第三節(jié) 房源信息的管理與維護(hù)

一、房源信息分類管理

房源分類管理主要是為了提高房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人對房源信息系統(tǒng)管理，提高房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人的工作效率，實(shí)現(xiàn)快速查詢、快速匹配、快速流通、快速成交。

(一)房源信息分類原則

1.按級(jí)分類原則

分類檢索就是遵循快速檢索、查詢的規(guī)則，分級(jí)別一級(jí)分類、二級(jí)分類、三級(jí)分類、四級(jí)分類……這樣有利于房源分類管理工作更系統(tǒng)、更清晰化、更精細(xì)，見表3-10。

2.簡單實(shí)用原則

房源分類管理應(yīng)該結(jié)合房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)和房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人的實(shí)際情況，分類簡單、容易理解，實(shí)用，方便操作。例如：某房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人精耕某區(qū)域內(nèi)的幾個(gè)樓盤，從其作業(yè)習(xí)慣可能會(huì)將樓盤名稱作為一級(jí)分類，將租售類型作為二級(jí)分類，將戶型作為三級(jí)分類，對其而言這樣更高效、更方便管理。

3.主次分明的原則

由于每個(gè)人投入的精力、時(shí)間有限，眾多的房源信息如果房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人要將其精力和時(shí)間平均分配到每套房源上并不現(xiàn)實(shí)，也不科學(xué)。要使房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)作業(yè)更高效，也要尊重時(shí)間科學(xué)管理原則，所以房源分類管理上應(yīng)該根據(jù)房源的優(yōu)質(zhì)等級(jí)、緊急程度等劃分，有主有次、有先有后地進(jìn)行維護(hù)和營銷推廣。

(二)房源信息分類管理

房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人最基本的職責(zé)是促成交易雙方成交。經(jīng)紀(jì)人面對眾多的房源，究竟如何開展?fàn)I銷呢?是不是對每一套房子都要付出同樣的營銷成本呢?答案自然是否定的。經(jīng)紀(jì)人要提高成交效率，就應(yīng)將房源信息進(jìn)行細(xì)分，哪類房子屬于優(yōu)質(zhì)房源?哪類房子的成交概率最高?經(jīng)紀(jì)人在日常業(yè)務(wù)工作中培養(yǎng)出對房源細(xì)分的能力，就能很快判斷優(yōu)勢房源。

1.分類標(biāo)準(zhǔn)

一般來說，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人可以根據(jù)若干個(gè)因素對房源成交概率以及成交周期進(jìn)行比較，將房源分成不同的等級(jí)。例如，位于熱銷地段、產(chǎn)權(quán)清晰、具備合法的交易資格、業(yè)主出售意向堅(jiān)定、心理價(jià)位較接近市場價(jià)格的房源，其銷售難度比較小，銷售周期也比較短。這類物業(yè)可將其歸為優(yōu)質(zhì)房源，進(jìn)行重點(diǎn)銷售。而對于一些存在某些瑕疵，或其他交易障礙的物業(yè)則可歸為一般房源，作為優(yōu)質(zhì)房源的補(bǔ)充，參見表3-11。需要注意的是，該分類是從銷售難易角度進(jìn)行劃分的，并不完全代表物業(yè)質(zhì)量的好壞。

為了更加深入地分析房源，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)也可以從客戶需求角度出發(fā)，按照優(yōu)質(zhì)房源、房源來源渠道和業(yè)主換房路線三個(gè)層面解讀房源信息。優(yōu)質(zhì)房源一般包括指最近一周帶看最多的5套房、新增的速銷房、近期的聚焦房三種類型。房源來源渠道指該套房源通過什么渠道接觸到業(yè)主，業(yè)主委托給房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人銷售或出租的方式是老客戶介紹、企業(yè)品牌、社區(qū)內(nèi)唯一的經(jīng)紀(jì)門店、互聯(lián)網(wǎng)廣告、其他經(jīng)紀(jì)人推薦等。業(yè)主換房路線也是分析房源信息的重要內(nèi)容。業(yè)主換房路線是指房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人通過分析本盤業(yè)主賣房后又去其他小區(qū)購房置業(yè)，分析客戶的置業(yè)趨勢，為今后服務(wù)其他業(yè)主而形成連環(huán)單打下基礎(chǔ)。比如，多個(gè)業(yè)主賣房后打算購買學(xué)區(qū)房，因而去多個(gè)學(xué)區(qū)房社區(qū)看房，或者賣房后去其他休閑城市置業(yè)等。

按照房源具備可售性條件的優(yōu)劣性，將房源劃分為優(yōu)質(zhì)房源和一般房源。具體劃分依據(jù)和房源特征見表3-11。

按照房源的交易形式可劃分為：出租房源、出售房源、租售房源。

按照房源的委托形式可劃分為：獨(dú)家委托房源、非獨(dú)家委托房源、無書面委托房源。

按照產(chǎn)品性質(zhì)可劃分為：住宅類房源(普通住宅、非普通住宅)、非住宅類房源(商鋪、寫字樓、公寓、停車樓、廠房等)。

按照就讀學(xué)?？煞譃椋簩W(xué)區(qū)房、非學(xué)區(qū)房。

此外還可以按照樓盤名稱、戶型、產(chǎn)權(quán)性質(zhì)、建筑結(jié)構(gòu)、建成年限、是否免營業(yè)稅或個(gè)稅、服務(wù)區(qū)域內(nèi)和服務(wù)區(qū)域外等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分。

2.分類管理

根據(jù)分類原則以及結(jié)合房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)和房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人的市場定位，選擇自己的分類規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)。對于重點(diǎn)房源，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人應(yīng)該集中精力、投入時(shí)間，重點(diǎn)聯(lián)絡(luò)跟進(jìn)、營銷推廣，以求快速促成交易;對于非重點(diǎn)房源，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人應(yīng)該保持聯(lián)絡(luò)、持續(xù)跟蹤、定期回訪、及時(shí)更新。利用企業(yè)內(nèi)部信息管理軟件對分類房源信息進(jìn)行更好地管理，例如對于要定期回訪的房源設(shè)置跟進(jìn)回訪的提醒時(shí)間，同時(shí)每次跟進(jìn)都做好訪問記錄，留下信息累積。

二、房源信息管理制度

房源信息共享管理制度，主要依據(jù)市場的現(xiàn)狀以及房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)自身的特點(diǎn)和發(fā)展需要進(jìn)行設(shè)定。在這里介紹的私盤制、公盤制和混合制，各有優(yōu)劣之處，適合不同規(guī)模、不同發(fā)展階段的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)。

(一)私盤制

房源信息由接受業(yè)主(委托人)委托的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人錄入信息管理系統(tǒng)，其他經(jīng)紀(jì)人只能查看房源的基本信息(物業(yè)名稱、房型、面積、出售價(jià)格、配套設(shè)施等)，房源信息中的棟座號(hào)、樓層、房間號(hào)、業(yè)主聯(lián)系方式等關(guān)鍵信息只有該受托經(jīng)紀(jì)人及其上級(jí)主管才能看到。其他經(jīng)紀(jì)人要聯(lián)系該物業(yè)業(yè)主(委托人)，只能通過該經(jīng)紀(jì)人采取合作方式，當(dāng)交易達(dá)成之后，該受托經(jīng)紀(jì)人可分得作為房源持有方的規(guī)定比例的傭金(一般是50%)。

私盤制的優(yōu)點(diǎn)表現(xiàn)在有利于保障收集房源信息的經(jīng)紀(jì)人利益，有利于調(diào)動(dòng)經(jīng)紀(jì)人收集房源信息的積極性，有利于專人服務(wù)業(yè)主、避免多人聯(lián)系給業(yè)主帶來的不必要的騷擾。因?yàn)榻?jīng)紀(jì)人收集的房源信息越多，促成交易的機(jī)會(huì)就越大，他所分到的傭金也就會(huì)越多。

私盤制的缺點(diǎn)則表現(xiàn)在不利于信息資源的快速流通、容易導(dǎo)致效率低下，當(dāng)一個(gè)經(jīng)紀(jì)人持有大量房源時(shí)可能出現(xiàn)精力不足、無暇兼顧，這樣使得房源信息的利用率大大下降，無法為委托業(yè)主提供及時(shí)的服務(wù)。此外，在房客源匹配上，該受托經(jīng)紀(jì)人可能從利己角度出發(fā)優(yōu)先考慮與自己的客源進(jìn)行匹配，這樣反而阻礙了與其他經(jīng)紀(jì)人合作得順暢，容易錯(cuò)失成交機(jī)會(huì)，降低成交的效率。

(三)公盤制

公盤制，是指在一個(gè)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部，或者幾個(gè)聯(lián)盟房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)之間，或者一定區(qū)域范圍內(nèi)加入聯(lián)盟的全部房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)，將所有房源信息完全共享。目前，我國大部分直營房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部均采用公盤制達(dá)到房源信息共享的目的。

公盤制的優(yōu)點(diǎn)表現(xiàn)在信息完全共享，有利于新人職的經(jīng)紀(jì)人進(jìn)入工作狀態(tài)，經(jīng)紀(jì)人可以快速聯(lián)系匹配到的房源業(yè)主并及時(shí)帶看，從而大大提高工作效率，因?yàn)闊o需再通過持盤經(jīng)紀(jì)人合作，所以使得信息有效利用率更高、流通更快速;強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作多勞多得，一般公盤制會(huì)對經(jīng)紀(jì)人業(yè)務(wù)動(dòng)作細(xì)分，房源開發(fā)、鑰匙委托、獨(dú)家委托、磋商促成等可能由不同經(jīng)紀(jì)人完成上述作業(yè)，而在傭金分配上只要為該房源的交易付出貢獻(xiàn)的均可以按照貢獻(xiàn)分到一定比例的傭金。

公盤制的缺點(diǎn)表現(xiàn)在主要是不利于激發(fā)房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人收集房源信息的積極性，部分經(jīng)紀(jì)人為了個(gè)人的利益，會(huì)出現(xiàn)“留盤”行為。而且，房源信息較容易外泄。因?yàn)榻?jīng)紀(jì)人開展經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)時(shí)存在著明顯的區(qū)域性，如在A區(qū)工作的經(jīng)紀(jì)人甲一般不會(huì)去做B區(qū)的業(yè)務(wù)，這時(shí)，甲就有可能將自己在公司里獲知的B區(qū)的房源信息，透露給在B區(qū)其他經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)的經(jīng)紀(jì)人乙。另外，可能出現(xiàn)有的房源信息多個(gè)經(jīng)紀(jì)人同時(shí)在跟進(jìn)，造成重復(fù)作業(yè)和對業(yè)主的騷擾，也容易導(dǎo)致員工內(nèi)部利益沖突。

(三)混合制

混合制則是公盤制和私盤制的混合使用，有一種是限定區(qū)域公盤(限定區(qū)域內(nèi)公盤制、區(qū)域外私盤制)，例如，某房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)在A區(qū)、B區(qū)各自區(qū)域內(nèi)實(shí)行公盤制，信息完全共享，但是A區(qū)和B區(qū)之間則私盤制，信息不完全共享，這種情況在以特許經(jīng)營模式為主的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)較為普遍。另一種是限定數(shù)量私盤(經(jīng)紀(jì)人個(gè)人可擁有限定數(shù)量的私盤，超出限定數(shù)量的均為公盤)，例如某房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)機(jī)構(gòu)規(guī)定公司經(jīng)紀(jì)人每人最多只能有10條房源信息設(shè)置為私盤。其余均為公盤。上述兩種主要結(jié)合公盤制和私盤制可能存在的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行混合使用。

三、房源信息更新維護(hù)

房源信息的時(shí)效性非常強(qiáng)，因此必須不斷對房源信息進(jìn)行更新，以保證其有效性。一般來說，對房源信息的更新要注意以下幾點(diǎn)：

(一)周期性回訪

對房源的業(yè)主(委托方)進(jìn)行周期性訪問，這是保證房源信息時(shí)效性的重要手段。將房源分為不同的級(jí)別，對于不同等級(jí)的房源制訂不同的訪問計(jì)劃與訪問期限。比如：將房源按照銷售的難易度分為A、B、C、D四個(gè)等級(jí)，見表3-12。

處于在售或在租狀態(tài)的房源被稱之“有效房源”，它們在經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)中的作用 不言而喻。已完成交易的房源或者由于其他原因停止出租與出售的房源屬于“無 效房源”。值得注意的是，這些無效房源的作用有時(shí)會(huì)被經(jīng)紀(jì)人忽略，因而也就 將它們“打入冷宮”，不再花費(fèi)大量時(shí)間和精力對它們進(jìn)行更新。這種做法是不 科學(xué)的，因?yàn)殡S著時(shí)間的推移，這種“無效房源”也有可能再次變?yōu)椤坝行Х?源”，再次上市進(jìn)入交易市場。

例如：房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人將房源A成功銷售給業(yè)主李某，但李某人住一段時(shí)間之后想換更大的房子，欲將房源A再轉(zhuǎn)手出售。那么，房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)人在對該“無效房源”進(jìn)行再次訪問，該“無效房源”將重新變回“有效房源”，不僅可能獲得房源A的出售委托，還可能獲得客戶李某的求購委托。而對于租賃房源，其變化狀態(tài)更頻繁，可能經(jīng)常在“有效”與“無效”之間變換。

(二)回訪信息的累積

隨著時(shí)間的推移，業(yè)主(委托方)的出售或出租心態(tài)可能受到內(nèi)外界因素影響而產(chǎn)生變化，因此對房源的每一次回訪都應(yīng)將有關(guān)信息記錄下來，它可以真實(shí)記錄和反映業(yè)主(委托方)的心態(tài)變化過程，業(yè)主心態(tài)的變化最終會(huì)引起房源信息的變化?；卦L信息的不斷積累將為以后的再次回訪提供參考，獲得更準(zhǔn)確有效的信息，進(jìn)一步提高成交的幾率。

例如，由于對市場信息的了解程度發(fā)生變化，市場趨漲或趨跌的氛圍會(huì)影響業(yè)主的心理價(jià)位，又或者由于業(yè)主自身急需資金，會(huì)調(diào)低其心理價(jià)位等，都影響著整個(gè)銷售進(jìn)度與最終交易價(jià)格。

(三)房源信息狀態(tài)的及時(shí)更新

房源信息狀態(tài)分為有效(在租、在售、租售)、定金、無效(我租我售、他租他售、暫緩租/售)。根據(jù)每一次的房源帶看結(jié)果及房源的買賣(租賃)交易進(jìn)程，錄入相應(yīng)的房源狀態(tài)(在租、在售、租售)，從而實(shí)現(xiàn)房源信息的及時(shí)更新與循環(huán)利用。

房源業(yè)主與客戶簽訂了定金協(xié)議，房源將從有效狀態(tài)轉(zhuǎn)為定金狀態(tài);定金狀態(tài)的房源，若超過預(yù)定簽約日期仍未簽約，出現(xiàn)退訂，則該房源變?yōu)橛行顟B(tài)(在租、在售、租售);房源業(yè)主與客戶簽訂了租賃/置換合同，房源從有效或定金狀態(tài)轉(zhuǎn)為簽約狀態(tài)，至此交易結(jié)束，房源狀態(tài)將變?yōu)闊o效(我租我售、他租他售)?；蛘邩I(yè)主由于某些原因暫不出租出售房屋，則房源狀態(tài)也變成無效(暫緩租/售)。每一輪交易的結(jié)束點(diǎn)將是新一輪交易的起始點(diǎn)，即成交客戶的無效房源可轉(zhuǎn)化為有效房源，成交客戶的維護(hù)人通過對成交客戶的維護(hù)，發(fā)掘出新的需求，獲取委托之后可以進(jìn)行房源、客源的錄入，房源的狀態(tài)將轉(zhuǎn)為有效，新一輪的房源交易將會(huì)開始。

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