安排會議禮儀服務(wù)

(一)相關(guān)知識

1．會議的通用禮儀

(1)會議文書禮儀。會議的請柬、邀請函、通知等文書在格式、稱謂、語言上都應(yīng)遵守相關(guān)禮儀要求。

(2)迎送禮儀。凡是一些大型或中型會議，對會議參加者要認真做好迎送工作。無論是參會的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓還是一般的參會人員都應(yīng)熱情接待和周到服務(wù)。一般應(yīng)在會前組成一個會務(wù)組，專門處理有關(guān)問題。(參見接待部分內(nèi)容)

(3)參會禮儀。會議的組織方要盡量使會議開得緊湊高效，尊重與會者的時間。參會者要遵守會議紀律和時間，不交頭接耳，不遲到早退，發(fā)言不超過規(guī)定時間。

(4)服務(wù)禮儀。在會議的簽到、引領(lǐng)、食宿接待服務(wù)中要遵守禮儀的一般要求，注意服務(wù)忌語，使用禮貌用語。

2．主持人的禮儀

各種會議的主持人一般由具有一定職位的人來擔(dān)任，其禮儀表現(xiàn)對會議能否成功有著重要的影響。作為會議的組織和服務(wù)人員，應(yīng)對會議主持人的禮儀知識有所了解，并做好相應(yīng)的服務(wù)。

主持人應(yīng)衣著整潔，莊重大方，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。入席后如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。坐姿主持時，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、抖腿等不雅動作。主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。主持人應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)調(diào)節(jié)會議氣氛，或莊重，或幽默；或沉穩(wěn)，或活潑。主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或會議休息中可點頭、微笑致意。

3．會議發(fā)言者禮儀

會議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種，前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報告，后者一般是討論發(fā)言。正式發(fā)言者應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺應(yīng)步態(tài)自然、剛勁有力，體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強的風(fēng)度與氣質(zhì)。發(fā)言時應(yīng)口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發(fā)言，要時常抬頭掃視一下會場，不能只低頭讀稿，旁若無人。發(fā)言完畢，應(yīng)對聽眾的傾聽表示謝意。

自由發(fā)言則較隨意，但應(yīng)注意，發(fā)言應(yīng)講究順序和秩序，不能爭搶發(fā)言；發(fā)言應(yīng)簡短，觀點應(yīng)明確；與他人有分歧時應(yīng)以理服人，態(tài)度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。如果有會議參加者對發(fā)言人提問，應(yīng)禮貌作答，對不能回答的問題，應(yīng)機智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應(yīng)認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應(yīng)失態(tài)。

4．會議參加者禮儀

會議參加者應(yīng)衣著整潔，儀表大方，準時入場，進出有序，依會議安排落座，開會時應(yīng)認真聽講，不要私下小聲說話或交頭接耳，發(fā)言人發(fā)言結(jié)束時，應(yīng)鼓掌致意，中途退場應(yīng)輕手輕腳，不影響他人。

(二)示例分析

小劉的公司應(yīng)邀參加一個研討會，該次研討會邀請了很多商界知名人士以及新聞界人士參加。老總特別安排小劉和他一道去參加，同時也讓小劉見識見識大場面。

小劉早上睡過了頭，等他趕到，會議已經(jīng)進行了20分鐘。他急急忙忙推開了會議室的門，“吱”的一聲脆響，他一下子成了會場上的焦點。剛坐下不到5分鐘，肅靜的會場上又響起了搖籃曲，是誰在播放音樂?原來是小劉的手機響了！這下子，小劉可成了全會場的明星……

沒過多久，聽說小劉已經(jīng)另謀高就了。

點評：不管是參加自己單位還是其他單位的會議，都必須遵守會議禮儀。因為在這種高度聚焦的場合，稍有不慎，便會有損自己和單位的形象。

(三)工作程序

禮儀工作一般包括會議禮儀服務(wù)人員的選擇召集、工作程序分解、人員的禮儀培訓(xùn)、服裝用具的準備、禮儀執(zhí)行等程序。不同會議對于禮儀也提出了不同的要求。(參見接待部分內(nèi)容)

1．選擇會議禮儀服務(wù)人員

(1)從組織內(nèi)部的員工中選擇。要選擇有經(jīng)驗、素質(zhì)好、氣質(zhì)佳的人員。

(2)聘請專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會議主要的禮儀服務(wù)。專業(yè)公司和人員有豐富的經(jīng)驗和專業(yè)的知識、程序，服務(wù)的質(zhì)量會比較高。

2．分解工作程序

對禮儀服務(wù)人員進行分工，接站、簽到、引領(lǐng)等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)有相應(yīng)的服務(wù)人員。

3．培訓(xùn)會議禮儀服務(wù)人員

(1)對會議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。

(2)對會議禮儀知識和工作技能的培訓(xùn)。

(3)對會議的設(shè)備和用品的使用常識培訓(xùn)。

4．準備服裝用具

(1)禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會場環(huán)境協(xié)調(diào)。另外，要根據(jù)會議的實際情況確定是否準備鮮花等物品。

(2)迎接一般的與會者不需要獻鮮花。對于應(yīng)邀而來的貴客不應(yīng)省卻獻花這一禮節(jié)，而且必須用鮮花。不要選擇黃色、白色的菊花，因為那是喪禮上的用花。不同國家對于花語有各自的使用風(fēng)俗，如果是迎接外賓，就要根據(jù)來賓所在國的習(xí)俗選擇鮮花，注意不犯忌諱?？梢圆橐恍┒Y儀方面的書籍，上面往往有介紹。

5．禮儀執(zhí)行

在禮儀服務(wù)過程中，要注意幾個重點環(huán)節(jié)。

(1)接待禮儀及程序。當(dāng)接待人員看到有人向自己走過來并介紹自己的身份時，應(yīng)該馬上表示歡迎，獻上鮮花、主動與對方握手、自我介紹，接過對方的大件行李(挎包、公文包由來賓自己拿著)。如果迎接者有好幾位，應(yīng)該由其中的秘書或其他職位較低者向來賓介紹自己一方，從身份最高者介紹起。

(2)引領(lǐng)。國際通行的禮儀是“以右為尊”，接待人員應(yīng)該走在來賓的左前方一兩步引路，同時用手示意，并明確告訴來賓：“我們現(xiàn)在去乘車，就在離這里不遠的停車場。請跟我來?！辈灰獌H僅簡單地說一聲“我們走吧”就自己先走了

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（責(zé)任編輯：中大編輯）

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