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2014年秘書資格考試四級精選輔導(dǎo)資料1

發(fā)表時間:2014/2/26 16:13:14 來源:互聯(lián)網(wǎng) 點擊關(guān)注微信:關(guān)注中大網(wǎng)校微信
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邀請會議嘉賓

(一)相關(guān)知識

1.嘉賓邀請的要求

(1)要先確定嘉賓名單,并事先與嘉賓溝通確認(rèn)其能否出場。

(2)要發(fā)出正式邀請函。溝通方式可以是電話,也可以是正式邀請函。

(3)要做到有禮貌。既要盛情邀請,又不能強(qiáng)人所難。

(4)要了解嘉賓各自的背景,處理好嘉賓之間的關(guān)系。

(5)對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士,最好能采取“寧可邀請,而不排斥”的原則,邀請他們參加,以免遺漏。

(6)嘉賓人數(shù)不宜過多。邀請嘉賓既要考慮代表性,又要考慮經(jīng)濟(jì)時效,不要一味追求名人效應(yīng),給組織帶來不必要的麻煩和費(fèi)用。

2.會議嘉賓的類型

(1)組織方的上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。他們代表著組織方的上級對會議的重視和會議的規(guī)格,以及可能產(chǎn)生的社會性影響。

(2)企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。他們代表著與企業(yè)生存和發(fā)展密切相關(guān)的方方面面,如銷售商、供應(yīng)商、銀行、政府、媒體等。

(3)社會名流和影視明星。他們的到場有助于企業(yè)制造新聞事件,吸引公眾和媒體的關(guān)注。

(4)對實現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。他們對會議目標(biāo)的有效實現(xiàn)常具有不可替代的作用,如:員工代表、社區(qū)代表、專家、顧問等。

(二)示例分析

某公司要舉辦成立大會,請了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加,秘書小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓,但有的嘉賓電話沒通,所以沒有找到,事后她把這件事忘掉了,會前也沒和嘉賓再次確認(rèn)。對于重要嘉賓發(fā)出了邀請函,但邀請函不是十分美觀,比較簡陋。結(jié)果開會那天,來的嘉賓很少。

點評:秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項重要的工作,一定要抓住確認(rèn)環(huán)節(jié),這樣才不會使組織很被動。

另外,要注意邀請的禮節(jié),在邀請函和請柬這些事情上都要精益求精,顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠意。

(三)工作程序

會議嘉賓的邀請程序如下:

(1)在邀請參會嘉賓方面,-要開會研究,確定嘉賓名單,而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實施。

(2)擬寫并發(fā)送嘉賓請柬,要使每一份請柬都制作精美:從打印請柬開始,一直到折好,套封皮,系絲線,蓋章,裝信封,每一道工序都要一絲不茍地完成。

(3)要逐一一與嘉賓聯(lián)絡(luò),確認(rèn)其參會情況,如果邀請對象均是國家各部委重要領(lǐng)導(dǎo)及國內(nèi)外相關(guān)行業(yè)的專家及負(fù)責(zé)人,為了使其更好地了解會議議程及相關(guān)內(nèi)容,要對會議提供給嘉賓的資料進(jìn)行翻譯,努力確保國內(nèi)外嘉賓均能順利了解會議情況。

(4)在會議正式召開之際,要再次與嘉賓聯(lián)系,并確認(rèn)如何接送。

(四)相關(guān)鏈接

1.會議嘉賓的安全和保衛(wèi)

(1)會議嘉賓的安全保衛(wèi)工作的內(nèi)容。會議的主辦方和承辦方還需關(guān)注會議的安全。會議應(yīng)確保嘉賓、與會者及參展商的人身及財物安全。會議安全保衛(wèi)包括嘉賓的人身安全保衛(wèi);嘉

賓私人貴重物品的安全保衛(wèi);嘉賓所攜帶的重要文件的保衛(wèi);會場和駐地的安全保衛(wèi);會議各種設(shè)施用品的安全保衛(wèi);會議使用車輛的安全保衛(wèi)等。

許多承接會議的飯店為了實現(xiàn)安全保衛(wèi),除了配備保安人員外,還采取了一系列保安措施,包括配備電子鎖,備有良好照明設(shè)施的停車場和公共區(qū)域,在展覽廳安裝高科技的警報和監(jiān)視系統(tǒng)等。

(2)會議嘉賓安全保衛(wèi)劃分為4個關(guān)鍵階段:

1)會議嘉賓到達(dá)的階段。應(yīng)注意會議前期的準(zhǔn)備和檢查是否已到位,無關(guān)人員是否已清離現(xiàn)場,嘉賓進(jìn)入會場的通道是否安全暢通等。

2)會議的進(jìn)行階段。防止會場出現(xiàn)火災(zāi)等突發(fā)事件,加強(qiáng)會議設(shè)備的安全檢查,保安人員須對可能進(jìn)入會場的身份不明的人員保持高度警惕。

3)休會階段。在會中休息和閉會時期,也會有涉及人員、物品和文件的各種不安全因素出現(xiàn)。

4)嘉賓離會階段。

(3)會議安全保衛(wèi)人員的職責(zé)。應(yīng)熟悉地方和國家法律、法規(guī),能夠冷靜協(xié)助公安人員制伏滋事者;防范火災(zāi)(包括在消防人員趕到前如何組織撲滅小型火災(zāi));熟知會場的緊急疏散示意圖,了解如何在大規(guī)??只胖芯S持秩序;向領(lǐng)導(dǎo)匯報事故情況;監(jiān)督裝卸會議用品,防止與會議有關(guān)的財產(chǎn)或展品被盜;會議值班制度要健全,安全保衛(wèi)人員要堅守崗位。

(4)會議保衛(wèi)工作的檢查。包括確保會場內(nèi)所有設(shè)備線路、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠;確保會場內(nèi)消防設(shè)施齊全有效;確保會場的防竊聽裝置靈敏高效;確保會場的防盜設(shè)施(監(jiān)控器的探頭等)處于運(yùn)行狀態(tài);檢查進(jìn)出會場人員的身份,禁止與會議無關(guān)的人員進(jìn)出會場。

2.會議嘉賓的接待

接待人員大致可以分為幾部分:接站人員、接待注冊報到人員。這些人都要事先通知,落實到人。

(1)接站工作。根據(jù)嘉賓事先反饋的信息,安排人員和車輛到飛機(jī)場、火車站等地接站。對于會議請來的貴賓,一般應(yīng)該用小轎車迎接。接站人員應(yīng)提前20分鐘到達(dá)接站地點。

(2)迎接工作。嘉賓到達(dá)會場時,主辦方的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)到停車處迎接,并由專門的陪同人員引領(lǐng)至貴賓室休息。

(3)具體接待工作。在會議的整個過程中,要有專門的人員負(fù)責(zé)嘉賓的食宿服務(wù),在餐飲時要注意為嘉賓安排特定的座位,在住宿時要盡量提供給嘉賓特殊的待遇。

3.會議嘉賓的致辭

(1)會議嘉賓致辭的要求。會議受邀嘉賓在大會致辭中應(yīng)做到:致辭的內(nèi)容貼近會議主題,簡潔明了;致辭要熱情洋溢,突出會議的主旨,闡明自己的觀點。

(2)會議嘉賓致辭樣式與內(nèi)容(參見公務(wù)文書)。

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(責(zé)任編輯:中大編輯)

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