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四、錯賬查找與更正方法
(一)錯賬查找的方法
在記賬過程中,可能發(fā)生各種各樣的差錯,產(chǎn)生錯賬,如重記、漏記、數(shù)字顛倒、數(shù)字錯位、數(shù)字記錯、科目記錯、借貸方向記反(反向)等,從而影響會計信息的準(zhǔn)確性,應(yīng)及時找出差錯,并予以更正。錯賬查找的方法主要有:
1.差數(shù)法
差數(shù)法是指按照錯賬的差數(shù)查找錯賬的方法。例如,在記賬過程中只登記了會計分錄的借方或貸方,漏記了另一方,從而形成試算平衡中借方合計與貸方合計不等。其表現(xiàn)形式是:借方金額遺漏,會使該金額在貸方超出;貸方金額遺漏,會使該金額在借方超出。對于這樣的差錯,可由會計人員通過回憶和與相關(guān)金額的記賬核對來查找。
2.尾數(shù)法
對于發(fā)生的角、分的差錯可以只查找小數(shù)部分,以提高查錯的效率。
3.除2法
除2法是指以差數(shù)除以2來查找錯賬的方法。當(dāng)某個借方金額錯記入貸方(或相反)時,出現(xiàn)錯賬的差數(shù)表現(xiàn)為錯誤的2倍,將此差數(shù)用2去除,得出的商即是反向的金額。例如,應(yīng)記入“原材料——甲材料”科目借方的4000元誤記入貸方,則該明細科目的期末余額將小于其總分類科目期末余額8000元,被2除的商4000元即為借貸方向反向的金額。同理,如果借方總額大于貸方600元,即應(yīng)查找有無300元的貸方金額誤記入借方。如非此類錯誤,則應(yīng)另尋差錯的原因。
(二)錯賬更正方法
對于賬簿記錄中所發(fā)生的錯誤,應(yīng)采用正確的方法予以更正。
1.劃線更正法
在結(jié)賬前發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有文字或數(shù)字錯誤,而記賬憑證沒有錯誤,可以采用劃線更正法。更正時,可在錯誤的文字或數(shù)字上劃一條紅線,在紅線的上方填寫正確的文字或數(shù)字,并由記賬及相關(guān)人員在更正處蓋章,以明確責(zé)任。但應(yīng)注意:更正時不得只劃銷錯誤數(shù)字,應(yīng)將全部數(shù)字劃銷,并保持原有數(shù)字清晰可辨,以便審查。如,將3684.00元誤記為6384.00元,應(yīng)先在6384.00上劃一條紅線以示注銷,然后在其上方空白處填寫正確的數(shù)字,而不能只將前兩位數(shù)字更正為“36”。
2.紅字更正法
紅字更正法適用于兩種情況:
(1)記賬后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中的應(yīng)借、應(yīng)貸會計科目有錯誤,從而引起記賬錯誤。更正的方法是:用紅字填寫一張與原記賬憑證完全相同的記賬憑證,以示注銷原記賬憑證,然后用藍字填寫一張正確的記賬憑證,并據(jù)以記賬。
五、會計賬簿的更換與保管
(一)會計賬簿的更換
會計賬簿的更換通常在新會計年度建賬時進行??傎~、日記賬和多數(shù)明細賬應(yīng)每年更換一次.備查賬簿可以連續(xù)使用。
(二)會計賬簿的保管
年度終了,各種賬戶在結(jié)轉(zhuǎn)下年,建立新賬后,一般都要把舊賬送交總賬會計集中統(tǒng)一管理。會計賬簿由本單位賬務(wù)部門保管一年,期滿后,由財務(wù)會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。
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