會議籌備

1作用：了解會務(wù)工作的全局 加強協(xié)調(diào)溝通 確保會議目標實現(xiàn)

2特點：全面性和具體性 計劃性 明確性

3原則：嚴格時間 事項明確 會議必要

4內(nèi)容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時間和日期 地點 需要設(shè)備和工具 會議文件會議人員組成及人數(shù) 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經(jīng)費安排 會議籌備機構(gòu)和完成任務(wù)的期限

會議應(yīng)急方案的內(nèi)容

1.會議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題 場地問題 設(shè)備問題 資料問題 健康與安全問題

與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現(xiàn)時工作人員的責任

3.處理會議中意外事件的方法：同上

組織電話會議的方法

發(fā)出會議通知 分發(fā)會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄

組織視頻會議的方法

視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設(shè)備 設(shè)備維護 為減少租用通信線路的時間 節(jié)約費用

遠程會議籌備方案特點

(1)遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、能夠與電話服務(wù)機構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點。

(2)遠程會議籌備方案擬定時，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

(3)會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。

(4)遠程會議籌備方案中要有專人負責檢查遠程會議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

會議籌備情況檢查主要內(nèi)容

1會議準備工作是否充分2文件材料的準備3會議布置情況4禮儀接待人員的準備5環(huán)境條件與用品的準備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容

做好會務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種：

(1)聽取會議籌備人員的匯報

1)聽取匯報的領(lǐng)導(dǎo)要加強前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

2)會議籌備人員對匯報材料的準備要側(cè)重困難和問題，注重實效。

3)選擇合適的匯報時間。

4)對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。

(2)會前現(xiàn)場檢查

1)檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠程會議要提前下發(fā)材料。

2)注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。

3)設(shè)立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設(shè)置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。

4)佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。

5)準備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。

6)安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓(xùn)，回答與會者的提問。

7)遠程會議要加強對設(shè)備的檢查

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（責任編輯：中大編輯）

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