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企業(yè)如何做好合同綜合管理

市場經(jīng)濟(jì)本質(zhì)上是契約經(jīng)濟(jì)。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷成熟，合同在企業(yè)對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往中越來越重要，合同管理在企業(yè)管理中日益突出。

對(duì)合同當(dāng)事人的資信審查合同談判前，首先應(yīng)對(duì)其他合同當(dāng)事人的資質(zhì)進(jìn)行審查，包括簽約資格、履約能力、以往的履約信譽(yù)等。如果不對(duì)其他當(dāng)事人的基本情況進(jìn)行了解，就倉促冒然地簽訂合同，很容易與一些信譽(yù)不好、履約能力差的單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)關(guān)系，甚至?xí)袭?dāng)受騙，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，有時(shí)還會(huì)引發(fā)企業(yè)的全面虧損和破產(chǎn)。簽約前的資質(zhì)審查十分重要，應(yīng)該引起高度重視，將資質(zhì)審查作為合同管理中一項(xiàng)必不可少的重要工作來做。

資信審查主要看以下幾方面。一是營業(yè)執(zhí)照，一個(gè)企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照上有該企業(yè)的注冊(cè)資金額、法定代表人或負(fù)責(zé)人的姓名、企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)地址、經(jīng)營范圍等情況，這些都反映了該企業(yè)的一些基本情況。二是授權(quán)委托書，大多數(shù)合同都是企業(yè)派出的業(yè)務(wù)員承辦的，此時(shí)應(yīng)讓業(yè)務(wù)員提供其法定代表人簽發(fā)的授權(quán)委托書原件。三是資產(chǎn)負(fù)債情況，從資產(chǎn)負(fù)債表和損益表中可以了解到該企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和經(jīng)營狀況，要盡可能選擇有經(jīng)濟(jì)實(shí)力、經(jīng)營狀況良好的企業(yè)。四是相關(guān)業(yè)績，可以要求提供客戶評(píng)價(jià)書，有條件的最好進(jìn)行實(shí)地考察。五是特許行業(yè)或特種商品的經(jīng)營許可證、施工資格等級(jí)證、通信產(chǎn)品的進(jìn)網(wǎng)許可證等。另外，質(zhì)量體系認(rèn)證書、銀行或稅務(wù)部門出具的信用證書、相關(guān)主要榮譽(yù)證書對(duì)了解合同當(dāng)事人的資信情況有參考作用，但不是合同當(dāng)事人必須提供的。

對(duì)合同文本的審查談合同時(shí)，一般各方都希望用本單位草擬的文本為基礎(chǔ)，因?yàn)橛帽締挝黄鸩莸奈谋荆居谜Z條款和格式大多對(duì)本單位有利，也較熟悉，談判起來就方便一些，用別的單位文本，往往比較生疏，改動(dòng)量較大，有時(shí)有的單位故意將文本寫得很長，其中設(shè)置文字陷阱，稍不注意就會(huì)簽訂不利合同。

合同是各方當(dāng)事人在平等自愿、協(xié)商一致的基礎(chǔ)上商定的，用誰的文本為基礎(chǔ)談判法律沒有規(guī)定，選擇用任何一方的文本作基礎(chǔ)都可以，包括一些政府部門制訂的示范文本，也不是必須使用的，合同當(dāng)事人可以以任何文本為基礎(chǔ)談判，最后形成商定文本。

另外，文本審查應(yīng)特別注意格式合同問題。

格式合同是當(dāng)事人為了重復(fù)使用而預(yù)先擬定，并在訂立合同時(shí)未與對(duì)方協(xié)商的合同。格式合同往往是一些公用企業(yè)和服務(wù)行業(yè)為了逃避責(zé)任，對(duì)廣大消費(fèi)者提出不平等、歧視性的要求。為了防止格式條款的弊端，《合同法》作了一些具體規(guī)定：采用格式條款訂立合同的，提供格式條款的一方應(yīng)當(dāng)遵循公平原則確定當(dāng)事人之間的權(quán)利和義務(wù)，并采取合理的方式提請(qǐng)對(duì)方注意免除或者限制其責(zé)任的條款，按照對(duì)方的要求，對(duì)該條款予以說明：提供格式條款一方免除自身責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利的，該條款無效。使用格式合同較多的企業(yè)，為避免簽訂無效合同，應(yīng)對(duì)一些免除自身責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利的條款作一些醒目注釋，還可對(duì)以上條款，在合同文本中用選擇或填空的方式與對(duì)方協(xié)商，給對(duì)方表達(dá)意愿的機(jī)會(huì)，這樣經(jīng)過雙方協(xié)商一致，就不屬于格式條款。

簽訂合同的授權(quán)與簽章手續(xù)簽訂合同是一種重要的法律行為，為了保證一個(gè)單位對(duì)外簽訂合同的合法、統(tǒng)一與高效，各單位都應(yīng)有簽約授權(quán)的管理制度。

授權(quán)委托書中一般應(yīng)有被授權(quán)人的姓名、身份，授權(quán)的事項(xiàng)、授權(quán)的時(shí)間和范圍，由法定代表人或負(fù)責(zé)人簽字。授權(quán)委托書的格式由合同綜合管理部門制訂。為了簡化手續(xù)，法定代表人或負(fù)責(zé)人可以一次性將某類合同授權(quán)某人簽訂，而不必就每一個(gè)合同單獨(dú)授權(quán)。被授權(quán)人必須在授權(quán)的期間和范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)委托書確定的期間和范圍，合同綜合管理部門應(yīng)監(jiān)督被授權(quán)人的簽約行為。

企業(yè)要保證簽訂的合同統(tǒng)一合法有效，并得到嚴(yán)格履行，可以通過使用合同專用章這一方式。在合同管理制度中規(guī)定，對(duì)外簽訂合同必須統(tǒng)一加蓋合同專用章，只有加蓋合同專用章的合同，企業(yè)才予以認(rèn)可，這樣可避免一些部門和人員加蓋其他公章，對(duì)外簽訂合同，也可避免一些人員逃避合同綜合管理部門的監(jiān)督管理。

對(duì)合同履行情況的監(jiān)督檢查合同綜合管理部門監(jiān)督檢查合同的履行情況，一般采取重點(diǎn)檢查和抽查的方式。檢查內(nèi)容主要包括三方面，一要看各方是否按合同約定進(jìn)度全面履行合同，督促各方嚴(yán)格履約;二要看履行過程中是否存在合同數(shù)量、工期、設(shè)計(jì)等方面的變更情況，如有變更，應(yīng)履行變更簽約手續(xù)，以合同形式明確變更情況;三要看是否存在違約情況，這是監(jiān)督檢查的主要工作。合同當(dāng)事人任何一方違反合同約定的任何一項(xiàng)義務(wù)，都會(huì)導(dǎo)致違約情況，其中最多的是工期逾期、質(zhì)量不符合約定。因?yàn)樘幚磉`約情況涉及大量法律規(guī)定，所以，合同綜合管理部門對(duì)此過程應(yīng)重點(diǎn)監(jiān)控。合同履行過程中，當(dāng)事各方的往來函件、通知等文書都具有法律效力，如果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責(zé)任的重要證據(jù)，所以對(duì)合同履行每一環(huán)節(jié)形成的書面材料都應(yīng)注意完整保存。

貴在提高責(zé)任心合同綜合管理不僅工作量繁重，而且責(zé)任重大，《刑法》第四百零六條明確規(guī)定，國家機(jī)關(guān)工作人員在簽訂、履行合同過程中，因嚴(yán)重不負(fù)責(zé)任被詐騙，致使國家利益遭受重大損失的，處三年以下有期徒刑或者拘役;致使國家利益遭受特別重大損失的，處三年以上七年以下有期徒刑?！缎谭ā芬?guī)定這一罪刑，就是針對(duì)國有企業(yè)中負(fù)責(zé)合同管理的工作人員，包括合同綜合管理人員。

作為合同綜合管理人員，應(yīng)認(rèn)識(shí)到本職工作的重要責(zé)任，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，把好合同管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，全面履行合同管理職責(zé)，以維護(hù)企業(yè)利益，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

現(xiàn)代企業(yè)中的合同管理

市場經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)，合同是商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式。現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來，主要是通過合同形式進(jìn)行的，所以，合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)法律顧問制度的重要內(nèi)容之一，能否實(shí)施有效管理把好合同關(guān)，是現(xiàn)化企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個(gè)重要因素。

一、現(xiàn)代企業(yè)的合同管理機(jī)構(gòu)和管理模式

首先，合同立由企業(yè)法律顧問部門管理。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，企業(yè)通過合同所確立的民事關(guān)系，是—種受法律保護(hù)的民事法律關(guān)系‘，所以通過簽訂合同建立民事法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為。由此可見，由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財(cái)務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會(huì)關(guān)系，涉及大量的法律專業(yè)問題，所以合同應(yīng)由企業(yè)法律顧問部門管理。

其次，合同管理應(yīng)采取企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門、各單位分口管理的模式。法律顧問部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。具體操作上，對(duì)合同實(shí)行分級(jí)、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個(gè)分公司、駐外機(jī)構(gòu))作為臺(tái)同二級(jí)管理單位，負(fù)責(zé)本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報(bào)有關(guān)合同的執(zhí)行情況。這樣。企業(yè)和所屬各部門、各單位對(duì)合同的管理做到機(jī)構(gòu)、人員、制度三落實(shí)，形成完善的合同管理體系。

二、合同管理的具體內(nèi)容合同關(guān)系

自始至終是一種法律關(guān)系，所以現(xiàn)代企業(yè)的合同管理也應(yīng)當(dāng)是自始至終的全過程的、全方位的管理。根據(jù)多年來我國企業(yè)的合同管理實(shí)踐，合同管理應(yīng)做好如下幾項(xiàng)工作：

1、建立健全規(guī)章制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度人手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

2、加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使合同管理人員掌握合同法律知識(shí)和簽約技巧，堅(jiān)持持證上崗和年檢考核制度，這不但增強(qiáng)了合同管理人員的責(zé)任感，也提高了合同法律意識(shí)。

3、重大合同審查管理。企業(yè)重大合同主要有：中外合資合作合同、企業(yè)購并合同、聯(lián)營合同，獨(dú)家代理協(xié)議、重大技術(shù)改進(jìn)或技術(shù)引進(jìn)合同、涉及擔(dān)保的合同、房地產(chǎn)開發(fā)與交易合同等。把這些對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益影響大的合同挑出來，做為合同的重點(diǎn)管理對(duì)象，從合同的項(xiàng)目論證、對(duì)方當(dāng)事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都由法律顧問部門參與，嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

4、履行監(jiān)督和結(jié)算管理。簽約的目的主要是保障合同的及時(shí)有效履行，防止違約行為的發(fā)生，所以;企業(yè)法律顧。問對(duì)合同的履行進(jìn)行監(jiān)督是十分必要的。通過監(jiān)督可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時(shí)向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。另外，合同結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，法律顧問部門同財(cái)務(wù)部門密切配合;把好合同的結(jié)算關(guān)至關(guān)重要，這既是對(duì)合同簽訂的審查，也是對(duì)合同履行的監(jiān)督，具體可采取或制定貸款支付復(fù)核程序，實(shí)施有效的管理。

5、違約糾紛的及時(shí)處理。合同關(guān)系是一種法律關(guān)系，違約行為是一種違法行為，要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強(qiáng)制履行等法律后果。法律顧問部門審查合同時(shí)選擇合適的違約條款和糾紛處理?xiàng)l款顯得很重要，一旦發(fā)生違約情形，法律顧問要區(qū)別情況，及時(shí)采用協(xié)商，仲裁或訴訟等方式，積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

合同管理是：企業(yè)法律顧問事務(wù)中的一項(xiàng)重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容;：而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，現(xiàn)代企業(yè)若能對(duì)合同實(shí)施有效管理，將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生巨大的推動(dòng)力。

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