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職位說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容

職位說(shuō)明書(shū)包括兩個(gè)部分,即:工作描述和工作規(guī)范(又稱(chēng)為任職資格)。其中,工作描述是主要涉及工作執(zhí)行者實(shí)際在做什么、如何做以及在什么條件下做的一種書(shū)面文件；而工作規(guī)范說(shuō)明工作執(zhí)行者為了圓滿完成工作所必須具備的知識(shí)、能力、技術(shù)以及其他要求。這兩部分并非簡(jiǎn)單的羅列,而是通過(guò)客觀的內(nèi)在邏輯形成一個(gè)完整的系統(tǒng)。

(一)工作描述

工作描述是對(duì)職位本身的內(nèi)涵和外延加以規(guī)范的描述性文件。工作描述,區(qū)分于工作規(guī)范,它是對(duì)有關(guān)工作職責(zé)、工作活動(dòng)、工作條件以及工作對(duì)人身安全危害程度等工作特性方面的信息所進(jìn)行的書(shū)面描述。

工作描述包含如下內(nèi)容:

(1)工作標(biāo)識(shí),它是關(guān)于職位的基本信息,包括職位基本信息(如工作名稱(chēng)、職位代碼等)和工作分析基本信息(職位說(shuō)明書(shū)的有效期、批準(zhǔn)人等)。

(2)工作摘要,它是對(duì)工作內(nèi)容的簡(jiǎn)單概括,通常用簡(jiǎn)潔、明確的一句話表述該職位的工作內(nèi)容和存在的價(jià)值,包括該職位的主要職責(zé)、范圍和設(shè)立的目的。它能夠使閱讀者快速方便地了解工作的總體性質(zhì)、中心任務(wù)和工作目標(biāo),理解該職位的特點(diǎn)并與其他職位相區(qū)分。

(3)工作職責(zé),是指該職位通過(guò)一系列什么樣的活動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo),并取得什么樣的工作成果。它通常包括:日常工作、上級(jí)分配任務(wù)的質(zhì)量和數(shù)量、與企業(yè)內(nèi)外人員的關(guān)系、對(duì)于經(jīng)營(yíng)記錄和利潤(rùn)等的責(zé)任、與上級(jí)和下級(jí)的權(quán)責(zé)關(guān)系、所要使用的設(shè)備與機(jī)器。

(4)工作權(quán)限,是指根據(jù)該職位的工作目標(biāo)與工作職責(zé),企業(yè)賦予該職位的決策范圍、層級(jí)與控制力度。編寫(xiě)工作權(quán)限是為了對(duì)職責(zé)的履行進(jìn)行清楚的界定,這有利于明確職責(zé)邊界,防止在工作中產(chǎn)生相互推諉的現(xiàn)象。

(5)績(jī)效標(biāo)準(zhǔn),是在明確界定工作職責(zé)的基礎(chǔ)上,對(duì)如何衡量每項(xiàng)職責(zé)完成情況的規(guī)定。常見(jiàn)的指標(biāo)包括:銷(xiāo)售額、市場(chǎng)占有率、工作完成的及時(shí)性、設(shè)備利用率、事故率、客戶投訴率等。

(6)工作關(guān)系,包含兩部分內(nèi)容:第一部分是該職位在企業(yè)中的位置,用企業(yè)結(jié)構(gòu)圖來(lái)反映；第二部分是該職位任職者在工作過(guò)程中與企業(yè)內(nèi)部和外部各單位之間的工作聯(lián)系,包括聯(lián)系的對(duì)象、聯(lián)系的內(nèi)容、聯(lián)系的方式和聯(lián)系的頻次。

(7)工作環(huán)境條件,工作環(huán)境界定的是經(jīng)常性工作場(chǎng)所的自然環(huán)境、安全環(huán)境(工作危險(xiǎn)性)和社會(huì)環(huán)境。此外,工作環(huán)境還關(guān)注由于工作本身或工作環(huán)境的特點(diǎn)給任職者帶來(lái)的工作壓力,主要包括:工作時(shí)間的波動(dòng)性、出差時(shí)間的百分比、工作負(fù)荷的大小等等。

(二)工作規(guī)范

工作規(guī)范又稱(chēng)為任職資格,它界定了工作對(duì)任職者的教育程度、資格證書(shū)、工作經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)、知識(shí)、工作技能、能力、心理品質(zhì)等方面的要求。當(dāng)它作為招聘甄選的依據(jù)時(shí),也可以視為任職要求或者雇傭標(biāo)準(zhǔn)。區(qū)別于工作描述是對(duì)職位本身的內(nèi)涵和外延加以規(guī)范,工作規(guī)范是對(duì)人的要求。

工作規(guī)范包括如下內(nèi)容:

(1)教育程度要求,主要包含學(xué)歷要求和專(zhuān)業(yè)要求兩方面內(nèi)容。學(xué)歷要求是指勝任該職位所需要的最低學(xué)歷;專(zhuān)業(yè)要求是指任職者需要具備什么樣的專(zhuān)業(yè)才能承擔(dān)該職位工作。

(2)資格證書(shū)要求,是指國(guó)家或行業(yè)規(guī)定的任職者必須持有的資格證書(shū)。

(3)工作經(jīng)驗(yàn)要求,是指該工作的任職者需要具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)?？梢詮娜矫鎭?lái)描述,即社會(huì)工作經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)和管理工作經(jīng)驗(yàn)。

(4)培訓(xùn)要求,一般包括每年需要的工作培訓(xùn)(在崗培訓(xùn)、脫崗培訓(xùn)或者自我培訓(xùn))時(shí)間、培訓(xùn)的內(nèi)容以及培訓(xùn)方式。

(5)知識(shí)要求,工作對(duì)任職者的知識(shí)要求可以分四個(gè)層級(jí)來(lái)描述:與工作相關(guān)的基礎(chǔ)理論知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、企業(yè)知識(shí)、相關(guān)的政策法律知識(shí)及其他。

(6)工作技能要求,是指對(duì)與工作相關(guān)的工具、技術(shù)和方法的運(yùn)用。

(7)心理品質(zhì)要求,是根據(jù)職位的性質(zhì)和特點(diǎn),對(duì)員工心理素質(zhì)及其發(fā)展程度的要求所進(jìn)行的綜合分析。

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