秘書工作是一項(xiàng)有著悠久歷史的工作。但是秘書作為一門職業(yè)，在中國(guó)有明顯的現(xiàn)代特色。

一、“秘書”一詞的含義

“秘書”一詞，經(jīng)歷了由物到人、由書籍到機(jī)構(gòu)的演變?！墩f文》云“秘者，神也?！泵貢辉~連用，最初出現(xiàn)于《漢書》?！稘h書·劉向傳》有“詔向領(lǐng)校五經(jīng)秘書”，但此時(shí)的“秘書”明顯是指宮中秘藏之書。

1. 宮中秘藏之書2. 指讖緯圖篆之書3. 指官職名4. 指官署機(jī)構(gòu)名稱

二、秘書的起源 1. 文字的出現(xiàn)2. 階級(jí)社會(huì)的產(chǎn)生

三、秘書的定義1. 對(duì)當(dāng)代“秘書”定義的探討，是從20世紀(jì)80年代開展秘書學(xué)研究時(shí)開始的。“秘書是社會(huì)主義國(guó)家工作人員職務(wù)名稱之一” ——王千弓《秘書學(xué)與秘書工作》(1985年) “秘書，在我國(guó)現(xiàn)代主要指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位”——袁維國(guó)《秘書學(xué)》

2. 定義我國(guó)的秘書，主要應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面把握。首先，明確秘書是一門社會(huì)職業(yè)。其次，明確秘書的職業(yè)崗位歸屬。再次，明確秘書的工作職責(zé)和內(nèi)容。

四、秘書的分類1.縱向分類：初級(jí)秘書：從事一般日常行政事務(wù)的工作人員 中級(jí)秘書：分管文字工作、信息工作的秘書 高級(jí)秘書：秘書機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、辦公廳(室)主任

2. 橫向分類 商務(wù)秘書：主要指在從事各種商務(wù)活動(dòng)的企業(yè)中，協(xié)助投資經(jīng)營(yíng)者和商務(wù)管理者處理商務(wù)活動(dòng)的秘書人員。教學(xué)秘書：主要指在教育教學(xué)機(jī)構(gòu)、院校各級(jí)機(jī)構(gòu)中從事行政管理工作和輔助教學(xué)管理工作的人員。司法秘書：主要指就職于法院、企業(yè)與社團(tuán)律師事務(wù)所或律師身邊的秘書人員。醫(yī)務(wù)秘書：這類秘書人員就職于醫(yī)務(wù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)，如醫(yī)院、醫(yī)學(xué)院、藥房或私人診所。政務(wù)秘書：在我國(guó)，包括黨務(wù)秘書和行政秘書，主要在黨政各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)輔助領(lǐng)導(dǎo)的決策與行政管理工作并主持內(nèi)部行政管理工作。

其他如：保健秘書、警衛(wèi)秘書、科研秘書、外文秘書等

第二節(jié) 秘書部門

一、秘書部門概述1. 分級(jí)分類管理原則2. 精簡(jiǎn)、合理、高效原則3. 整體效益原則

二、行政機(jī)關(guān)的秘書部門 行政機(jī)關(guān)秘書部門的設(shè)置，一般包括文書處理、檔案、機(jī)要、調(diào)研、政策研究、信訪、后勤總務(wù)、安全保衛(wèi)等部門，是機(jī)關(guān)首腦的參謀部、思想庫;同時(shí)，它又是整個(gè)機(jī)關(guān)的后勤部和財(cái)政部。行政機(jī)關(guān)秘書部門的設(shè)置應(yīng)該是全能型的。

三、公司企業(yè)的秘書部門 公司企業(yè)的秘書部門是公司企業(yè)內(nèi)部的行政管理系統(tǒng)，也是在經(jīng)理、廠長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)之下設(shè)置的履行輔助管理、綜合服務(wù)職責(zé)的綜合機(jī)構(gòu)。大體有四種形式：

1. 綜合性的秘書部門。集團(tuán)辦公室、公司辦公室等。2. 職能性的秘書部門。經(jīng)理辦公室、廠長(zhǎng)辦公室、行政辦公室。3. 專業(yè)性的秘書部門。文秘室、值班室4. 由一兩名秘書承擔(dān)的秘書辦公室。前臺(tái)、總經(jīng)理秘書。

四、股份制企業(yè)集團(tuán)中的秘書部門 1. 決策層：股東大會(huì)和董事會(huì)(董事會(huì)秘書)2. CEO

五、臨時(shí)性的秘書機(jī)構(gòu)1. 時(shí)間性強(qiáng)2. 任務(wù)量大3. 協(xié)調(diào)機(jī)制好

六、秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)1. 黨政機(jī)關(guān)中秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng) 我國(guó)對(duì)秘書部門的稱謂目前還沒有統(tǒng)一的規(guī)定。做普遍的是稱“辦公室”，級(jí)別高一些的稱“辦公廳”。在黨政機(jī)關(guān)，辦公廳(室)下設(shè)有秘書局、秘書處、秘書科等相應(yīng)級(jí)別的秘書部門。黨中央、國(guó)務(wù)院的秘書部門稱為“辦公廳”，“辦公廳”下設(shè)秘書局、信訪局、機(jī)要局、外事局等，秘書局下設(shè)有檔案處、綜合處、會(huì)議處。 國(guó)務(wù)院各部委員及各省、市、自治區(qū)的秘書部門，統(tǒng)稱“辦公廳”，廳下直接設(shè)處，如“秘書處”、“機(jī)要處”、“行政處”、“信息處”等，處以下有的設(shè)科室，有的不設(shè)。與辦公廳(室)同級(jí)的還有“政策研究室”，專管各類政策制定前后的調(diào)查與研究工作。

2. 公司企業(yè)中秘書部門的內(nèi)部工作系統(tǒng)⑴辦公事務(wù)⑵行政事務(wù)⑶法律事務(wù)

七、秘書部門的地位和職能1. 輔助管理2. 綜合服務(wù)

八、秘書部門領(lǐng)導(dǎo)的工作職能1. 檢查督辦2.協(xié)調(diào)關(guān)系3.制定制度4.管理人員

第三節(jié) 秘書工作

秘書工作是以輔助領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)完善管理為目的，通過“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”，實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)的。

一、秘書工作內(nèi)容秘書部門的地位和職能決定了秘書工作大到覆蓋單位組織的方方面面，小到涉及部門人員的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。要求秘書工作事無巨細(xì)，都能收放自如。

㈠辦文1.文字工作：主要指文書、文件、信函和新聞稿件的撰寫工作，以及領(lǐng)導(dǎo)同志需要的各種材料的準(zhǔn)備和起草工作。2. 文書處理和檔案工作：主要指文書文件辦理方面的工作，包括文書的打印、制作、收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞工作，立卷、歸檔工作。3. 圍繞文書文件要辦理的事務(wù)：主要是指因文書文件產(chǎn)生的，而且是秘書部門承辦的事務(wù)。

㈡辦會(huì)1.在程序上，包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備，會(huì)中的組織和服務(wù)，會(huì)后的善后和落實(shí);2. 在內(nèi)容上，工作會(huì)議、會(huì)談事務(wù)，也有聯(lián)誼性的、禮節(jié)性的、溝通感情、展開公關(guān)的會(huì)見和會(huì)議事務(wù)或文娛活動(dòng)事務(wù);3. 在形式上，小型的常規(guī)性工作例會(huì)和幾個(gè)單位聯(lián)合召開的、會(huì)期較長(zhǎng)的大型會(huì)議會(huì)務(wù);既包括準(zhǔn)備會(huì)議預(yù)案、議程、文字材料、促成會(huì)議結(jié)果、督查落實(shí)的工作，也包括準(zhǔn)備節(jié)目、聘請(qǐng)主持人、選定獎(jiǎng)品，甚至包括明確禮儀程序、鮮花的擺放等事務(wù)。

㈢辦事1. 信息工作：圍繞信息處理展開的工作。2. 技術(shù)工作：主要指機(jī)要工作、計(jì)算機(jī)安全工作、現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護(hù)工作。3. 日常行政事務(wù)工作：值班工作、接待工作、印章管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、環(huán)境管理、車輛管理以及對(duì)外聯(lián)絡(luò)等工作。

在黨政機(jī)關(guān)，專門設(shè)立信訪辦公室，主要辦理群眾來信和來訪的接待和相關(guān)事項(xiàng)的處理工作，同時(shí)也負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)刊上的批評(píng)、建議的處理工作。其他組織單位一般不另設(shè)信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不另設(shè)公關(guān)部的公司企業(yè)，秘書工作還包括公關(guān)事務(wù)。

現(xiàn)代社會(huì)組織中的行政事務(wù)工作，不僅有新的內(nèi)容，還有新的意義。如機(jī)關(guān)辦公環(huán)境的設(shè)計(jì)、布置、裝飾與維護(hù)，依法落實(shí)職工的社會(huì)保障和生活福利安排，辦公設(shè)備、車輛的統(tǒng)一采購、管理使用與調(diào)度，對(duì)餐飲公司、保安公司承包事務(wù)的管理等。這些行政事務(wù)工作，明顯地帶有現(xiàn)代組織管理形式的特色。

二、秘書工作的宗旨 秘書工作“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想1.1985年1月召開的全國(guó)黨委秘書長(zhǎng)、辦公廳主任座談會(huì)：為中央服務(wù)，為中央各部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù)，為人民服務(wù)。2.朱傳忠、葉明主編的《秘書理論與實(shí)務(wù)》：為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為相關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。3.楊劍宇《涉外秘書概論》：為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為同級(jí)和上下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

三、秘書工作的特點(diǎn)1. 機(jī)要性 機(jī)密性和重要性。2.輔助性⑴所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里，秘書工作范圍就要擴(kuò)大或延伸到哪里。⑵現(xiàn)代秘書人員能參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議或共同研究問題，甚至有機(jī)會(huì)提出解決問題的方案，但秘書參加會(huì)議的主要責(zé)任是辦理會(huì)議事務(wù)，慎用發(fā)言權(quán)，無表決權(quán)，更無決定權(quán)。⑶現(xiàn)代秘書人員在處理任何問題時(shí)，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張。

3. 綜合性首先，秘書工作的內(nèi)容涉及本組織的全部工作。其次，秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)部門和整個(gè)組織服務(wù)的，這種服務(wù)主要體現(xiàn)在對(duì)各種事務(wù)性工作的處理上。再次，秘書工作的綜合性表現(xiàn)在條理化、系統(tǒng)化地處理范圍廣、形式多、紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作。

四、秘書工作的作用 在現(xiàn)代社會(huì)中，一個(gè)較大的社會(huì)組織通常由五部分構(gòu)成：領(lǐng)導(dǎo)中樞、情報(bào)信息系統(tǒng)、咨詢參謀系統(tǒng)、執(zhí)行系統(tǒng)、監(jiān)督系統(tǒng)。秘書部門+資料、檔案、情報(bào)等部門=情報(bào)信息系統(tǒng)秘書部門+各種政策研究、調(diào)查預(yù)測(cè)等部門=咨詢參謀系統(tǒng) 秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)中樞與執(zhí)行系統(tǒng)之間溝通的橋梁和紐帶 秘書部門也協(xié)助檢查、督查部門開展工作，同時(shí)承擔(dān)督辦查辦工作用：1.協(xié)調(diào)作用2.信息作用3.形象作用4.參謀助手作用

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（責(zé)任編輯：何以笙簫默）

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