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2.管理方式與運作程序
管理方式與運作程序一般由組織架構的設置、流程與支持系統(tǒng)的設計和管理機制的確定等內容組成。
(1)組織架構的設置
組織架構的設置需要綜合考慮物業(yè)的規(guī)模和服務內容,在確保最大限度滿足業(yè)主服務需求的前提下,設計高效運作的組織架構。
如在北京某國際大廈項目中,中標企業(yè)設置了以客戶服務中心為中樞(負責承擔客戶服務、信息管理、協(xié)調調度、
物業(yè)經營等職能),綜合部(負責承擔行政事務、人力資源、財務管理、后勤采購等職能)、機電工程部(負責承擔設備運行、工程維護、節(jié)能降耗、消防管理等職能)、管理部(負責質量控制、安防管理、停車場管理、精神文明建設、環(huán)境工程維護等職能)等相關部門密切協(xié)同運作的組織架構。
(2)運作程序與支持系統(tǒng)的設計
運作程序包括項目整體運作流程、內部運作流程與客戶服務及需求信息反饋流程,一般采用流程圖的方法進行展示,流程設計要遵循全面、高效、合理的原則,準確、真實地反映組織架構的功能和運作方式。
支持系統(tǒng)一般也設計為表格或流程圖的形式,綜合反映物業(yè)管理企業(yè)集中資源優(yōu)勢構建對項目的支持體系。
(3)管理機制的確定
管理機制是反映物業(yè)管理企業(yè)實現(xiàn)項目物業(yè)管理服務目標的基礎,一般由目標管理責任制,激勵機制、監(jiān)督機制組成。其中目標管理機制就是將項目的管理目標、經營目標、競爭目標以量化的形式作為重要職責交給項目的管理團隊,并賦予相應的權利,同時將目標的實現(xiàn)與管理團隊的切身利益掛鉤;激勵機制是在目標管理機制的基礎上設計相應的激勵辦法;監(jiān)督機制是通過政府、業(yè)主、社會輿論和企業(yè)內部管理等渠道來實現(xiàn)對項目運作的監(jiān)督。
3.人員的配備、培訓與管理
(1)人員配備 來自中大網校
人員配備包括擬為項目配置的各類人員,各部門、各崗位的人員編制與專業(yè)素質要求等。人員配備一般依據物業(yè)類型、規(guī)模、服務內容及需求標準、工作重點來確定,并可參照物業(yè)所在地區(qū)政府制訂的物業(yè)管理服務收費指導標準和同類物業(yè)的管理經驗。2011年物業(yè)管理師合格標準
(2)人員培訓
人員培訓方案要對各類管理人員的培訓內容、培訓計劃、方式、目標進行詳盡的描述,可以采取綜合性闡述與相關表格、流程圖相結合的方式。
(3)人員管理
人員管理包括錄用與考核、競爭機制、協(xié)調關系、服務意識、量化管理及標準化運作等,一般根據招標文件的要求進行描述。
4.管理指標與措施
(1)管理指標
管理指標通常由物業(yè)管理質量指標和經濟效益指標兩部分組成,在招標文件中一般都有具體的要求,在物業(yè)管理方案中要對捂標人提出的各項管理指標進行明確的響應。
(2)管理措施
管理措施是物業(yè)管理企業(yè)為完成招標文件規(guī)定的各項管理指標和承諾擬采取的措施,可以采用表格的形式將管理指標與主要的管理措施相對應,進行詳細的闡述。
如某高層商業(yè)寫字樓項目的物業(yè)管理方案中關于項目機構增收節(jié)支的有關措施為:
1)強化內部管理,堅持量人為出,在保障服務質量基礎上降低成本。
2)對項目機構發(fā)生的各項費用按明細制訂預算,實行對項目機構各部門的目標成本考核管理。
3)從采購、運輸、倉儲、使用等環(huán)節(jié)人手,控制各類物資的質量、數量以及采購價格。對節(jié)約代用、修舊利廢、量材使用等方面取得效果的集體和個人給予相應的物質獎勵。
4)對房屋附屬設備、公共設施中相關設備以及項目機構自有設備的運行、維護嚴格按照內部作業(yè)指導書的要求進行作業(yè),從設備的選型、能耗及完好率、利用率等方面分析臺班定額工效和臺班費用成本,提高設備效率、延長使用壽命及降低能耗。
5)對人員實行量化管理,制訂出一套適合小區(qū)管理的內部定額標準,嚴格內部考核制度,做到各工種之間任務均衡,技術等級與工作要求匹配,杜絕人力資源的浪費。
6)通過多種形式的經濟活動分析以及提倡員工和業(yè)主開展合理化建議活動,挖掘管理潛力,降低管理的內外部成本。
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