提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

(一)會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求

會(huì)議地點(diǎn)的選擇，要綜合考慮多種因素，主要應(yīng)考慮下列因素：

(1)交通便利;

(2)會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符;

(3)場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置;

(4)場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾;

(5)選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車場(chǎng)所;

(6)場(chǎng)地租借的成本必須合理。

(二)會(huì)議場(chǎng)地選擇的工作程序

會(huì)議場(chǎng)地選擇的工作程序是：確定會(huì)議目的與形態(tài)→了解會(huì)議的實(shí)質(zhì)需求和與會(huì)者的期望→確定會(huì)議場(chǎng)地→對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)→簽訂書面合同。

(三)注意事項(xiàng)

1.廣泛收集會(huì)議地點(diǎn)的信息

2.實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)

實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)有：

(1)會(huì)見(jiàn)能作決策的人，有利于解決以后可能出現(xiàn)的問(wèn)題;

(2)只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀;

(3)不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店;

(4)不要帶家屬同行參觀;

(5)要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對(duì)客人的接待情況;

(6)要考慮是否以另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動(dòng)局面。

布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

(一)會(huì)場(chǎng)整體布局安排

1.會(huì)場(chǎng)整體布局的要求會(huì)議整體布局的要求是：

(1)莊重、美觀、舒適;

(2)會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的

性質(zhì)和形式，營(yíng)造出和諧的氛圍;

(3)中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心;

(4)小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。

2.會(huì)場(chǎng)整體布局安排

會(huì)場(chǎng)整體布局的方法：

(1)確定會(huì)場(chǎng)形式;

(2)合理擺放桌椅;

(3)布置附屬性設(shè)備。

(二)主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

1.主席臺(tái)座次和場(chǎng)內(nèi)座次的要求

主席臺(tái)是與會(huì)人員矚目的地方，也是會(huì)場(chǎng)布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會(huì)議均應(yīng)設(shè)主席臺(tái)。座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)或主席桌。無(wú)論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免主持人同與會(huì)人員背向的現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話人和主持人即可。

2.主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

(1)安排主席臺(tái)的座次

會(huì)議主席臺(tái)就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例：

1)依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2)為工作便利起見(jiàn)，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。3)主席臺(tái)座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4)在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。

(2)安排場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次

1)小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座;反之為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門的位置。

2)中大型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座次的安排。常見(jiàn)的安排方法有三種：

①橫排法。是以參會(huì)人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是以各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

③左右排列法。是以參會(huì)人員的姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序、以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。

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（責(zé)任編輯：何以笙簫默）

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