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2012職稱(chēng)計(jì)算機(jī)考試excel使用技巧知識(shí)14

發(fā)表時(shí)間:2012/9/29 8:56:32 來(lái)源:互聯(lián)網(wǎng) 點(diǎn)擊關(guān)注微信:關(guān)注中大網(wǎng)校微信

【導(dǎo)讀】為幫助考生有效備考2012年職稱(chēng)計(jì)算機(jī)考試,中大職稱(chēng)計(jì)算機(jī)考試網(wǎng)編整理了職稱(chēng)計(jì)算機(jī)考試輔導(dǎo)資料,希望對(duì)您通過(guò)職稱(chēng)計(jì)算機(jī)考試有所幫助! 

 136.對(duì)不相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和

假如要將單元格B2、C5和D4中的數(shù)據(jù)之和填入E6中,操作如下: 先選定單元格E6,輸入"=",雙擊常用工具欄中的求和符號(hào)"∑";接著單擊單元格B2,鍵入",",單擊C5,鍵入",",單擊D4,這時(shí)在編輯欄和E6中可以看到公式"=sum(B2,C5,D4)",確認(rèn)后公式即建立完畢。

137.利用公式來(lái)設(shè)置加權(quán)平均

加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到,并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算,關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值(如金額)除以總數(shù)量得出的單位平均值,而不是簡(jiǎn)單的將各個(gè)單位值(如單價(jià))平均后得到的那個(gè)單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決(其實(shí)就是一個(gè)除法算式),分母是各個(gè)量值之和,分子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和,它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。

138.自動(dòng)求和

在老一些的Excel版本中,自動(dòng)求和特性雖然使用方便,但功能有限。在Excel 2002中,自動(dòng)求和按鈕被鏈接到一個(gè)更長(zhǎng)的公式列表,這些公式都可以添加到你的工作表中。借助這個(gè)功能更強(qiáng)大的自動(dòng)求和函數(shù),你可以快速計(jì)算所選中單元格的平均值,在一組值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:單擊列號(hào)下邊要計(jì)算的單元格,或者單擊行號(hào)右邊要計(jì)算的單元格,單擊常用工具欄上自動(dòng)求和按鈕右邊的箭頭,并單擊要用的公式,然后按Enter。

139.用記事本編輯公式

在工作表中編輯公式時(shí),需要不斷查看行列的坐標(biāo),當(dāng)編輯的公式很長(zhǎng)時(shí),編輯欄所占據(jù)的屏幕面積越來(lái)越大,正好將列坐標(biāo)遮擋,想看而看不見(jiàn),非常不便!能否用其它方法來(lái)編輯公式呢? 打開(kāi)記事本,在里面編輯公式,屏幕位置、字體大小不受限制,還有滾動(dòng)條,其結(jié)果又是純文本格式,可以在編輯后直接粘貼到對(duì)應(yīng)的單元格中而勿需轉(zhuǎn)換,既方便,又避免了以上不足。

140.防止編輯欄顯示公式

有時(shí),你可能不希望讓其他用戶看到你的公式,即單擊選中包含公式的單元格,在編輯欄不顯示公式。為防止編輯欄中顯示公式,可按以下方法設(shè)置: 右擊要隱藏公式的單元格區(qū)域,從快捷菜單中選擇"設(shè)置單元格格式",單擊"保護(hù)"選項(xiàng)卡,選中"鎖定"和"隱藏"()。然后再單擊"工具→保護(hù)→保護(hù)工作表"命令,選取"內(nèi)容",單擊"確定"以后,用戶將不能在編輯欄或單元格中看到已隱藏的公式,也不能編輯公式。

141.解決SUM函數(shù)參數(shù)中的數(shù)量限制

Excel中SUM函數(shù)的參數(shù)不得超過(guò)30個(gè),假如我們需要用SUM函數(shù)計(jì)算50個(gè)單元格A2、A4、A6、A8、A10、 A12、……、A96、A98、A100的和,使用公式SUM(A2,A4,A6,……,A96,A98,A100)顯然是不行的,Excel會(huì)提示"太多參數(shù)"。其實(shí),我們只需使用雙組括號(hào)的SUM函數(shù);SUM( (A2,A4,A6,……,A96,A98,A100))即可。稍作變換即提高了由SUM函數(shù)和其他擁有可變參數(shù)的函數(shù)的引用區(qū)域數(shù)。

142.在絕對(duì)與相對(duì)單元引用之間切換

當(dāng)你在Excel中創(chuàng)建一個(gè)公式時(shí),該公式可以使用相對(duì)單元引用,即相對(duì)于公式所在的位置引用單元,也可以使用絕對(duì)單元引用,引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對(duì)單元和絕對(duì)單元。絕對(duì)引用由$后跟符號(hào)表示,例如,$B$1是對(duì)第一行B列的絕對(duì)引用。借助公式工作時(shí),通過(guò)使用下面這個(gè)捷徑,你可以輕松地將行和列的引用從相對(duì)引用改變到絕對(duì)引用,反之亦然。操作方法是:選中包含公式的單元格,在公式欄中選擇你想要改變的引用,按下F4切換。

143.快速查看所有工作表公式

只需一次簡(jiǎn)單的鍵盤(pán)點(diǎn)擊,即可顯示出工作表中的所有公式,包括Excel用來(lái)存放日期的序列值。操作方法如下: 要想在顯示單元格值或單元格公式之間來(lái)回切換,只需按下"Ctrl+`"(與"~"符號(hào)位于同一鍵上。在絕大多數(shù)鍵盤(pán)上,該鍵位于"1"鍵的左側(cè))。

144.實(shí)現(xiàn)條件顯示

統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績(jī)時(shí),希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí),顯示為"不及格";輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí),顯示為"及格"。這樣的效果,不妨稱(chēng)之為"條件顯示",用IF函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)。 假設(shè)分?jǐn)?shù)在B3單元格中,要將等級(jí)顯示在C3單元格中。那么在C3單元格中輸入以下公式實(shí)現(xiàn)不同的等級(jí): =if(b3<=60,"不及格","及格") 分"不及格"和"及格"2個(gè)等級(jí) =if(b3<=60,"不及格",if(b3<=90,"及格","優(yōu)秀")) 分3個(gè)等級(jí) =if(b3<=60,"不及格",if(b3<=70,"及格",if(b3<90,"良好","優(yōu)秀"))) 分為4個(gè)等級(jí) 注意:符號(hào)為半角,IF與括弧之間不能有空格,而且最多嵌套7層。

一、數(shù)據(jù)分析和管理技巧

145.管理加載宏

Excel包括各種特殊作用的加載宏,它們使用自定義的函數(shù)、向?qū)?、?duì)話框和其他工具,擴(kuò)充了工作表的基本功能。默認(rèn)情況下,每個(gè)加載宏都配置為在第一次使用時(shí)安裝,也就是說(shuō)在第一次需要某個(gè)加載宏時(shí),都要找Office光盤(pán)安裝,這是非常麻煩的事。為了避免這種情況,你可以一次性將以后可能需要的加載宏安裝,或者全部安裝它們。單擊"工具→加載宏",出現(xiàn)"加載宏"對(duì)話框,選擇可能對(duì)你有用的加載宏,如"分析工具庫(kù)"、"規(guī)劃求解"、"條件求和向?qū)?quot;等,單擊"確定",Excel會(huì)提示所選加載宏尚沒(méi)有安裝,詢(xún)問(wèn)是否現(xiàn)在安裝,選擇"是",然后插入Office安裝光盤(pán)完成安裝。 不要在每次啟動(dòng)Excel時(shí)加載每個(gè)加載宏,因?yàn)檫@樣將減慢啟動(dòng)過(guò)程,而且每個(gè)加載宏都占用了大量的內(nèi)存。建議你將"自動(dòng)保存"加載,井設(shè)置適當(dāng)?shù)?quot;自動(dòng)保存時(shí)間間隔",這樣在Excel使用過(guò)程中能自動(dòng)創(chuàng)建備份文件,避免了掉電時(shí)丟失尚未保存的文件內(nèi)容。

146.在工作表之間使用超級(jí)連接

首先需要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書(shū)簽,然后在引用工作表中插入超級(jí)鏈接,注意在插入超級(jí)鏈接時(shí),可以先在"插入超級(jí)鏈接"對(duì)話框的"鏈接到文件或URL"設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路徑和名稱(chēng),再在"文件中有名稱(chēng)的位置"設(shè)置欄中輸入相應(yīng)的書(shū)簽名,也可以通過(guò)"瀏覽"方式選擇。完成上述操作之后,一旦使用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置,即可實(shí)現(xiàn)Excel自動(dòng)打開(kāi)目標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處。

147.快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù)

你可以用以下方法快速建立與網(wǎng)上工作簿數(shù)據(jù)的鏈接: 1.打開(kāi)Internet上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿,并在工作簿選定數(shù)據(jù),然后單擊"編輯→復(fù)制"命令; 2.打開(kāi)需要?jiǎng)?chuàng)建鏈接的工作簿,在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中,單擊左上角單元格; 3.單擊"編輯→選擇性粘貼"命令,在"選擇性粘貼"對(duì)話框中,選擇"粘貼鏈接"按鈕即可。 若你想在創(chuàng)建鏈接時(shí)不打開(kāi)Internet工作簿,可單擊需要鏈接處的單元格,然后鍵入(=)和URL地址及工作簿位置,如:=http://www.Js.com/[filel.xls]。

148.跨表操作數(shù)據(jù)

設(shè)有名稱(chēng)為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表,現(xiàn)要用Sheet1的D8單元格的內(nèi)容乘以40%,再加上Sheet2的B8單元格內(nèi)容乘以60%作為Sheet3的A8單元格的內(nèi)容,則應(yīng)該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D8*40%+Sheet2!B8*60%。

149.查看Excel中相距較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù)

在Excel中,若要將距離較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù)(如A列與Z列)進(jìn)行對(duì)比,只能不停地移動(dòng)表格窗內(nèi)的水平滾動(dòng)條來(lái)分別查看,這樣的操作非常麻煩而且容易出錯(cuò)。利用下面這個(gè)小技巧,你可以將一個(gè)數(shù)據(jù)表"變"成兩個(gè),讓相距較遠(yuǎn)的數(shù)據(jù)同屏顯示。 把鼠標(biāo)指針移到工作表底部水平滾動(dòng)條右側(cè)的小塊上,鼠標(biāo)指針便會(huì)變成一個(gè)雙向的光標(biāo)。把這個(gè)小塊拖到工作表的中部,你便會(huì)發(fā)現(xiàn)整個(gè)工作表被一分為二,出現(xiàn)了兩個(gè)數(shù)據(jù)框,而其中的都是當(dāng)前工作表內(nèi)的內(nèi)容。這樣你便可以讓一個(gè)數(shù)據(jù)框中顯示A列數(shù)據(jù),另一個(gè)數(shù)據(jù)框中顯示Z列數(shù)據(jù),從而可以進(jìn)行輕松的比較。

150.如何消除縮位后的計(jì)算誤差(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)

有時(shí)我們輸入的數(shù)字是小數(shù)點(diǎn)后兩位數(shù),但是在精度要求上只要一位,縮位后顯示沒(méi)問(wèn)題,但其計(jì)算結(jié)果卻是有誤差的。解決方法是:單擊"工具→選項(xiàng)→重新計(jì)算",選中"以顯示值為準(zhǔn)"(),這樣計(jì)算結(jié)果就沒(méi)有誤差了。 事實(shí)上并不是計(jì)算上有誤差,而是顯示設(shè)置的四舍五入。采用本技巧提供的方法,可以解決顯示中的問(wèn)題,但同時(shí)會(huì)改變數(shù)值的精度,在使用前Excel會(huì)給你一個(gè)警告。

151.利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計(jì)算

如果某Excel工作表中有大量數(shù)字格式的數(shù)據(jù),并且你希望

(責(zé)任編輯:xy)

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