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2012年注冊(cè)物業(yè)管理師考試物業(yè)管理實(shí)務(wù)講義117

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注冊(cè)物業(yè)管理師考試物業(yè)管理實(shí)務(wù)講義

二、物業(yè)管理檔案的保存與安全

(一)檔案保存

1.檔案的保存價(jià)值和保存期限

某個(gè)單份檔案文件的價(jià)值是不能孤立鑒定的,應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來(lái)綜合考慮檔案的保存價(jià)值和保存期限。例如,某物業(yè)在施工過(guò)程中有一份混凝土試塊檢測(cè)報(bào)告,單個(gè)來(lái)看也許并不顯得有多重要,但從施工過(guò)程中產(chǎn)生的一系列文件來(lái)考慮的話,這一組文件完整地反映了施工過(guò)程中的基本情況,即使是在該物業(yè)投入使用多年之后,仍然可以透過(guò)這一組文件獲得該物業(yè)在施工過(guò)程中的完整信息,因此,有必要將這份文件列入長(zhǎng)期保存的檔案中。

各物業(yè)管理企業(yè)可結(jié)合自身實(shí)際情況和管理要求綜合確定有關(guān)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。為便于把握,表12-2列出了某物業(yè)管理企業(yè)檔案的保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)。

2.檔案保存注意事項(xiàng)

某物業(yè)管理企業(yè)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)

表12-2

    保存期限
    時(shí)間
    劃分標(biāo)準(zhǔn)
    備注
    永久
    無(wú)限期
    凡是記載和反映物業(yè)、大型或重要附屬設(shè)施設(shè)備及物業(yè)管理活動(dòng)的基本歷史情況,對(duì)物業(yè)維護(hù)和使用以及科學(xué)研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)研究參考價(jià)值的文件
    1.有關(guān)所管物業(yè)及重要的附屬設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)性文件資料,有關(guān)更新改造、大中小修的會(huì)議決議的文件、記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和技術(shù)參數(shù)等文件;
    2.有關(guān)物業(yè)管理工作中產(chǎn)生的重要決議、決定、合同協(xié)議、通知、記錄、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及相關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告等;
    3.業(yè)主及業(yè)主大會(huì)的基礎(chǔ)資料、會(huì)議決議、決定、請(qǐng)示報(bào)告記錄等文件
    長(zhǎng)期
    15~60年
    凡是在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)對(duì)所管理的物業(yè)及物業(yè)管理工作需要進(jìn)行查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的文件與記錄
    1.有關(guān)物業(yè)管理工作中的年度季度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;
    2.與物業(yè)相關(guān)的附屬設(shè)施設(shè)備(工作壽命在5年以上10年以內(nèi))的基本技術(shù)和商業(yè)資料,維修維護(hù)合同和記錄,大中小修、更新改造記錄和會(huì)議決議等文件;
    3.物業(yè)本體及大型或重要附屬設(shè)施設(shè)備的維護(hù)記錄
    短期
    15年以內(nèi)
    其他只在較短時(shí)期內(nèi)有查考意義的文件與記錄
    (責(zé)任編輯:)

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