中每個階段存在的問題;

(4)將問題分類，確定解決問題的先后順序;

(5)針對某一問題，尋找解決問題的方法;

(6)選擇最好的解決方案，安排專人負(fù)責(zé)實施;

(7)評估實施結(jié)果，修正解決方案，重新實施;

(8)解決下一個問題，直至問題全部解決;

(9)進(jìn)行新一輪的流程分析和重組。

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程再造，是以活動為基本單位來分析活動之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系——串聯(lián)、并聯(lián)或反饋，再根據(jù)這些活動之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系重新設(shè)計各項活動的關(guān)聯(lián)秩序及相應(yīng)的分工模式和信息傳遞規(guī)則。業(yè)務(wù)流程再造有利于房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)最大限度地實現(xiàn)功能集成和管理職能集成，打破傳統(tǒng)的職能型組織結(jié)構(gòu)，建立過程型組織結(jié)構(gòu)，以實現(xiàn)企業(yè)在速度、質(zhì)量、效率、成本和客戶滿意度等方面的巨大提高。例如“鏈家地產(chǎn)”在創(chuàng)立公司初期就通過“百易安二手房資金托管”，將二手房交易的資金管理環(huán)節(jié)外包，自身專注于提供二手房前期交易和后期產(chǎn)權(quán)過戶的辦理，通過流程的優(yōu)化有效地解決了二手房交易中買賣雙方的顧慮，使二手房交易流程規(guī)范化、透明化，創(chuàng)建了“京城”二手房交易新流程，也樹立了我國存量房交易的范例。隨后對公司內(nèi)部收集房源流程進(jìn)行優(yōu)化，確保了房源的真實存在、真實委托和真實價格，最終使鏈家地產(chǎn)贏得了市場

業(yè)務(wù)流程改造的基本原則是：執(zhí)行改造流程時，參與的人越少越好;在況程服務(wù)對象(顧客)看來，越簡單越好。根據(jù)這一原則的要求，可以采用以下改造策略：

(1)將幾個工序合并，由一個人完成。房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)可以憑借信息技術(shù)的支持，把分割成許多工序或工作的流程按其自然形態(tài)進(jìn)行重組。例如，可以將與房屋有關(guān)的各種協(xié)議、合同、確認(rèn)書以及合同的變更、撤銷等合并到合同簽訂信息流程進(jìn)行統(tǒng)一管理。

(2)將完成幾道工序的人員組成小組或團(tuán)隊共同工作，構(gòu)造新流程。如將負(fù)責(zé)不動產(chǎn)登記信息查詢、登記過戶手續(xù)代辦等活動的人員組成團(tuán)隊，以團(tuán)隊方式開展流程中的工作等。

(二)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程管理的輔助手段

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程管理可以采取的主要方法和措施包括：

1.建立有效的組織保障

運用業(yè)務(wù)流程管理模式主要在于處理好各流程之間的關(guān)系，合理地在各流程之間分配資源。因此，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)必須建立有效的組織保障，這樣才能保證流程管理工作的連續(xù)性和長期性。有效的組織保障包括：建立業(yè)務(wù)流程管理機(jī)構(gòu)，這一機(jī)構(gòu)可以歸入管理流程中;配備強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)來負(fù)責(zé)內(nèi)部的流程管理工作;制定各流程之間的動態(tài)關(guān)系規(guī)則。

2.建立流程管理信息系統(tǒng)

流程管理需要大量的信息，必須以快速而靈敏的信息網(wǎng)絡(luò)來支持。通過流程管理信息系統(tǒng)，決策者可以及時掌握必需的決策信息。流程管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，一方面要構(gòu)造公司內(nèi)部的信息網(wǎng)絡(luò);另一方面要與公司外部的信息網(wǎng)絡(luò)連接，充分利用外部的信息資源。

3.重塑企業(yè)文化

以流程管理模式來構(gòu)造企業(yè)的運行規(guī)則，與傳統(tǒng)的企業(yè)運行規(guī)則完全不同。房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)必須建立與流程管理相適應(yīng)的企業(yè)文化。與流程管理相適應(yīng)的文化基礎(chǔ)是團(tuán)隊精神，即工作小組成員之間的信任感、默契感和積極向上的精神風(fēng)貌等。

4.培養(yǎng)復(fù)合型人才

為了充分挖掘和利用知識和信息的價值，給客戶提供滿意的服務(wù)，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)需要對員工進(jìn)行相關(guān)工序和作業(yè)能力的培訓(xùn)。通過業(yè)務(wù)流程重新整合，對外部的顧客來說，流程變得更為簡便，但內(nèi)部的工作將變得更加復(fù)雜。復(fù)雜的工作需要配備高素質(zhì)、全能的人才。因此，運用流程管理模式的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)，必須加強(qiáng)對員工的教育、培訓(xùn)和輔導(dǎo)。

二、房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)的信息管理

(一)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理的含義

從一般意義上來講，信息管理是人類綜合采用技術(shù)的、經(jīng)濟(jì)的、政策的、法律的和人文的方法和手段對信息流進(jìn)行控制，以提高信息的利用效率、最大限度地實現(xiàn)信息效用價值為目的的一種活動。

從微觀的角度來看，信息管理的目標(biāo)包括麗個方面：一是建立信息集約，即在收集信息的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)信息流的集約控制;二是對信息進(jìn)行整序與挖掘，實現(xiàn)信息的質(zhì)量控制。從宏觀的角度來看，信息管理的目標(biāo)是為了提高社會活動資源的系統(tǒng)功能，最終提高社會活動資源的系統(tǒng)效率。

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)的信息管理是指房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)搜集、加工整理、儲存房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息，通過建立管理系統(tǒng)最大限度地實現(xiàn)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息效用價值的一種活動。房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息是指房源、客源信息、房地產(chǎn)市場信息、房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)行業(yè)信息等與房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)活動有關(guān)的信息的綜合。

(二)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理的意義

信息管理滲透到現(xiàn)代房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)運作的各個環(huán)節(jié)，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)行業(yè)內(nèi)無論是業(yè)務(wù)人員還是管理人員，都已經(jīng)離不開信息管理系統(tǒng)的支持。信息管理系統(tǒng)成為經(jīng)紀(jì)人順利開展工作，提高業(yè)績的工具。首先，為了適應(yīng)企業(yè)數(shù)字化管理的需要，業(yè)務(wù)人員必須把業(yè)務(wù)和計算機(jī)操作結(jié)合，把信息發(fā)送到企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)，利用公盤獲取更多的信息;其次，隨著網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)濟(jì)時代到來，房地產(chǎn)信息服務(wù)企業(yè)隨之出現(xiàn)，專業(yè)的房地產(chǎn)網(wǎng)站增多，經(jīng)紀(jì)人面對越來越多的網(wǎng)民客戶，為了適應(yīng)市場環(huán)境的變化，信息管理的掌握和運用是必然的選擇，也是提高業(yè)績的法寶。很多大規(guī)模的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)都利用經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行房源、客源以及

經(jīng)紀(jì)人的管理;營銷方式上，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)企業(yè)重要的營銷手段，一些發(fā)展迅速的經(jīng)紀(jì)企業(yè)更加重視在傳統(tǒng)營銷方式之上應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的復(fù)合式營銷。例如有些房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)的企業(yè)網(wǎng)站或手機(jī)APP，不僅僅是作為企業(yè)實力和規(guī)范的體現(xiàn)，同時還是作為企業(yè)信息管理的重要工具。此外，很多經(jīng)紀(jì)人員打破傳統(tǒng)門店經(jīng)營模式，開始經(jīng)營網(wǎng)上店鋪，如在新浪二手房網(wǎng)注冊的經(jīng)紀(jì)人可以在這里發(fā)布房源信息，制作房源詳情頁，與客戶在線交流，并且可以調(diào)用數(shù)據(jù)庫的小區(qū)視頻。

(三)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理的內(nèi)容

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：

1.房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的搜集

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息是房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)活動中十分重要的資源，但經(jīng)紀(jì)信息不是自然而然地被經(jīng)紀(jì)人所掌握，而是要通過有意識、有目的的勞動才能將其收集起來。由于房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息量大、覆蓋面寬，所以其收集應(yīng)從多個方面入手。通?？蓮囊韵峦緩竭M(jìn)行收集：

(1)收集報紙、廣播、電視、雜志等公開傳播的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息;

(2)從開發(fā)商、銀行、政府相關(guān)部門等單位調(diào)查、收集房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息;

(3)通過門店接待、上門拜訪、信函或電話詢問、人群聚集場所直接采集;

(4)利用互聯(lián)網(wǎng)、聯(lián)機(jī)系統(tǒng)等計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲取;

(5)利用微信朋友圈、微信群、QQ群等網(wǎng)絡(luò)社交工具采集

2.房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的加工整理

通過各種渠道獲取的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息，其本身的內(nèi)容、形式各種各樣，這給查詢、儲存、利用帶來了很大的難度，所以需要進(jìn)行房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的加工整理。

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息加工整理的程序通常包括鑒別、篩選、整序、編輯和研究這五個環(huán)節(jié)。

(1)鑒別

鑒別就是對房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的準(zhǔn)確性、真實性、可信性進(jìn)行分析，判斷誤差的大小和時效的長短，剔除人為、主觀的部分，使之準(zhǔn)確、客觀。鑒別是房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息加工整理的第一步、是一項非常重要的基礎(chǔ)性工作，也是后續(xù)加工整理環(huán)節(jié)有效開展的重要保障。

(2)篩選

篩選就是對已鑒別的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息進(jìn)行挑選。在挑選的過程中，既要考慮到當(dāng)前的需要，又要兼顧到以后的需要。在考慮當(dāng)前需要時主要考慮信息的深度，而后者則主要考慮信息的廣度。通過篩選，可以減少信息的數(shù)量，將無用信息刪除，將有用信息保留，這樣既可以減少后續(xù)整理加工的工作量，又可以減少以后查詢所需的時間。

(3)整序

整序就是將不同的、雜亂無序的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息按一定標(biāo)準(zhǔn)、方法加以整理歸類。整序的主要方法就是分類，將相同的信息歸為一類，將性質(zhì)相似的類別排在一起。這樣做的主要目的是為了便于查詢，能夠減少查詢時間。

(4)編輯

編輯就是對整序后的信息進(jìn)行具體的文字整理過程，是整個加工整理過程中最關(guān)鍵的工作。在編輯的過程中要注意簡單明了、重點突出，同時要注意語義表達(dá)的準(zhǔn)確性。

(5)研究

研究是一種較高層次的信息加工整理步驟。它是在對大量信息綜合分析的基礎(chǔ)上，經(jīng)過分析、判斷、思考，產(chǎn)生具有深度和新價值的信息。房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人要經(jīng)常對信息進(jìn)行綜合的分析和研究，以提高自身判斷、思考能力，在挖掘市場內(nèi)在規(guī)律的基礎(chǔ)上，對其未來發(fā)展趨勢有一個相對準(zhǔn)確的預(yù)測。

信息通過加工整理之后，通常以表格、圖片、文字報告等形式展現(xiàn)出來。其中表格是最常見的一種形式。房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)對本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)類信息的整理，通常采取這種表格形式，一般可分為日報表、周報表、月報表等。日報表一般就是將當(dāng)日發(fā)生的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息加以歸類，主要是以數(shù)據(jù)為主。周報表是在日報表的基礎(chǔ)上，通過將一周七天的日報表數(shù)據(jù)匯總得出，除了數(shù)據(jù)的匯總，還附有一些文字分析，闡述本周的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)狀況，并分析原因等。月報表是建立在周報表的基礎(chǔ)上，文字的分析更為詳細(xì)，并預(yù)測未來房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)的變化情況。

在房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)的諸多信息表格中，有一種非常重要的表格——客戶登記表。客戶登記表是客戶資料中最重要的報表。通過客戶登記表既可以反映客戶人數(shù)的變化、所屬區(qū)域變化、產(chǎn)生客戶區(qū)域變化的原因;還可以反映客戶需求的變化，變化的原因;并且可以反映政策的變化所導(dǎo)致的銷售情況的變化以及退房的人數(shù)、原因等。

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)通過信息加工整理而產(chǎn)生的新信息，通常以文字與表格相結(jié)合的形式來反映。例如，新樓盤的結(jié)案分析，其中會有反映銷售過程、進(jìn)度、業(yè)績的表格以及對銷售過程中得失的文字分析。

3.房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的儲存

在房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的管理中，除了房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的搜集和加工整理之外，還應(yīng)該注重房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的儲存。因為房地產(chǎn)信息無法完全依靠文字來描述的，例如戶型設(shè)計、建筑外觀、地理位置等，這些信息必須依靠圖形來進(jìn)行描述，必要的時候還需要影像資料的輔助才能很好地展示物業(yè)的信息。因此。需要一種可靠的、能夠儲存多媒體信息的方式，將同一個房源的不同資料放在一起，以便查詢和維護(hù)。

在各類房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息中，房源信息尤其重要，它就像是房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)的“存貨”。房源信息的儲存，經(jīng)歷了不同載體的演進(jìn)過程：

1)紙張載體

將房源的有關(guān)信息記錄在紙張上，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊，這是以“紙張”作為載體的房源信息處理方式。因為在對房源資料進(jìn)行查詢、更新時效率較低，這種方式已逐漸被淘汰。目前，仍舊采用這種方式管理房源信息的一般是小型的單店式房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)。

2)計算機(jī)

利用計算機(jī)記載、更新房源信息，比“紙張載體”的效率要高，但相對于更先進(jìn)的計算機(jī)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)而言，它在信息共享等方面仍存在較大不足，因此具備足夠經(jīng)濟(jì)實力的經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)，往往寧愿投入更大的成本，建立計算機(jī)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)。

3)計算機(jī)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使房源信息的處理更為便捷，信息的傳遞也更為快速。這是目前許多大型房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)所采用的房源信息處理方式。它具有的超大容量的信息存儲、自動化的信息處理和快速傳輸?shù)裙δ?，大大提高了房源信息處理的效率?/p>

計算機(jī)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)也大大提高了經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)的從業(yè)人員協(xié)同辦公的意識，比如某個房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人跟業(yè)主溝通之后，把最新的情況寫在了備注里，通過聯(lián)機(jī)系統(tǒng)，其他的同事很快就可以了解到該信息。

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)在日常業(yè)務(wù)記錄和檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)充分利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段搜集、記錄、整理房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息和文件資料，既減少了手工操作，提高了工作效率，還降低了人為因素對信息內(nèi)容的干擾，更便于信息的保存。

(四)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理的原則

1.重視房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的系統(tǒng)性

由于房地產(chǎn)市場和房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)活動的紛繁復(fù)雜，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)活動所需要的信息不是零星的、孤立的、個別的，而是大量的、系統(tǒng)的、連續(xù)的，涉及房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)活動的方方面面。重視系統(tǒng)性，就是要通過房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息管理，一是保證房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的完整性，盡可能全面準(zhǔn)確地反映房源、客源、市場和行業(yè)的實際狀況;二是保證房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息在時間上的連續(xù)性;三是對房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息及時進(jìn)行更新和維護(hù)，以保證其時效性。

2.加強(qiáng)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的目的性

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息直接作用于房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)活動的過程之中，而這種活動是人們有意識、有目的的自覺行為，因此它具有比其他信息更明顯的目的性特征。房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息管理，包括搜集、加工、整理和利用都應(yīng)圍繞房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)活動的目的而展開，如某一個待售樓盤，某一套代售房源，或是房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)自身著重專注的某類市場、某類客戶等。只有這樣，才能節(jié)約房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的獲取成本，提高房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益。

3.提高房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的時效性

隨著時間推移以及房地產(chǎn)市場環(huán)境和市場主體的不斷變化，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的有效性也隨之發(fā)生變化，因此，提高房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)的時效性，是房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理的重要任務(wù)之一。提高房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的時效性，一方面要對信息庫進(jìn)行及時的更新和維護(hù);另一方面要提高信息利用的效率，盡量使信息在最短的時間內(nèi)發(fā)揮作用。

4.實現(xiàn)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的共享性

信息共享是房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理所要實現(xiàn)的主要功能之一。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的共享提供了手段。在房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息管理中引入計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可改變原有的信息處理和查詢方式，提高信息管理和利用的效率。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以傳遞的多媒體信息包括文字、圖片以及三維動態(tài)模擬信息等，其傳遞的信息量也不是傳統(tǒng)媒體所能企及的，而且計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以突破時間、空間的限制，能夠在不同地方、任何時段為客戶提供服務(wù)。

(五)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理系統(tǒng)

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)為了及時搜集掌握準(zhǔn)確、可靠的信息，快速加工和處理信息，并對這些信息加以高效率的利用，必須建立一個功能齊全和高效的信息管理系統(tǒng)，以加強(qiáng)和完善對房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的管理。

1.房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理系統(tǒng)設(shè)計的原則

(1)網(wǎng)絡(luò)化原則

21世紀(jì)是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的網(wǎng)絡(luò)化管理是必然趨勢。首先，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息的網(wǎng)絡(luò)化徹底改變了傳統(tǒng)的廣告媒體宣傳，發(fā)放售樓書等耗費成本較大的信息發(fā)布和管理方式，可以在較短的時間內(nèi)實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的上傳、處理，使房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息在盡可能短的時間，最大限度地展現(xiàn)給市場，并得以有效的利用，從而節(jié)約大量的時間和成本。其次，網(wǎng)絡(luò)化管理還為房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)實現(xiàn)信息共享提供了平臺。最后，網(wǎng)絡(luò)化管理可以通過網(wǎng)絡(luò)公開性，突破房地產(chǎn)交易時間和空間的局限，可以將房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)服務(wù)的觸角擴(kuò)展到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以到達(dá)的所有角落，這也是房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理的必然趨勢。

(2)共享原則

信息共享，是房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理的必然趨勢。房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)需要通過其信息管理系統(tǒng)，建立企業(yè)的信息共享平臺，既可以提高企業(yè)內(nèi)部辦公與信息交流效率，同時為協(xié)同辦公提供基礎(chǔ)。信息共享平臺的主要功能有：解決房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)服務(wù)過程中參與各方在溝通、協(xié)作、控制等方面存在的問題，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源共享的最大化，提高辦公效率;增強(qiáng)部門職能，增強(qiáng)信息引導(dǎo)和信息服務(wù)，為全面實現(xiàn)網(wǎng)上辦公建立基礎(chǔ);建立共享資源庫，為企業(yè)管理者提供基礎(chǔ)決策信息。

(3)協(xié)同原則

協(xié)同的最基本含義是協(xié)同工作，也就是多人相互配合完成同一目標(biāo)。協(xié)同概念包含四個方面的含義：人的協(xié)同、信息協(xié)同、應(yīng)用協(xié)同和流程協(xié)同，其中，人的協(xié)同是核心內(nèi)容?！爱a(chǎn)品協(xié)同商務(wù)之父”Jim Hepplemann指出：以人為本的協(xié)同工作將成為今后衡量企業(yè)是否真正具有競爭力的核心。

協(xié)同原則要求房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計，在提供信息共享平臺的基礎(chǔ)上，構(gòu)筑協(xié)同辦公的平臺。協(xié)同辦公平臺首先是一個溝通的平臺，用以全面實現(xiàn)溝通過程的時效性、完整性和有效性;其次是一個管理和協(xié)作平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)團(tuán)隊協(xié)作，比如，項目管理、流程管理、事務(wù)管理等。這樣才能做到隨需應(yīng)變、動態(tài)適應(yīng)，實現(xiàn)柔性管理;再次是知識中心和應(yīng)用運行支持平臺。人和行為的協(xié)同就要以人為中心重新組織應(yīng)用、數(shù)據(jù)、信息和知識。

2.房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理系統(tǒng)的架構(gòu)

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息是房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)最重要的經(jīng)營資源，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)必須對房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)信息進(jìn)行有效的管理。由于計算機(jī)系統(tǒng)具有超大容量的信息存儲功能、自動化信息處理和快速傳輸功能，因此，計算機(jī)系統(tǒng)成為房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息管理的重要工具。目前國內(nèi)一些大型的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)都非常重視建立企業(yè)的計算機(jī)信息管理系統(tǒng)。房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)信息管理系統(tǒng)通常包括以下子系統(tǒng)：

(1)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

這類系統(tǒng)把現(xiàn)有房源信息、銷售合同、費用憑證、需求客戶等以一定的數(shù)據(jù)格式錄入計算機(jī)里，以數(shù)字的形式保存起來，可以隨時查詢和維護(hù)，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的數(shù)字化，并可通過局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的對接實現(xiàn)與企業(yè)外部的信息交流。

(2)流程控制系統(tǒng)

這類系統(tǒng)把企業(yè)已經(jīng)規(guī)范的一些流程以軟件程序的方式固化下來，使得流程所涉及的崗位員工的工作更加規(guī)范高效，減少人為控制，同時提升客戶滿意度。比如客戶前來付款，財務(wù)人員打開信息系統(tǒng)，輸入客戶的名稱和交易代碼，就可以直接顯示該客戶的詳細(xì)交易信息，如何時前來咨詢、何時登記、何時簽訂合同等信息，并且可以顯示出該客戶的費用支付情況等信息，而這些信息是對不同崗位信息的綜合。

(3)輔助決策系統(tǒng)

這類系統(tǒng)通過對信息化的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的加工處理，運用一定的計算模型，為管理和決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。以成本和費用控制為例，通常是通過月末的數(shù)據(jù)報表才能了解到資金的流向以及進(jìn)行事后控制。而采用計算管理系統(tǒng)后，實現(xiàn)了對每一筆業(yè)務(wù)情況的及時錄入，并可以及時歸納各科目費用，按崗位、按部門、按項目進(jìn)行匯總，掌握費用支出動態(tài)。同時還能夠針對某些需重點控制的費用或費用率制定計劃，并就計劃的落實情況進(jìn)行跟蹤和考核，發(fā)現(xiàn)異?？杉皶r調(diào)整，從而實現(xiàn)了對費用的實時控制，并根據(jù)具體情況進(jìn)行調(diào)整。

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