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2012年物業(yè)管理師考試管理實(shí)務(wù)知識(shí)點(diǎn)155

發(fā)表時(shí)間:2012/2/7 13:52:53 來源:互聯(lián)網(wǎng) 點(diǎn)擊關(guān)注微信:關(guān)注中大網(wǎng)校微信
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四、應(yīng)用文書的寫作要領(lǐng)(熟悉)

(一)行政公文的寫作要領(lǐng)(一共9種)

1.決定的寫法

決定的正文一般由緣由、意義和事項(xiàng)組成。緣由可以簡(jiǎn)潔明了、寥寥數(shù)語高度概括,涉及重大問題和重大行動(dòng)安排或?qū)iT事項(xiàng)作出決定時(shí),其緣由則要具體、充分。決定的事項(xiàng)可采用一段到底、分條列項(xiàng)、小標(biāo)題、分部分表述等方式。不論采用哪種表述方式,都要做到觀點(diǎn)鮮明,依據(jù)充分,事實(shí)準(zhǔn)確,切合實(shí)際。

2.通知的寫法

通知的正文一般先敘述通知的起因緣由,寫明通知的背景和依據(jù),然后通過承啟用語,轉(zhuǎn)入通知事項(xiàng)。如一般性通知,只要寫清什么事,有何要求即可;任免通知,寫清任免人員姓名、具體職務(wù)等。比較復(fù)雜的通知,如指示性通知等,既可采用一氣呵成的貫通式寫法,直接寫明通知的內(nèi)容和在貫徹執(zhí)行中應(yīng)注意的問題,也可采用分條列項(xiàng)式寫法,分出層次,但要注意各條、項(xiàng)之間的邏輯順序。

3.通報(bào)的寫法

通報(bào)的正文主體由三部分構(gòu)成。一是事實(shí)與評(píng)析。這部分是通報(bào)全文的重點(diǎn)和核心,寫法可虛實(shí)結(jié)合,先實(shí)后虛。即先適當(dāng)?shù)卦攲懯聦?shí)(先進(jìn)事跡、錯(cuò)誤事實(shí)、重要精神或情況)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主要情節(jié)、結(jié)果及影響等,從中提煉出經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)。二是決定,也稱結(jié)論。表揚(yáng)的要明確給予肯定,寫明授予什么榮譽(yù),給予什么獎(jiǎng)勵(lì);批評(píng)的要寫明對(duì)責(zé)任者懲戒的意見。三是結(jié)語,即提出要求或希望,號(hào)召大家學(xué)習(xí)先進(jìn)或是告誡人們防止發(fā)生類似錯(cuò)誤,或是要求大家重視某一情況、倡導(dǎo)某一精神。

4.報(bào)告的寫法

報(bào)告首先概括說明全文主旨,可開始即簡(jiǎn)明扼要地將一定時(shí)間內(nèi)工作的有關(guān)情況介紹清楚,如依據(jù)、目的、總的行動(dòng)及對(duì)整個(gè)工作的估計(jì)、評(píng)價(jià)等。然后以“現(xiàn)將有關(guān)隋況報(bào)告如下:”之類的通用語,轉(zhuǎn)入正文。主體(即報(bào)告事項(xiàng)部分)是報(bào)告的核心,是要敘述的具體內(nèi)容。如果內(nèi)容較多,篇幅較長(zhǎng),可采用分題式、分條式或兩者相結(jié)合的方法進(jìn)行敘述。

在常規(guī)物業(yè)管理中,報(bào)告也是使用較多的文種之一,常見的錯(cuò)誤有三個(gè):其一是當(dāng)作前行文使用。如某物業(yè)管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制作了一份《關(guān)于在A花園組織象棋比賽的報(bào)告》交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),就是運(yùn)用錯(cuò)誤,應(yīng)使用請(qǐng)示文種。其二是當(dāng)作外行文使用。如給業(yè)主委員會(huì)等外圍組織反映情況時(shí)使用報(bào)告,就是運(yùn)用錯(cuò)誤。其三是與請(qǐng)示文種混用。如《關(guān)于更換對(duì)講機(jī)的請(qǐng)示報(bào)告》,就是把請(qǐng)示文種與報(bào)告文種混用了。

5.請(qǐng)示的寫法

首先寫明請(qǐng)示的起因,即“為什么請(qǐng)示”;一般可運(yùn)用敘事、說理相結(jié)合的表達(dá)方式,簡(jiǎn)要說明為什么要請(qǐng)示及請(qǐng)示的緣由、依據(jù)、背景。其次要寫明請(qǐng)示事項(xiàng),即“請(qǐng)示什么問題”。內(nèi)容較簡(jiǎn)單的可全文一氣呵成,一貫到底;內(nèi)容復(fù)雜的則應(yīng)分段表述。

如果是請(qǐng)求對(duì)某一工作的指示或?qū)μ幚砟稠?xiàng)問題的批準(zhǔn),則應(yīng)提出自身的意見或處理辦法;如果有兩種以上的方案或意見,則應(yīng)表明自身的傾向性意見,以便上級(jí)單位作出正確的判斷和決策,從而得到及時(shí)準(zhǔn)確的回答。

在常規(guī)物業(yè)管理中,使用請(qǐng)示應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

(1)必須堅(jiān)持一事一請(qǐng)示;

(2)請(qǐng)示在未獲批準(zhǔn)前,不得對(duì)下屬單位發(fā)送;

(3)如需向兩個(gè)上級(jí)單位同時(shí)請(qǐng)示,只能采取一個(gè)主送和一個(gè)抄送的辦法(請(qǐng)示公文的主送單位只能是一個(gè)),不可多頭報(bào)送以免造成誤會(huì)而貽誤工作;

(4)嚴(yán)禁越級(jí)請(qǐng)示;

(5)請(qǐng)示語言既要簡(jiǎn)明扼要,還要注重行文語氣,選用語句要謙敬,分寸得當(dāng)。2011年物業(yè)管理師考試成績(jī)查詢

6.批復(fù)的寫法

批復(fù)只答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng),對(duì)請(qǐng)示的問題只作原則性、結(jié)論性的指示和決定。

在常規(guī)物業(yè)管理中,使用批復(fù)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

(1)批復(fù)是對(duì)請(qǐng)示作回復(fù),所以在批復(fù)的開頭一定要完全引述來文字號(hào)和標(biāo)題,不可只引文號(hào),或只引標(biāo)題;

(2)批復(fù)要有針對(duì)性,要態(tài)度明朗,觀點(diǎn)明確,措辭要莊重、周密、準(zhǔn)確。同時(shí)要注意,只能在職權(quán)范圍內(nèi)批準(zhǔn)、答復(fù)問題,否則即是無效批復(fù);

(3)必須有正式的書面請(qǐng)示才能批復(fù),口頭或電話請(qǐng)示不能作為批復(fù)的依據(jù);

(4)批復(fù)一般只給來文請(qǐng)示的單位。如有普遍意義,也可以同時(shí)抄送所屬各單位。

此外,對(duì)于下級(jí)送來報(bào)告,若認(rèn)為有必要,也可以批復(fù)。

7.意見的寫法

首先是交代提出意見的依據(jù)、目的、情況、意義等,回答“為什么提意見”。其次是對(duì)有關(guān)問題或某項(xiàng)工作提出本單位的見解、建議或規(guī)范性的解決辦法。結(jié)尾習(xí)慣用語一般為“以上意見,請(qǐng)結(jié)合實(shí)際貫徹執(zhí)行”、“以上意見,僅供參考”等。也可自然收尾,不加結(jié)束語。

在常規(guī)物業(yè)管理中,使用意見應(yīng)注意以下幾點(diǎn):.

(1)意見的使用比較廣泛,既可以用于正式公文,也可以用于日常工作溝通。因此,在正式公文中,撰寫意見,要有針對(duì)性、可行性,文字表述要明確具體。

(2)意見在正式公文中,主要用于平行單位和對(duì)下級(jí)單位,對(duì)上級(jí)單位應(yīng)慎重使用。對(duì)上級(jí)單位行文,多用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”等文種。

8.函的寫法

首先述致函起因,即發(fā)函的原因、背景和依據(jù)。其次說明致函事項(xiàng),明確地將問題、要求或答復(fù)意見告知對(duì)方。

在常規(guī)物業(yè)管理中,使用函時(shí),要注意態(tài)度的坦誠、熱忱,語氣的平和、謙虛,在措辭上嚴(yán)謹(jǐn)?shù)皿w。

9.會(huì)議紀(jì)要的寫法

首先簡(jiǎn)單介紹會(huì)議概況,包括會(huì)議的起止時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加與列席人員、議題、會(huì)議進(jìn)展情況、主要成果,這些是會(huì)議紀(jì)要開頭不可缺少的“七要素”。有些會(huì)議紀(jì)要,還要交代召開會(huì)議的依據(jù),會(huì)議的指導(dǎo)思想、目的、要求、會(huì)議程序以及對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)等有關(guān)內(nèi)容。重要的與會(huì)者和發(fā)言,也要在開頭部分予以突出介紹。這一部分是會(huì)議自然情況的概述,要寫得概括扼要,文字簡(jiǎn)短。

會(huì)議紀(jì)要的主體部分要根據(jù)會(huì)議的原始材料,經(jīng)過認(rèn)真分析整理、提煉加工,相對(duì)具體地把會(huì)議的主要議題、討論意見、基本結(jié)論、任務(wù)、要求等會(huì)議的主要情況、精神、成果表述出來。主體部分一般有兩種常用的表述方法:

(1)概述法。把會(huì)議的發(fā)言、討論的情況綜合到一起,圍繞會(huì)議的中心,分自然段概括地表述出來,這種寫法多用于小型會(huì)議或討論的問題比較集中、意見比較一致的會(huì)議。

(2)歸納法。會(huì)議的規(guī)模較大,討論的問題較多,涉及面較廣,需要將會(huì)議的原始材料加以分類整理,對(duì)許多意見或內(nèi)容進(jìn)行歸納敘述。

視會(huì)議紀(jì)要的實(shí)際,結(jié)語有兩種情況:一種是設(shè)結(jié)語,以簡(jiǎn)短明確、有鼓動(dòng)性和號(hào)召力的語言收尾,表示決心、強(qiáng)調(diào)意義、闡明希望、發(fā)出號(hào)召等。另一種是不設(shè)結(jié)語,正文寫完,全文也就自然結(jié)束。

在常規(guī)物業(yè)管理中,使用會(huì)議紀(jì)要時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

(1)要突出會(huì)議主題,不要面面俱到。

(2)工作會(huì)議紀(jì)要一般以通知形式貫徹,可在通知中簡(jiǎn)要提出貫徹落實(shí)會(huì)議紀(jì)要精神的有關(guān)要求。

(3)會(huì)議紀(jì)要的文稿形成后,一般由參加會(huì)議人員簽名確認(rèn)。

(4)會(huì)議紀(jì)要制作完成后,一般都要送簽名人員一份。

事務(wù)公文、制度文書等其它文書的寫作要領(lǐng)

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