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物業(yè)管理檔案管理

齊全完整、檢索便捷的物業(yè)管理檔案系統(tǒng)，是物業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性的工作，是做好物業(yè)管理服務(wù)工作的一個必要條件，也是物業(yè)管理企業(yè)的一項基本功。物業(yè)管理檔案管理包括物業(yè)管理檔案的概念、分類、收集整理和保管利用等內(nèi)容。

物業(yè)管理檔案的概念與分類

一、檔案的定義

檔案是歷史的原始記錄。此定義包括兩層涵義：一是經(jīng)過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內(nèi)容。如施工圖紙，在工程竣工驗收之前，它是正在使用的文件，既非原始記錄，也非檔案；在工程竣工驗收后，經(jīng)過歸檔保存后的施工圖紙，以及所記載的設(shè)計內(nèi)容就是該項目的歷史原始記錄，即檔案。

二、物業(yè)管理檔案的內(nèi)容

物業(yè)管理檔案的內(nèi)容包括物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料和驗收文件，業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個人資料，物業(yè)運(yùn)行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄和物業(yè)管理公司行政管理以及物業(yè)管理相關(guān)合同資料等。

三、物業(yè)管理檔案的分類方法（了解）

物業(yè)管理檔案是直接記載物業(yè)及物業(yè)管理各個方面的歷史記錄。物業(yè)管理常用的檔案分類方法有以下幾種。2011年物業(yè)管理師考試合格標(biāo)準(zhǔn)

(一)年度分類法

年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)檔案分成各個類別。

特點(diǎn)：按年度分類符合檔案按年度形成的特點(diǎn)和規(guī)律，能夠保持檔案在形成時間方面的聯(lián)系，可以反映出立檔單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展的變化情況，便于按年度查閱和利用檔案。

(二)組織機(jī)構(gòu)分類法

組織機(jī)構(gòu)分類法：按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個類別。

特點(diǎn)：能保持全宗內(nèi)文件在來源方面的聯(lián)系，客觀反映各組織機(jī)構(gòu)工作活動的歷史面貌，便于按一定專業(yè)查閱檔案。

(三)事件分類法

事件分類法：按照全宗內(nèi)檔案反映的事件進(jìn)行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。

特點(diǎn)：能較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動的面貌，又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案。

物業(yè)管理企業(yè)檔案的分類應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的情況和檔案管理的要求，采用相應(yīng)的分類方法。

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