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第五節(jié) 會計賬簿

一、會計賬簿的意義和種類

(一)會計賬簿的意義

填制與審核會計憑證，可以將每天發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行如實、正確的記錄，明確其經(jīng)濟(jì)責(zé)任。但會計憑證數(shù)量繁多、信息分散，缺乏系統(tǒng)性，不便于會計信息的整理與報告。為了全面、系統(tǒng)、連續(xù)地核算和監(jiān)督單位的經(jīng)濟(jì)活動及其財務(wù)收支情況，應(yīng)設(shè)置會計賬簿。會計賬簿(簡稱賬簿)是指由一定格式賬頁組成的，以會計憑證為依據(jù)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。設(shè)置和登記賬簿，是編制會計報表的基礎(chǔ)，是連接會計憑證與會計報表的中間環(huán)節(jié)，在會計核算中具有重要意義。

1.通過賬簿的設(shè)置和登記，記載、儲存會計信息。將會計憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一一記入有關(guān)賬簿，可以全面反映會計主體在一定時期內(nèi)所發(fā)生的各項資金運動，儲存所需要的各項會計信息。

2.通過賬簿的設(shè)置和登記，分類、匯總會計信息。賬簿由不同的相互關(guān)聯(lián)的賬戶所構(gòu)成。通過賬簿記錄，一方面可以分門別類地反映各項會計信息，提供一定期內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動的詳細(xì)情況;另一方面可以通過發(fā)生額、余額計算，提供各方面所需要的總括會計信息，反映財務(wù)狀況及經(jīng)營成果的綜合價值指標(biāo)。

3.通過賬簿的設(shè)置和登記，檢查、校正會計信息。賬簿記錄是會計憑證信息的進(jìn)一步整理。如在永續(xù)盤存制下，通過有關(guān)盤存賬戶余額與實際盤點或核查結(jié)果的核對，可以確認(rèn)財產(chǎn)的盤盈或盤虧，并根據(jù)實際結(jié)存數(shù)額調(diào)整賬簿記錄，做到賬實相符，提供如實、可靠的會計信息。

4.通過賬簿的設(shè)置和登記，編報、輸出會計信息。為了反映一定日期的財務(wù)狀況及一定時期的經(jīng)營成果，應(yīng)定期進(jìn)行結(jié)賬工作，進(jìn)行有關(guān)賬簿之間的核對，計算出本期發(fā)生額和余額，據(jù)以編制會計報表，向有關(guān)各方提供所需要的會計信息。

需指出的是，賬簿與賬戶有著十分密切的聯(lián)系。賬戶是根據(jù)會計科目開設(shè)的，賬戶存在于賬簿之中，賬簿中的每一賬頁就是賬戶的存在形式和載體，沒有賬簿，賬戶就無法存在;然而，賬簿只是一個外在形式，賬戶才是它的真實內(nèi)容。賬簿序時、分類地記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，是在個別賬戶中完成的。因此，也可以說，賬簿是由若干賬頁組成的一個整體，而開設(shè)于賬頁上的賬戶則是這個整體中的個別部分，所以，賬簿與賬戶的關(guān)系是形式和內(nèi)容的關(guān)系。

(二)賬簿的種類

賬簿可以按其用途、賬頁格式和外型特征等不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。

1.按用途分類

賬簿按其用途的不同，可以分為序時賬簿、分類賬簿和備查賬簿三類。

(1)序時賬簿。序時賬簿又稱日記賬，是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿。序時賬簿可以用來核算和監(jiān)督某一類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況。用來記錄全部業(yè)務(wù)的日記賬稱為普通日記賬;用來記錄某一類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的日記賬稱為特種日記賬，如記錄現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)及其結(jié)存情況的現(xiàn)金日記賬，記錄銀行存款收付業(yè)務(wù)及其結(jié)存情況的銀行存款日記賬，以及專門記錄轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬日記賬。在我國，大多數(shù)企業(yè)一般只設(shè)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，而不設(shè)置轉(zhuǎn)賬日記賬和普通日記賬。

(2)分類賬簿。分類賬簿是對全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項按照會計要素的具體類別而設(shè)置的分類賬戶進(jìn)行登記的賬簿。按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的是總分類賬簿，簡稱總賬。按照明細(xì)分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的是明細(xì)分類賬簿，簡稱明細(xì)賬?？偡诸愘~提供總括的會計信息，明細(xì)分類賬提供詳細(xì)的會計信息，兩者相輔相成，互為補(bǔ)充。

分類賬簿可以分別反映和監(jiān)督各項資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費用和利潤的增減變動情況及其結(jié)果。分類賬簿提供的核算信息是編制會計報表的主要依據(jù)。

分類賬簿和序時賬簿的作用不同。序時賬簿能提供連續(xù)系統(tǒng)的信息，反映企業(yè)資金運動的全貌;分類賬簿則是按照經(jīng)營與決策的需要而設(shè)置的賬戶，歸集并匯總各類信息，反映資金運動的各種狀態(tài)、形式及其構(gòu)成。在賬簿組織中，分類賬簿占有特別重要的地位。因為只有通過分類賬簿，才能把數(shù)據(jù)按賬戶形成不同信息，滿足編制會計報表的需要。

小型經(jīng)濟(jì)單位，業(yè)務(wù)簡單，總分類賬戶不多，為簡化工作，可以把序時賬簿與分類賬簿結(jié)合起來，設(shè)置聯(lián)合賬簿。

(3)備查賬簿。備查賬簿(或稱輔助登記簿)，簡稱備查簿，是對某些在序時賬簿和分類賬簿等主要賬簿中都不予登記或登記不夠詳細(xì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記時使用的賬簿。例如，租入固定資產(chǎn)備查簿，是用來登記那些以經(jīng)營租賃方式租入、不屬于本企業(yè)財產(chǎn)、不能記入本企業(yè)固定資產(chǎn)賬戶的機(jī)器設(shè)備;應(yīng)收票據(jù)貼現(xiàn)備查簿是用來登記本企業(yè)已經(jīng)貼現(xiàn)的應(yīng)收票據(jù)，由于尚存在著票據(jù)付款人到期不能支付票據(jù)款項而使本企業(yè)產(chǎn)生連帶責(zé)任的可能性(即負(fù)有支付票據(jù)款項的連帶義務(wù))，而這些應(yīng)收票據(jù)已不能在企業(yè)的序時賬簿或分類賬簿中反映，所以要備查登記。

備查賬簿與序時賬簿和分類賬簿相比，存在兩點不同之處：一是登記依據(jù)可能不需要記賬憑證，甚至不需要一般意義上的原始憑證;二是賬簿的格式和登記方法不同，備查賬簿的主要欄目不記錄金額，它更注重用文字來表述某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。例如，租入固定資產(chǎn)登記簿，它登記的依據(jù)主要就是租賃合同與企業(yè)內(nèi)部使用單位收到設(shè)備的證明。這兩者在企業(yè)一般經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的核算中，不能充當(dāng)正式原始憑證，只能作為原始憑證的附件(如作為支付租金的依據(jù))。登記租入固定資產(chǎn)備查簿，也不需要編制記賬憑證，該備查簿記錄的內(nèi)容主要有：出租單位、設(shè)備名稱、規(guī)格、編號、設(shè)備原值、凈值、租用時間、月份或年度租金數(shù)額、租金支付方式、租用期間修理或改造的有關(guān)規(guī)定及損壞賠償規(guī)定、期滿退租方式及退租時間等。

2.按賬頁格式分類

按賬頁格式不同，賬簿可分為兩欄式、三欄式、多欄式和數(shù)量金額式四種。

(1)兩欄式賬簿，即只有借方和貸方兩個基本金額欄目的賬簿。普通日記賬和轉(zhuǎn)賬日記賬一般采用兩欄式。

(2)三欄式賬簿，是設(shè)置借方、貸方和余額三個基本欄目的賬簿。各種日記賬、總分類賬以及資本、債權(quán)、債務(wù)明細(xì)賬都可以采用三欄式賬簿。三欄式賬簿又分為設(shè)對方科目和不設(shè)對方科目兩種。區(qū)別是在摘要欄和借方科目欄之間是否有一欄“對方科目”。有“對方科目”欄的，稱為設(shè)對方科目的三式欄賬簿;不設(shè)“對方科目”欄的，稱為不設(shè)對方科目的三式欄賬簿，也稱為一般三欄式賬簿。

(3)多欄式賬簿，是在賬簿的兩個基本欄目借方和貸方按需要分設(shè)若干專欄的賬簿。如多欄式日記賬、多欄式明細(xì)賬。但是，專欄設(shè)置在借方、還是設(shè)在貸方，或是兩方同時設(shè)專欄，設(shè)多少欄，則根據(jù)需要確定。收入、費用明細(xì)賬一般采用這種格式的賬簿。

(4)數(shù)量金額式賬簿，這種賬簿的借方、貸方和余額三個欄目內(nèi)，都設(shè)數(shù)量、單價、金額三小欄，借以反映財產(chǎn)物資的實物數(shù)量和價值量。如原材料、庫存商品、產(chǎn)成品等明細(xì)賬一般都采用數(shù)量金額式賬簿。

3.按外形特征分類

賬簿按其外形特征分類的不同，可分為訂本賬、活頁賬和卡片賬三種。

(1)訂本賬。訂本賬是啟用之前就已將帳頁裝訂在一起，并對帳頁進(jìn)行了連續(xù)編號的賬簿。訂本賬的優(yōu)點是能夠避免帳頁散失和防止抽換帳頁;其缺點是不能準(zhǔn)確地為各賬戶預(yù)留帳頁，預(yù)留太多，造成浪費，預(yù)留太少，影響連續(xù)登記。這種賬簿一般適用于總分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。

(2)活頁賬。活頁賬是在賬簿登記完畢之前并不固定裝訂在一起，而是裝在活頁賬夾中。當(dāng)賬簿登記完畢之后(通常是一個會計年度結(jié)束之后)，才將賬頁予以裝訂，加具封面，并給各賬頁連續(xù)編號。這類賬簿的優(yōu)點是記賬時可根據(jù)實際需要，隨時將空白賬頁裝入賬簿，或抽去不需用的賬頁，也便于分工記賬;其缺點是如果管理不善，可能會造成賬頁散失或故意抽換賬頁。各種明細(xì)分類賬一般采用活頁賬形式。

(3)卡片賬?？ㄆ~是將賬戶所需格式印刷在硬卡上。嚴(yán)格說，卡片賬也是一種活頁賬，只不過它不是裝在活頁賬夾中，而是裝在卡片箱內(nèi)。在我國，企業(yè)一般只對固定資產(chǎn)的核算采用卡片賬形式。因為固定資產(chǎn)在長期使用中其實物形態(tài)不變，又可能經(jīng)常轉(zhuǎn)移使用部門，設(shè)置卡片賬便于隨同實物轉(zhuǎn)移。少數(shù)企業(yè)在材料核算中也使用材料卡片。

二、會計賬簿的登記

(一)賬簿的主要內(nèi)容及登記要求

1.賬簿的主要內(nèi)容

在實際工作中，賬簿的格式是多種多樣的，不同格式的賬簿所包括的具體內(nèi)容也不盡相同。但各種賬簿都應(yīng)具備以下基本要素0

(1)封面。主要標(biāo)明賬簿的名稱，如總分類賬、各種明細(xì)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。

(2)扉頁。主要列明科目索引、賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表(活頁賬、卡片賬在裝訂成冊后，填列賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表)，格式參見表1—11。

(3)賬頁。賬頁是賬簿用來記錄具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的載體，其格式因記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的不同而有所不同，但基本內(nèi)容應(yīng)包括：

①賬戶的名稱(總分類賬戶、二級賬戶或明細(xì)賬戶);

②登記賬戶的日期欄;

③憑證種類和號數(shù)欄;

④摘要欄(簡要說明所記錄經(jīng)

（責(zé)任編輯：xll）

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