安排會議食宿

(一)相關(guān)知識

1．會議住宿的常識

(1)住宿的安排是一項具體細(xì)致的工作，要提前編制住房分配方案。

(2)長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

(3)具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

(4)有時還要考慮按地區(qū)集中，便于討論。

(5)不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

(6)報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2．會議餐飲的常識

(1)食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費。

(2)就餐大體上是一個標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

(3)秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，應(yīng)事先將座位卡及菜單擺上。

(4)席位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標(biāo)出全場席位圖以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

如有講話，通常要事先確定講話的內(nèi)容，致詞要盡量簡明扼要，熱情洋溢。如是涉外會議要事先安排翻譯員。

(二)示例分析

天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會，會后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設(shè)3桌(圓桌)，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺放在桌上。但由于這次聯(lián)誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應(yīng)編在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場面。

點評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良影響。

(三)工作程序

1．安排會議住宿

在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心時，要充分考察其基本設(shè)施是否齊全，安全性如何，價格是否合理，地點是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔，然后綜合進(jìn)行選擇。要是由與會者自己支付住宿費，就需選擇幾家價格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同的標(biāo)準(zhǔn)的客房供其選擇。

(1)安排方式的選擇。最簡單的方法是由與會者自己安排住宿，更有效和經(jīng)濟的方法是由主辦單位集體預(yù)訂房間。如果不事先保留房間，會產(chǎn)生下列問題：遇到旺季，飯店可能將房間訂出，這樣會迫使與會者住在距離會場較遠(yuǎn)的地方。與會者可能拿不到優(yōu)惠價格，因為散客住宿的價格空間較小。會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預(yù)訂房間數(shù)多寡來考慮場租可否講價。

(2)預(yù)訂會議住宿的程序(參見五級秘書內(nèi)容)。

(3)確定會議住宿的程序(參見五級秘書內(nèi)容)。

2．安排會議餐飲

(1)根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。一般由主辦方負(fù)責(zé)付費的會議餐飲標(biāo)準(zhǔn)，都要根據(jù)會議經(jīng)費的預(yù)算切塊情況，量入為出，制定統(tǒng)一的餐費標(biāo)準(zhǔn)。由與會者自己付費的餐飲，會議一般要給與一定的補貼。

(2)就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。一般性的會議除了開頭和結(jié)尾的宴會采取包桌形式，大多采取自助餐的方式。自助餐方便衛(wèi)生，儉樸節(jié)約。

(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

(4)事先設(shè)計和確定就餐的憑證。

(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多。會議餐飲的菜肴要精致可口、賞心悅目、特色突出；要照顧不同國家、不同民族與會人員的飲食習(xí)慣、風(fēng)俗、禁忌；還要冷熱、甜咸、色香味搭配，并為有飲食禁忌的人員單獨安排菜單。

(6)事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

(7)給因開會或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

(8)做好飲水、飲料的供應(yīng)。

(四)相關(guān)鏈接

1．會議房間的分配

(1)如果由主辦方支付費用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

(2)年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

(3)注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。

(4)可預(yù)先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請與會者自己選擇預(yù)訂。

(5)預(yù)訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

2．會議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)宴請目的、出席人員的身份和人數(shù)的多少，可將宴請分為：正式宴會、便宴、酒會、茶會、工作餐等。

(1)早餐。早餐食物的選擇范圍很大。可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。品種多樣的自助早餐會讓人各取所需，比較隨意。

(2)會場休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料，有時有食品，有時沒有。

(3)午餐。午餐如何安排，主要看下午計劃做些什么。一般來說，午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物的選擇可既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。而且出席正式的晚餐，對著裝有要求，一般要穿禮服出席。

(5)招待會。它可以作為正式餐宴的引子，也可以僅舉行招待會。招待會的目的決定招待會的食品選擇。為將以上工作做好，應(yīng)努力為與會者選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐，以便在會議期間的每一天與會者們都感到精力飽滿，心情愉快

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（責(zé)任編輯：中大編輯）

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