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注冊(cè)物業(yè)管理師考試物業(yè)管理實(shí)務(wù)講義
第三節(jié) 物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存
物業(yè)管理檔案通常有紙介質(zhì)和電子媒體形式兩大類,檢索利用與安全保管也應(yīng)根據(jù)檔案的介質(zhì)、不同特點(diǎn),采取針對(duì)性措施分別使用處理。
一、物業(yè)管理檔案的檢索
(一)紙介質(zhì)檔案檢索
紙介質(zhì)檔案的檢索工具種類很多,物業(yè)管理檔案管理常用的檢索工具有:目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。
1.常用檢索工具的編制方法
(1)分類卡片目錄
分類卡片目錄是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。這類目錄的優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)性、靈活性高,但難度較大,需要一定的時(shí)間。
(2)專題卡片目錄2012年注冊(cè)物業(yè)管理師報(bào)名時(shí)間
專題卡片目錄是按某一特定的題目,將同一主題內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇墨I(xiàn)組合,以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內(nèi)容。
(3)主題卡片目錄
主題卡片目錄是指以規(guī)范關(guān)鍵字、詞組織檔案相關(guān)內(nèi)容的索引系統(tǒng)。
(4)名稱索引
名稱索引是指以字母或其他文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引,以提供使用的索引編制方法。
2.檔案提供利用的方式
(1)檔案檢索的步驟和方式
檔案檢索的一般步驟和方法是:分析應(yīng)用需求,明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引,查找到需要的檔案文件。
(2)檔案提供利用的方式
檔案提供利用的一般方式有:檔案室閱讀,外借,制作副本,向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識(shí)與方法等。
(二)電子媒體檔案檢索
電子媒體檔案一般分為兩類:一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料,這類資料一般是以數(shù)字形式存貯的;另一類是閉路視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料,一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。盡管新的監(jiān)控設(shè)備已將二者合一為硬盤數(shù)位形式存貯,但是目前仍有相當(dāng)多的企業(yè)還在使用磁帶方式存貯的視頻監(jiān)控系統(tǒng),這類形式存貯的錄像磁帶與紙介質(zhì)檔案的存放方式相似。
各類軟件的檢索查詢?cè)O(shè)計(jì),目前無統(tǒng)一的檢索查詢形式。
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