準(zhǔn)備會議資料、會議用品

(一)相關(guān)知識

1．會議資料的類型

(1)來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料(會議通知、議程、會議須知、名單)。

(2)會務(wù)資料：開會的請示、提交會議審議批準(zhǔn)的文件(計劃、規(guī)劃、報告、決議)、會上使用的文件(開幕式、閉幕式、報告、總結(jié)材料)、會議宣傳性文件(提綱、發(fā)布稿)。

(3)溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

2．會議用品的類型

根據(jù)會議不同規(guī)模設(shè)定內(nèi)容，會議用品和設(shè)備分為必備、特殊兩種類型。

(1)必備用品和設(shè)備是指各類會議都需要的用品和設(shè)備。

1)會場內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。秘書人員應(yīng)當(dāng)會使用這些設(shè)備。

2)常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙(寬窄均備)、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆、信封、信紙、禁煙標(biāo)志、放大的公司標(biāo)識等。

(2)特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設(shè)備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。另外，有些會議還需準(zhǔn)備產(chǎn)品樣品、常用藥品等。

(二)示例分析

某公司舉辦大型服裝新品展銷會。與會者是來自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動得到了媒體的廣泛關(guān)注。當(dāng)?shù)卣矊Υ水a(chǎn)生了濃厚興趣。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會即將開始時，市長卻來到了。各嘉賓已經(jīng)在臺上就座。但發(fā)現(xiàn)沒有市長的名臺簽和座位，會議主辦方十分尷尬。

點評：該公司應(yīng)事先考慮好領(lǐng)導(dǎo)的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。

(三)工作程序

1．準(zhǔn)備會議資料

(1)來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊(會議日程、會議須知)，會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(房間鑰匙)、餐券等。

(2)會務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務(wù)組成員通訊錄(人手一份)。

(3)溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

2．準(zhǔn)備會議用品

(1)檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會議前兩小時開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。

(2)檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。

(4)如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。

(5)在每人座位前擺放紙筆。

(6)多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

(7)如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準(zhǔn)備好投票箱計數(shù)設(shè)備和獎勵用品。

(8)會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

(9)如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

(四)相關(guān)鏈接

1．處理會議臨時產(chǎn)生的文件

(1)會議臨時產(chǎn)生的文件主要是由臨時動議產(chǎn)生的提案、記錄、決議等。

(2)對于臨時產(chǎn)生的文件要及時收回并妥善保管，對沒有最終通過并形成決議的文件要注意清退和保密。

(3)對臨時產(chǎn)生的會議文件也要注意歸檔。

2．選擇會議用品及會議經(jīng)費使用應(yīng)該注意的問題

(1)樹立全局觀念，搞好綜合平衡。

(2)經(jīng)濟(jì)適用、合理先進(jìn)。

(3)嚴(yán)格根據(jù)會議經(jīng)費的預(yù)算，量人為出。

(4)注意輕重緩急，精打細(xì)算。諸如宣傳材料、電話傳真等是召開商務(wù)會議時必不可少的開銷，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先支出，諸如獎品、紀(jì)念品和觀光等是商務(wù)會議的附屬支出，可以根據(jù)會議目標(biāo)要求進(jìn)行彈性收縮。即便是必須的支出，也要根據(jù)具體情況精打細(xì)算、力行節(jié)約。

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（責(zé)任編輯：中大編輯）

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