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辦公室服務(wù)
任何一個(gè)組織,不論其規(guī)模和性質(zhì)如何,其辦公室的基本業(yè)務(wù)活動(dòng)卻是一樣的。作為秘書(shū)人員,需要了解很多的辦公室服務(wù),比如:歸檔、郵件處理、消息和信件傳播及使用電話、接待訪問(wèn)者及保存財(cái)政活動(dòng)中形成的文件。由辦公室承擔(dān)這些工作通常是很有利的,比如:打字、歸檔、復(fù)印、郵寄、文具控制、接待和集中組織控制電話系統(tǒng)。這就意味著,一個(gè)信息處理中心為所有的部門(mén)提供秘書(shū)服務(wù);不是由各個(gè)部門(mén)保存它自己的文件,而是有一個(gè)中央部門(mén)來(lái)集中處理所有的文件工作;一個(gè)復(fù)印中心提供所有部門(mén)的復(fù)印和打印的需要;所有的郵件由一個(gè)中心郵件處理部門(mén)來(lái)接收和發(fā)送。
任何一個(gè)辦公室提供的服務(wù)類型將在某種程度上由組織的各種情況而定,如它的職能、規(guī)模、所有權(quán)和計(jì)劃等等。但是無(wú)論其特征如何,由辦公室提供的服務(wù)的范圍都是相似的。
服務(wù)內(nèi)容
(1) 接收郵件;
(2) 分發(fā)郵件;
(3) 發(fā)送郵件;
(4) 接待來(lái)訪者;
(5) 接聽(tīng)并轉(zhuǎn)接電話;
(6) 安排會(huì)議;
(7) 安排和控制運(yùn)輸;
(8) 打字服務(wù);
(9) 口授打字;
(10)復(fù)制和復(fù)印;
(11)文件整理;
(12)文件保管;
(13)庫(kù)存控制;
(14)處理各種文件;
(15)接收現(xiàn)金;
(16)支出現(xiàn)金;
(17)各種計(jì)算;
(18)各種簿冊(cè)的保管和會(huì)計(jì)事務(wù);
(19)準(zhǔn)備直觀顯示設(shè)備;
(20)文件運(yùn)轉(zhuǎn);
(21)文字處理;
(22)數(shù)據(jù)處理;
(23)確保辦公室之間的聯(lián)系和溝通
(責(zé)任編輯:何以笙簫默)