公務(wù)文書的概念

公務(wù)文書，以下簡稱公文，有時又稱文書、文件。

(1)公文的制發(fā)者必須是法定的機關(guān)、組織及其負責人。

(2)公文必須是在管理過程中形成并使用的。

(3)公文必須是按照統(tǒng)一的體式(格式)、經(jīng)過一定的處理程序制成的信息載體。

(4)公文是各級各類機關(guān)和組織依法行政和開展公務(wù)活動的一種重要工具。

公文的制發(fā)程序

(1)擬稿：把領(lǐng)導人或機關(guān)的發(fā)文意圖條理化，是發(fā)文處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。

(2)審核：由秘書部門負責人或機關(guān)領(lǐng)導人對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。

(3)簽發(fā)：由機關(guān)領(lǐng)導人簽寫發(fā)文具體意見，對文稿的內(nèi)容和行政效力負責。

(4)復核：公文正式印制前，文秘部門應當進行復核。重點是看審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

(5)注發(fā)：為待發(fā)文件注冊，編注發(fā)文字號。

(6)繕?。焊鶕?jù)《國家行政機關(guān)公文格式標準》繕寫或打印已簽發(fā)的文稿，并由文秘人員負責校對。

(7)用?。河擅貢块T對已繕印好的公文蓋印或現(xiàn)場監(jiān)印。

(8)發(fā)文登記：由秘書部門將待發(fā)公文登記造冊，以備存查。

(9)分發(fā)：由秘書部門把用印并登記的公文通過適當方式傳遞給收文單位。

傳真

(1)傳真的概念。

(2)傳真的特點：真實、便捷、可靠。

(3)傳真的寫法：傳真首頁的首部寫明收件人姓名、單位，抄送人姓名、傳真號，發(fā)件人的姓名、發(fā)件日期、總頁數(shù)、傳真號、電話、主題及回復要求選項等。

備忘錄

(1)備忘錄的概念：備忘錄是各級機關(guān)、企事業(yè)單位與社會團體及個人經(jīng)常使用的，隨時記載、幫助記憶的文書。

(2)備忘錄的特點：形式靈活多樣，寫法不拘一格。備忘錄中不需要簽名或表示敬意的結(jié)束語。

事項通知

(1)事項通知可以上行、平行、下行，其目的主要是為了讓對方了解某件事情或某些情況，一般不要求執(zhí)行或辦理。

(2)事項通知的適用范圍：當發(fā)文單位需要向有關(guān)方面知照某一事項或交流某些信息時，可使用這種通知。

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（責任編輯：何以笙簫默）

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