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(2)投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)的防范與控制

物業(yè)管理投標(biāo)的主要風(fēng)險(xiǎn)來自招標(biāo)人和招標(biāo)物業(yè)、投標(biāo)人、競爭對手等三個(gè)方面。

1)來自于招標(biāo)人和招標(biāo)物業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)有：招標(biāo)方提出顯示公平的特殊條件，招標(biāo)方未告知可能會直接影響投標(biāo)結(jié)果的信息，建設(shè)單位可能出現(xiàn)資金等方面的困難而造成項(xiàng)目無法正常進(jìn)行，因物業(yè)延遲交付使用而造成早期介入期限延長，招標(biāo)方與其他投標(biāo)人存在關(guān)聯(lián)交易等。

2)來自于投標(biāo)人的風(fēng)險(xiǎn)主要有：未對項(xiàng)目實(shí)施必要的可行性分析、評估、論證，從而造成投標(biāo)決策和投標(biāo)策略的失誤;盲目作出服務(wù)承諾;價(jià)格測算失誤造成未中標(biāo)或中標(biāo)后虧損經(jīng)營;項(xiàng)目負(fù)責(zé)人現(xiàn)場答辯出現(xiàn)失誤;接受資格審查時(shí)出現(xiàn)不可預(yù)見或可預(yù)見但未作相應(yīng)防范補(bǔ)救措施的失誤;投標(biāo)資料(如物業(yè)管理方案、報(bào)價(jià)等)泄露;投標(biāo)人采取不正當(dāng)?shù)氖侄螀⑴c競爭，被招標(biāo)方或評標(biāo)委員會取消投標(biāo)資格;未按要求制作投標(biāo)文件或送達(dá)投標(biāo)文件造成廢標(biāo)等。

3)來自競爭對手的風(fēng)險(xiǎn)主要有：采取低于成本競爭、欺詐、行賄等不正當(dāng)?shù)母偁幨侄?具備相關(guān)背景或綜合競爭的絕對優(yōu)勢;竊取他人的投標(biāo)資料和商業(yè)秘密等。

對上述風(fēng)險(xiǎn)的防范與控制的具體措施有：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)的要求參與投標(biāo)活動;對項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)合理的分析、評估，周密策劃、組織、實(shí)施投標(biāo)活動;完善企業(yè)自身的管理;選擇信譽(yù)良好的招標(biāo)方和手續(xù)完備盈利優(yōu)勢明顯的物業(yè);充分考慮企業(yè)的承受能力，制訂可行的物業(yè)管理方案，選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人;慎重對待合同的附加條款和招標(biāo)方的特殊要求等。

3.登記并取得招標(biāo)文件

物業(yè)管理企業(yè)在確定參加投標(biāo)后，按招標(biāo)公告和投標(biāo)邀請書指定的地點(diǎn)和方式登記并取得招標(biāo)文件。

4.準(zhǔn)備投標(biāo)文件

投標(biāo)文件應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件，并對招標(biāo)文件提出的實(shí)質(zhì)性要求和條件作出響應(yīng)。投標(biāo)文件又稱標(biāo)書，一般由投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、資格證明文件、物業(yè)管理方案、招標(biāo)文件要求提供的其他材料等幾部分組成。常見的做法是將投標(biāo)文件根據(jù)性質(zhì)分為商務(wù)文件和技術(shù)文件兩大類。

(1)商務(wù)投標(biāo)文件(或稱物業(yè)基本情況)

1)公司簡介。包括投標(biāo)公司的資質(zhì)條件、以往業(yè)績、人員等情況。

2)公司法人地位及法定代表證明。包括資格證明文件(營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、企業(yè)代碼以及行業(yè)主管部門頒發(fā)的資質(zhì)等級證書、授權(quán)書、代理協(xié)議書等)、資信證明文件(保函、已履行的合同及商戶意見書、中介機(jī)構(gòu)出具的財(cái)務(wù)狀況書等)。

3)投標(biāo)報(bào)價(jià)單及招標(biāo)文件要求提供的其他資料。

商務(wù)文件要求投標(biāo)人按招標(biāo)要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)真實(shí)反映企業(yè)的情況和詳細(xì)的報(bào)價(jià)。

(2)技術(shù)文件

技術(shù)文件又稱技術(shù)指標(biāo)，主要是物業(yè)管理方案和招標(biāo)方要求提供的其他技術(shù)性資料。

應(yīng)注意，有的 招標(biāo)條件要求在技術(shù)文件中禁止透露可以反映企業(yè)情況的數(shù)據(jù)、文字、報(bào)價(jià)等，在準(zhǔn)備材料時(shí)應(yīng)按招標(biāo)要求準(zhǔn)備相關(guān)資料。

5.送交投標(biāo)文件

全部投標(biāo)文件編制好以后，投標(biāo)人應(yīng)按招標(biāo)文件要求進(jìn)行封裝，并按時(shí)送達(dá)招標(biāo)單位。

6.接受招標(biāo)方的資格審查

投標(biāo)人應(yīng)按招標(biāo)文件規(guī)定的要求準(zhǔn)備相應(yīng)的資料，接受招標(biāo)方的資格審查。

7.參加開標(biāo)、現(xiàn)場答辯和評標(biāo)

投標(biāo)人在接到開標(biāo)通知后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間到達(dá)開標(biāo)地點(diǎn)參加會議和現(xiàn)場答辯，并接受評標(biāo)委員會的審核。

8.簽約并執(zhí)行合同

投標(biāo)人在收到中標(biāo)通知書后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)與招標(biāo)人簽訂物業(yè)管理服務(wù)合同。同時(shí)，投標(biāo)人還要同招標(biāo)單位協(xié)商解決進(jìn)駐物業(yè)區(qū)域、實(shí)施前期物業(yè)管理的有關(guān)的問題。

投標(biāo)結(jié)束后，要對投標(biāo)活動進(jìn)行分析總結(jié)，結(jié)算投標(biāo)有關(guān)費(fèi)用，對招標(biāo)投標(biāo)資料進(jìn)行整理、歸檔。

(三)投標(biāo)的策略及技巧

1.投標(biāo)的組織策劃

物業(yè)管理企業(yè)在獲取招標(biāo)信息后應(yīng)組織相關(guān)人員組成投標(biāo)小組，對投標(biāo)活動進(jìn)行策劃實(shí)施，其主要任務(wù)是項(xiàng)目分析評估、標(biāo)書編制、投標(biāo)策略的制訂、參與現(xiàn)場踏勘、開標(biāo)、評標(biāo)、現(xiàn)場答辯、簽約談判等。

(1)根據(jù)招標(biāo)物業(yè)項(xiàng)目的情況選擇企業(yè)骨干力量組成投標(biāo)小組，投標(biāo)小組成員的選擇、配備，尤其是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的選擇是確保投標(biāo)活動的質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)。

(2)對招標(biāo)方、招標(biāo)物業(yè)基本情況和競爭對手要進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查，正確評估，預(yù)測并降低投標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)。

(3)正確編制標(biāo)書。編制標(biāo)書要根據(jù)招標(biāo)文件的要求進(jìn)行，在透徹掌握招標(biāo)文件內(nèi)容和進(jìn)行細(xì)致深入的市場調(diào)查基礎(chǔ)上，確定管理項(xiàng)目的整體思路(包括物業(yè)管理工作重點(diǎn)、服務(wù)特色、管理目標(biāo)、管理方式及實(shí)施措施等)，制訂物業(yè)管理方案。

(4)在科學(xué)分析和準(zhǔn)確計(jì)算的前提下測算管理服務(wù)成本并制訂合理報(bào)價(jià)。

(5)靈活運(yùn)用公共關(guān)系，多渠道獲取相關(guān)信息，確保報(bào)價(jià)的合理性。

(6)選擇最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢的物業(yè)作為招標(biāo)方考察的對象。

(7)加強(qiáng)與招標(biāo)方的溝通，了解招標(biāo)方的需求，及時(shí)掌握投標(biāo)過程中出現(xiàn)的變化情況并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。

(8)周密安排招標(biāo)方的資格預(yù)選和評標(biāo)過程中的現(xiàn)場答辯活動。

2.項(xiàng)目的現(xiàn)場踏勘

在踏勘現(xiàn)場過程中，招標(biāo)人還會就投標(biāo)公司代表提出的問題作出口頭回答，但這種口頭回答并不具備法律效力，只有在投標(biāo)者以書面形式提出問題并由招標(biāo)人作出書面答復(fù)時(shí)，才能產(chǎn)生法律約束力。投標(biāo)人應(yīng)對現(xiàn)場物業(yè)進(jìn)行詳細(xì)的踏勘，查勘現(xiàn)場物業(yè)與投標(biāo)報(bào)價(jià)是否存在外在風(fēng)險(xiǎn)條件。具體包括以下幾方面：

(1)物業(yè)建筑及安裝施工進(jìn)度(新建物業(yè))，物業(yè)當(dāng)前使用情況及陳舊老化程度(舊有物業(yè));物業(yè)配套設(shè)施設(shè)備及其分布情況;周邊道路交通及停車場情況;園林綠化及環(huán)境標(biāo)識情況;內(nèi)部公共使用區(qū)域及通道分布情況;物業(yè)管理用房等。

(2)主要業(yè)主情況，包括客戶定位、主要服務(wù)要求與所需特殊服務(wù)、物業(yè)服務(wù)費(fèi)的承受能力等。這些情況可由投標(biāo)人自行安排人員與時(shí)間進(jìn)行調(diào)查。

(3)物業(yè)所在地的氣候條件、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、人文環(huán)境、消費(fèi)需求和市場變化情況以及與物業(yè)管理相關(guān)的政策法規(guī)等。

3.投標(biāo)文件的編寫

物業(yè)管理投標(biāo)文件除了按規(guī)定格式要求響應(yīng)招標(biāo)文件外，最主要的內(nèi)容是介紹物業(yè)管理要點(diǎn)和物業(yè)管理服務(wù)的內(nèi)容、服務(wù)形式和費(fèi)用。

(1)投標(biāo)文件編寫的基本要求。

作為評標(biāo)的基本依據(jù)，投標(biāo)文件必須具有統(tǒng)一的編寫基礎(chǔ)，以便于評標(biāo)工作的順利進(jìn)行。

1)使用國家統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位，避免在定標(biāo)和履約中出現(xiàn)混亂。

2)使用統(tǒng)一的貨幣。國內(nèi)物業(yè)管理投標(biāo)書規(guī)定使用的貨幣應(yīng)為“人民幣”，而國際投標(biāo)中所使用貨幣則應(yīng)按招標(biāo)文件的規(guī)定執(zhí)行。

3)使用國家統(tǒng)一頒布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。如果某些業(yè)主由于特定需要要求提供特殊服務(wù)，也應(yīng)按照國家正式批準(zhǔn)的統(tǒng)一的服務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。若招標(biāo)文件要求采用國外的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，應(yīng)將所使用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范譯成中文，并在投標(biāo)文件中說明。

4)使用準(zhǔn)確的表述方式。投標(biāo)書的文字與圖紙是投標(biāo)者借以表達(dá)其意圖的語言，必須能準(zhǔn)確表達(dá)投標(biāo)公司的投標(biāo)方案。投標(biāo)文件要使用簡潔、明確、文法暢通、條理清楚、言簡易賅的表述方式，最大限度地減少招標(biāo)單位的誤解和可能出現(xiàn)的爭議。

圖紙、表格的編寫要做到前后一致、風(fēng)格統(tǒng)一、符合招標(biāo)文件的要求。最好能以索引查閱方式將圖紙表格裝訂成冊，并和投標(biāo)文件中的文字保持一致。

5)確保資料的真實(shí)性。投標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)符合招標(biāo)文件的要求提供投標(biāo)文件，并保證所提供全部資料的真實(shí)性。

(2)投標(biāo)文件編寫中應(yīng)注意的問題。

1)確保填寫無遺漏，無空缺。投標(biāo)文件中的每一空白都需填寫，如有空鼓，則被認(rèn)為放棄意見;重要數(shù)據(jù)未填寫，可能被作為廢標(biāo)處理。

2)不可任意修改填寫內(nèi)容。投標(biāo)人所遞交的全部文件均應(yīng)由投標(biāo)方法定人代表或委托代理人簽字;若填寫中有錯(cuò)誤而不得不修改，則應(yīng)由投標(biāo)方負(fù)責(zé)人在修改處簽字。

3)填寫方式規(guī)范。除投標(biāo)方對錯(cuò)處作出必要修改外，投標(biāo)文件中不允許出現(xiàn)加行、涂抹或改寫痕跡。

4)不得改變標(biāo)書格式。若投標(biāo)人認(rèn)為原有招標(biāo)文件規(guī)定的格式不能表達(dá)投標(biāo)意圖，可另附補(bǔ)充說明，但不得任意修改原招標(biāo)文件規(guī)定的格式。

5)計(jì)算數(shù)字必須準(zhǔn)確無誤。投標(biāo)公司必須對單價(jià)、合計(jì)數(shù)、分步合計(jì)、總標(biāo)價(jià)及其大寫數(shù)字進(jìn)行仔細(xì)核對。

6)報(bào)價(jià)合理。投標(biāo)人應(yīng)對招標(biāo)項(xiàng)目提出合理的報(bào)價(jià)。

7)包裝整潔美觀。投標(biāo)文件應(yīng)保證字跡清楚，文本整潔，紙張統(tǒng)一，裝楨美觀大方。

8)做好投標(biāo)文件的保密措施。

4.投標(biāo)報(bào)價(jià)的策略和技巧

投標(biāo)報(bào)價(jià)是技術(shù)性、技巧性較強(qiáng)的工作，在投標(biāo)的過程中，需要不斷調(diào)整策略，使報(bào)價(jià)更接近標(biāo)底。投標(biāo)報(bào)價(jià)的策略主要有：

(1)對項(xiàng)目運(yùn)作的經(jīng)營管理成本進(jìn)行準(zhǔn)確測算，確定項(xiàng)目運(yùn)作的盈虧平衡點(diǎn)和利潤空間，在此基礎(chǔ)上預(yù)測標(biāo)底和競爭對手的報(bào)價(jià)范圍。

(2)密切關(guān)注、正確分析競爭對手的報(bào)價(jià)。

(3)補(bǔ)充一些投標(biāo)人有能力承擔(dān)的優(yōu)惠條件為報(bào)價(jià)的附加。

在投標(biāo)過程中，投標(biāo)人采取的報(bào)價(jià)技巧主要有：

1)多方案報(bào)價(jià)。在邀請招標(biāo)或議標(biāo)的方式中，由于招標(biāo)文件不明確或項(xiàng)目本身有多方案存在，投標(biāo)人對項(xiàng)目原方案提出在經(jīng)濟(jì)上、技術(shù)上更合理可行的方案，即準(zhǔn)備兩個(gè)或兩個(gè)以上的報(bào)價(jià)，最后與招標(biāo)方進(jìn)行協(xié)商處理。

2)保本報(bào)價(jià)。即按成本報(bào)價(jià)，適用于規(guī)模大、遠(yuǎn)景效益好的項(xiàng)目或業(yè)主大會委托業(yè)主委員會組織的招標(biāo)項(xiàng)目。

5.現(xiàn)場答辯的技巧

(1)應(yīng)選擇經(jīng)驗(yàn)豐富、性格沉穩(wěn)、對項(xiàng)目情況熟悉的答辯人。在開標(biāo)前應(yīng)對答辯人員進(jìn)行模擬演練，正確把握招標(biāo)文件的要點(diǎn)、投標(biāo)文件的重點(diǎn)內(nèi)容、對項(xiàng)目的熟悉程度等，對重點(diǎn)問題、難點(diǎn)問題、普遍性的問題一一準(zhǔn)備答辯要點(diǎn)。

(2)開標(biāo)前，答辯人員應(yīng)該保持良好的精神狀態(tài)。

(3)在正式開標(biāo)時(shí)，一般要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完整地將標(biāo)書主要內(nèi)容、特點(diǎn)作一概要性介紹，答辯人員應(yīng)當(dāng)圍繞招標(biāo)方和評委普遍關(guān)注的問題集中闡述，重點(diǎn)突出，難點(diǎn)講透，特色鮮明，從而體現(xiàn)投標(biāo)企業(yè)的信心和實(shí)力，感染并打動招標(biāo)方和評委。在現(xiàn)場發(fā)揮時(shí)要果斷、明確，避免匆忙回答或含糊其辭。

6.簽約談判的技巧

(1)在簽約談判時(shí)要準(zhǔn)確把握對方的真實(shí)意圖，準(zhǔn)確判斷對方履行合同的誠意和能力，對進(jìn)駐物業(yè)和實(shí)施常規(guī)物業(yè)管理必備的條件應(yīng)明確約定。

(2)慎重考慮物業(yè)管理目標(biāo)、前期投入費(fèi)用及獎罰條件等方面的任何承諾。如對管轄區(qū)域刑事案件、業(yè)主(或物業(yè)使用人)人身和財(cái)產(chǎn)安全損失等的承諾。

(3)預(yù)測承接物業(yè)后可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)，將其列入相應(yīng)的合同條款中加以規(guī)避。

(四)招標(biāo)文件示例

.A省政府大樓的招標(biāo)文件(部分內(nèi)容)：該項(xiàng)目位于G市T區(qū)，總建筑面積為84350m2，招標(biāo)方式為邀請招標(biāo)，由招標(biāo)人委托代理機(jī)構(gòu)于2004年4月組織具體的招標(biāo)活動。

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（責(zé)任編輯：vstara）

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